房地產(chǎn)銷(xiāo)售公司檔案查閱審批辦法?

一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案查閱行為，確保檔案信息的安全與保密，同時(shí)滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程中對(duì)檔案資料合理查閱的需求，特制定本辦法。2.適用范圍本辦法適用于房地產(chǎn)銷(xiāo)售公司全體員工以及因業(yè)務(wù)合作等合法合規(guī)原因需要查閱公司檔案的外部客戶(hù)或合作方。3.遵循原則-合法性原則：檔案查閱行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司相關(guān)規(guī)定。-必要性原則：查閱檔案應(yīng)基于工作需要，確有必要方可申請(qǐng)查閱。-保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)檔案中的機(jī)密信息，查閱者負(fù)有保密義務(wù)。-規(guī)范性原則：按照既定的流程和審批程序進(jìn)行檔案查閱申請(qǐng)與操作。4.企業(yè)文化與經(jīng)營(yíng)理念體現(xiàn)公司秉持“誠(chéng)信、專(zhuān)業(yè)、創(chuàng)新、共贏”的經(jīng)營(yíng)理念，檔案查閱審批過(guò)程也應(yīng)體現(xiàn)這一理念。在確保檔案安全保密的前提下，高效快捷地為員工和客戶(hù)提供必要的檔案查閱服務(wù)，以促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展，實(shí)現(xiàn)共贏。同時(shí)，體現(xiàn)公司扁平化管理特點(diǎn)，簡(jiǎn)化不必要的繁瑣流程，提高審批效率。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.檔案管理部門(mén)-負(fù)責(zé)公司檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、保管等日常管理工作。-審核檔案查閱申請(qǐng)，對(duì)申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性進(jìn)行初步判斷。-按照審批結(jié)果為查閱者提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。-定期對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向管理層匯報(bào)。2.審批部門(mén)-根據(jù)公司層級(jí)設(shè)置，一般由申請(qǐng)查閱檔案所涉及業(yè)務(wù)的主管領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任審批人。-審批人負(fù)責(zé)對(duì)檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行最終審批，綜合考慮工作需求、保密要求等因素，做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。-對(duì)因?qū)徟д`導(dǎo)致檔案信息泄露等不良后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。3.查閱者-提出檔案查閱申請(qǐng)，明確查閱目的、所需檔案內(nèi)容等信息。-遵守檔案查閱的各項(xiàng)規(guī)定，在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)，按照規(guī)定的方式查閱檔案。-對(duì)查閱過(guò)程中獲取的檔案信息嚴(yán)格保密，不得擅自復(fù)制、傳播。三、管理流程1.查閱申請(qǐng)-公司員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱目的、所需查閱的檔案類(lèi)別、名稱(chēng)、預(yù)計(jì)查閱時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。-外部客戶(hù)或合作方查閱檔案，需由與該客戶(hù)或合作方對(duì)接的公司員工代為填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，同時(shí)注明客戶(hù)或合作方的基本信息、合作項(xiàng)目等內(nèi)容，并由對(duì)接員工簽字負(fù)責(zé)。-將填寫(xiě)完整的申請(qǐng)表提交給檔案管理部門(mén)。2.初步審核-檔案管理部門(mén)收到申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行初步審核。審核重點(diǎn)包括申請(qǐng)信息是否完整、查閱目的是否合理、申請(qǐng)查閱的檔案是否存在等。-對(duì)于信息不完整或查閱目的不明確的申請(qǐng)，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人補(bǔ)充或修正信息。-初步審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表提交給審批部門(mén)。3.審批環(huán)節(jié)-審批部門(mén)收到申請(qǐng)表后，根據(jù)工作實(shí)際情況和檔案保密級(jí)別進(jìn)行審批。-對(duì)于一般性檔案查閱申請(qǐng)，審批人應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成審批；對(duì)于涉及重要機(jī)密或特殊情況的檔案查閱申請(qǐng)，審批時(shí)間可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不超過(guò)3個(gè)工作日。-審批人批準(zhǔn)申請(qǐng)的，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字并注明審批意見(jiàn)；不批準(zhǔn)的，也需說(shuō)明理由。4.查閱服務(wù)-檔案管理部門(mén)根據(jù)審批結(jié)果為查閱者提供檔案查閱服務(wù)。-安排專(zhuān)門(mén)的查閱場(chǎng)所，確保查閱環(huán)境安全、安靜，并配備必要的設(shè)備和設(shè)施。-按照申請(qǐng)內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案資料，提醒查閱者遵守查閱規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。5.查閱記錄-檔案管理部門(mén)對(duì)每次檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱者姓名、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)、審批人等信息。-查閱結(jié)束后，查閱者應(yīng)在查閱記錄上簽字確認(rèn)。四、權(quán)利與義務(wù)1.查閱者權(quán)利-符合條件的員工和外部人員有權(quán)按照規(guī)定流程申請(qǐng)查閱與工作相關(guān)的檔案資料。-在規(guī)定的查閱時(shí)間和范圍內(nèi)，能夠自由查閱所需檔案內(nèi)容，檔案管理部門(mén)應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.查閱者義務(wù)-嚴(yán)格遵守檔案查閱的各項(xiàng)規(guī)章制度，不得違規(guī)操作。-對(duì)查閱過(guò)程中知曉的公司機(jī)密信息予以保密，不得向任何第三方透露。若因查閱者原因?qū)е鹿緳n案信息泄露，查閱者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任和經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。-不得擅自對(duì)檔案進(jìn)行涂改、損壞、抽取等行為，如發(fā)現(xiàn)有此類(lèi)行為，將按照公司規(guī)定嚴(yán)肅處理。3.檔案管理部門(mén)權(quán)利-有權(quán)對(duì)檔案查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，對(duì)于不符合規(guī)定的申請(qǐng)予以駁回。-在檔案查閱過(guò)程中，有權(quán)對(duì)查閱者的行為進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱行為規(guī)范、合法。4.檔案管理部門(mén)義務(wù)-按照規(guī)定流程和要求，及時(shí)處理檔案查閱申請(qǐng)，為查閱者提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。-妥善保管檔案資料，保證檔案的完整性和安全性，防止檔案損壞、丟失等情況發(fā)生。5.審批部門(mén)權(quán)利-擁有對(duì)檔案查閱申請(qǐng)的最終審批權(quán)，根據(jù)實(shí)際情況做出批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)的決定。6.審批部門(mén)義務(wù)-認(rèn)真履行審批職責(zé)，客觀、公正地對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，不得無(wú)故拖延審批時(shí)間。五、監(jiān)督與獎(jiǎng)懲機(jī)制1.監(jiān)督措施-檔案管理部門(mén)定期對(duì)檔案查閱記錄進(jìn)行自查，檢查查閱行為是否符合規(guī)定，有無(wú)違規(guī)操作情況。-公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)檔案查閱審批工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查審批流程的合規(guī)性、檔案信息的安全性等。-鼓勵(lì)員工對(duì)違規(guī)查閱檔案的行為進(jìn)行舉報(bào)，對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的給予舉報(bào)人一定獎(jiǎng)勵(lì)。2.獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制-對(duì)于在檔案查閱過(guò)程中嚴(yán)格遵守規(guī)定，為公司業(yè)務(wù)發(fā)展提供重要支持的查閱者，公司將給予表彰和一定的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。-檔案管理部門(mén)和審批部門(mén)工作人員工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，未出現(xiàn)任何差錯(cuò)和違規(guī)行為，為公司檔案管理工作做出突出貢獻(xiàn)的，給予相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)。3.懲罰機(jī)制-對(duì)于未經(jīng)審批擅自查閱檔案的人員，視情節(jié)輕重給予警告、罰款、降職等處罰。-查閱者違反保密規(guī)定，泄露檔案機(jī)密信息的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任，同時(shí)予以辭退處理。-檔案管理部門(mén)和審批部門(mén)工作人員存在玩忽職守、違規(guī)審批等行為，導(dǎo)致檔案信息泄露或公司