電動車銷售公司印章使用管理制度?

一、總則本公司秉持“誠信、創(chuàng)新、高效、共贏”的企業(yè)文化，以“提供優(yōu)質(zhì)電動車產(chǎn)品，滿足客戶出行需求，引領(lǐng)綠色出行潮流”為經(jīng)營理念。為規(guī)范公司印章的使用與管理，確保印章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，保障公司的正常運(yùn)營和合法權(quán)益，結(jié)合公司扁平化管理模式，特制定本制度。本制度適用于電動車銷售公司全體員工。公司印章是公司行使權(quán)力的重要憑證，代表公司對外進(jìn)行各類經(jīng)濟(jì)活動和簽署文件，全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，正確使用和妥善保管印章。二、組織架構(gòu)與職責(zé)劃分1.印章管理小組：成立由公司高層管理人員組成的印章管理小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)公司印章的管理工作。組長由公司總經(jīng)理擔(dān)任，成員包括各部門負(fù)責(zé)人。其職責(zé)為制定和修訂印章管理制度，對重大印章使用事項(xiàng)進(jìn)行決策，監(jiān)督印章管理工作的執(zhí)行情況。2.行政部門：作為印章管理的歸口部門，負(fù)責(zé)公司各類印章的統(tǒng)一刻制、發(fā)放、回收、銷毀等工作。設(shè)立專門的印章管理員崗位，負(fù)責(zé)日常印章的保管和使用登記。印章管理員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，嚴(yán)格按照制度規(guī)定操作。3.各部門：各部門負(fù)責(zé)人對本部門印章的使用負(fù)責(zé)，指定專人協(xié)助印章管理員做好本部門印章的使用申請、登記等工作。在使用印章時，需確保用印事項(xiàng)符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。三、管理流程1.印章刻制-因工作需要刻制新印章時，由需求部門填寫《印章刻制申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、規(guī)格等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)印章管理小組審批。-審批通過后，行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系合法的印章刻制單位進(jìn)行刻制。新印章刻制完成后，行政部門應(yīng)進(jìn)行印章樣式的留樣，并登記《印章保管登記表》。2.印章保管-公司各類印章應(yīng)存放在專門的保險柜或安全的保管場所，由印章管理員負(fù)責(zé)保管。印章管理員應(yīng)妥善保管保險柜鑰匙和密碼，不得隨意將印章轉(zhuǎn)借他人。-不同類型的印章應(yīng)分類存放，便于管理和查找。對于重要印章，如公司公章、合同專用章等，應(yīng)實(shí)行雙人共管制度，即由兩名印章管理員共同負(fù)責(zé)保管，確保印章的安全。3.印章使用申請-員工因工作需要使用印章時，應(yīng)填寫《印章使用申請表》，注明用印日期、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)等詳細(xì)信息，并附上需用印的文件或合同樣本。-《印章使用申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字，涉及重大事項(xiàng)的用印，還需報(bào)公司總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。4.印章使用審批-印章管理員收到《印章使用申請表》后，應(yīng)首先檢查申請表填寫是否完整、審批手續(xù)是否齊全。對于不符合要求的申請，應(yīng)及時退回申請人補(bǔ)充或完善手續(xù)。-對于常規(guī)業(yè)務(wù)的印章使用，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，印章管理員可直接予以用印。對于重大事項(xiàng)的用印，如涉及公司重大合同簽訂、重要文件發(fā)布等，需經(jīng)公司總經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后，方可進(jìn)行用印。5.印章使用登記-每次印章使用時，印章管理員都應(yīng)在《印章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用印日期、申請人、用印事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。-用印完成后，印章管理員應(yīng)將《印章使用申請表》和用印文件的復(fù)印件一并存檔，以備日后查閱。6.印章外借-原則上公司印章不得外借，如因特殊情況確需外借的，必須填寫《印章外借申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司總經(jīng)理審批同意后，方可外借。-外借印章時，需指定專人負(fù)責(zé)攜帶和使用，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。外借期間，借用人應(yīng)確保印章的安全，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他未經(jīng)授權(quán)的事項(xiàng)。印章歸還后，印章管理員應(yīng)檢查印章是否完好，并在《印章外借申請表》上注明歸還情況。7.印章回收與銷毀-當(dāng)部門撤銷、合并或印章?lián)p壞、遺失、變更等情況發(fā)生時，相關(guān)部門應(yīng)及時將印章交回行政部門。行政部門在收回印章后，應(yīng)在《印章保管登記表》上進(jìn)行注銷登記。-對于需要銷毀的印章，行政部門應(yīng)填寫《印章銷毀申請表》，經(jīng)印章管理小組審批后，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并留存相關(guān)影像資料。四、權(quán)利與義務(wù)1.員工權(quán)利-員工有權(quán)在符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需要的情況下，按照流程申請使用印章，以完成工作任務(wù)。-員工對印章管理工作有提出意見和建議的權(quán)利，如發(fā)現(xiàn)印章管理存在問題或漏洞，可及時向行政部門或上級領(lǐng)導(dǎo)反映。2.員工義務(wù)-員工有義務(wù)嚴(yán)格遵守本印章使用管理制度，不得擅自使用印章或超越權(quán)限使用印章。-在申請使用印章時，員工應(yīng)如實(shí)填寫相關(guān)申請表，提供真實(shí)、準(zhǔn)確的用印信息，不得虛報(bào)、瞞報(bào)用印事項(xiàng)。-員工在使用印章過程中，應(yīng)妥善保管用印文件，不得隨意泄露文件內(nèi)容和印章使用情況，保守公司商業(yè)秘密。3.公司權(quán)利-公司有權(quán)對印章的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保印章使用符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。-對于違反印章使用管理制度的行為，公司有權(quán)根據(jù)情節(jié)輕重，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行嚴(yán)肅處理。4.公司義務(wù)-公司應(yīng)提供必要的資源和條件，保障印章管理工作的正常開展，如配備安全的保管設(shè)備、培訓(xùn)專業(yè)的印章管理人員等。-公司應(yīng)定期對印章管理制度進(jìn)行評估和修訂，以適應(yīng)公司發(fā)展和管理的需要，確保制度的有效性和可操作性。五、監(jiān)督與獎懲機(jī)制1.監(jiān)督機(jī)制-行政部門作為印章管理的監(jiān)督部門，應(yīng)定期對印章的保管、使用情況進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次自查，并形成檢查報(bào)告。檢查內(nèi)容包括印章的存放是否安全、使用登記是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全等。-公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)不定期對印章管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)檢查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合規(guī)性以及印章管理過程中是否存在風(fēng)險隱患等問題。對于審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。-鼓勵員工對違規(guī)使用印章的行為進(jìn)行舉報(bào)，對于舉報(bào)屬實(shí)的，公司將給予舉報(bào)人一定的獎勵，并對舉報(bào)人信息嚴(yán)格保密。2.獎勵機(jī)制-對于在印章管理工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，如嚴(yán)格遵守印章管理制度、及時發(fā)現(xiàn)并糾正印章管理問題、為公司避免重大風(fēng)險等，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于頒發(fā)榮譽(yù)證書、給予物質(zhì)獎勵、晉升機(jī)會等。-對于提出合理化建議并被公司采納，有效改進(jìn)印章管理工作的員工，公司將根據(jù)建議的價值給予相應(yīng)的獎勵。3.懲罰機(jī)制-對于違反印章使用管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、降職、降薪、解除勞動合同等。-如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，公司將依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。具體違規(guī)行為及相應(yīng)處罰標(biāo)準(zhǔn)如下：-未經(jīng)審批擅自使用印章的，給予警告處分，并罰款[X]元；造成一定影響或損失的，給予降職、降薪處理，并賠償公司全部經(jīng)濟(jì)損失。-超越權(quán)限使用印章的，視情節(jié)輕重給予罰款[X]-[X]元，降職、降薪處理；給公司造成重大損失的，解除勞動合同，并依法追究法律責(zé)任。-偽造、篡改印章使用申請材料或登記記錄的，給予開除處分，并要求賠償公司經(jīng)濟(jì)損失；涉嫌違法犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。-因保管不善導(dǎo)致印章丟失、損壞的，印章保管人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并給予警告至降職處分。六、附則1.本制度自發(fā)布之日起生效實(shí)施，如