電動車銷售公司財務報銷審批規定?

一、總則1.目的：為加強公司財務管理，規范財務報銷審批流程，合理控制費用支出，確保公司運營效益，保障公司資金安全，結合本公司實際情況，特制定本規定。2.適用范圍：本規定適用于電動車銷售公司全體員工。3.指導原則-遵循公司企業文化與經營理念：以“客戶至上，品質為本，創新驅動，合作共贏”的經營理念為指導，在財務報銷審批中注重合理性與必要性，確保每一筆費用都能為公司業務發展和客戶服務提供支持。-扁平化管理原則：簡化審批流程，減少不必要的層級審批，提高工作效率，同時確保審批責任明確，保障公司管理的有效性。-成本效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，嚴格控制費用支出，確保每一項報銷都能帶來相應的經濟效益，提升公司整體運營效益。-真實性與合規性原則：報銷內容必須真實、合法、合規，所有報銷憑證應符合國家法律法規及公司財務制度要求。二、組織架構與職責劃分1.財務部門-審核職責：負責對員工提交的報銷憑證進行初步審核，檢查憑證的真實性、完整性、合法性以及費用的合理性，核對報銷金額計算是否準確，報銷標準是否符合公司規定。-數據分析與反饋：定期對公司報銷數據進行分析，為公司管理層提供費用支出情況報告，提出成本控制建議。對發現的異常報銷情況及時向相關部門和領導反饋，并協助調查處理。-制度執行與監督：負責監督公司財務報銷審批制度的執行情況，對違反制度的行為及時糾正，并向公司領導匯報。2.部門負責人-業務審核：負責對本部門員工的報銷申請進行業務審核，確認報銷事項與業務相關，費用支出合理，符合部門預算安排。-預算控制：監控本部門費用支出情況，確保各項費用在預算范圍內支出。對于超預算的報銷申請，需詳細說明原因，并按規定流程進行審批。-溝通協調：與財務部門保持密切溝通，及時了解本部門費用報銷的進展情況，協助財務部門解決報銷過程中出現的問題。3.公司管理層-審批決策：負責對重大金額或特殊事項的報銷申請進行最終審批，從公司整體運營角度出發，綜合考慮費用支出的必要性和合理性，做出審批決策。-制度完善：根據公司發展戰略和實際運營情況，對財務報銷審批制度提出修訂意見，確保制度的科學性和適應性。-資源調配：根據財務部門提供的費用支出分析報告，合理調配公司資源，優化預算安排，提高公司運營效益。三、管理流程1.報銷申請-填寫報銷單：員工應根據實際發生的費用情況，認真填寫《費用報銷單》，詳細注明報銷日期、報銷人姓名、部門、費用項目、金額、用途等信息，并確保字跡清晰、內容完整。-粘貼報銷憑證：將相關的報銷憑證（如發票、收據、車票等）按照類別和時間順序整齊地粘貼在《報銷憑證粘貼單》上，并注明憑證張數和金額合計。報銷憑證應真實、有效，符合國家稅收法規和公司財務制度要求。-提交申請：員工完成報銷單填寫和憑證粘貼后，將報銷申請提交給本部門負責人進行業務審核。2.部門負責人審核-業務審核：部門負責人收到員工的報銷申請后，應在[X]個工作日內對報銷事項進行業務審核。審核內容包括報銷事項是否與本部門業務相關，費用支出是否合理，是否符合部門預算安排等。-簽字確認：如審核通過，部門負責人在《費用報銷單》上簽署審核意見和姓名，并提交給財務部門進行財務審核；如審核不通過，部門負責人應及時與報銷員工溝通，說明原因，并要求員工補充或修改報銷申請。3.財務審核-合規性審核：財務部門收到部門負責人審核通過的報銷申請后，應在[X]個工作日內對報銷憑證進行財務審核。審核內容包括憑證的真實性、完整性、合法性，費用的合理性，報銷標準是否符合公司規定，報銷金額計算是否準確等。-系統錄入與查詢：財務人員將報銷信息錄入公司財務系統，以便進行費用統計和核算。同時，財務人員應及時查詢員工的借款情況，對于有借款未還清的員工，應先扣除相應借款后再進行報銷支付。-簽字確認：如審核通過，財務人員在《費用報銷單》上簽署審核意見和姓名，并提交給公司管理層進行最終審批；如審核不通過，財務人員應及時與報銷員工和部門負責人溝通，說明原因，并要求員工補充或修改報銷申請。4.公司管理層審批-最終審批：公司管理層收到財務部門審核通過的報銷申請后，應在[X]個工作日內進行最終審批。對于重大金額或特殊事項的報銷申請，公司管理層應綜合考慮公司整體運營情況、費用支出的必要性和合理性等因素，做出審批決策。-簽字確認：如審批通過，公司管理層在《費用報銷單》上簽署審批意見和姓名；如審批不通過，公司管理層應及時與報銷員工、部門負責人和財務人員溝通，說明原因，并要求員工補充或修改報銷申請。5.報銷支付-支付準備：財務部門收到公司管理層審批通過的報銷申請后，應在[X]個工作日內進行報銷支付準備工作。財務人員核對報銷金額、收款人信息等無誤后，根據公司資金狀況和支付方式安排報銷款項的支付。-支付方式：公司報銷支付方式主要包括銀行轉賬和現金支付兩種。對于金額較大的報銷款項，原則上采用銀行轉賬方式支付；對于金額較小且符合現金支付范圍的報銷款項，可以采用現金支付方式。-支付記錄：財務人員完成報銷支付后，應及時在財務系統中記錄支付信息，更新員工的報銷狀態，并將報銷憑證進行歸檔保存。四、權利與義務1.員工的權利與義務-權利-了解報銷政策：員工有權了解公司財務報銷審批制度的相關規定，包括報銷范圍、報銷標準、審批流程等內容。財務部門和人力資源部門應定期組織培訓和宣傳活動，為員工提供必要的咨詢和指導。-及時報銷：員工在完成業務活動并取得合法有效的報銷憑證后，有權按照公司規定的流程及時提交報銷申請，要求公司按照規定的時間和方式支付報銷款項。-申訴與反饋：員工對報銷審批結果有異議的，有權向公司相關部門提出申訴。公司應建立健全申訴處理機制，及時受理員工的申訴，并給予合理的答復和處理。-義務-遵守制度：員工應嚴格遵守公司財務報銷審批制度的規定，如實填寫報銷信息，提供真實、合法、有效的報銷憑證，不得虛報、冒領費用。-配合審核：員工在報銷過程中應積極配合部門負責人、財務部門和公司管理層的審核工作，按照要求提供相關證明材料和解釋說明。-歸還借款：員工如有借款未還清，應在報銷時先歸還借款。如因特殊原因無法按時歸還借款，應提前向財務部門說明情況，并制定還款計劃。2.部門負責人的權利與義務-權利-業務決策權：部門負責人有權根據本部門業務實際情況，對員工的報銷申請進行業務審核，并做出是否同意報銷的初步決策。-資源調配權：部門負責人有權在公司預算范圍內合理調配本部門的費用資源，確保各項業務活動的順利開展。-義務-審核把關：部門負責人應認真履行審核職責，確保本部門員工的報銷申請真實、合理、合規，符合公司業務發展和預算管理要求。-預算控制：部門負責人應加強對本部門費用支出的監控和管理，嚴格控制費用預算，確保各項費用不超過預算額度。如出現超預算情況，應及時向公司管理層匯報并說明原因。-溝通協調：部門負責人應積極與財務部門和公司管理層溝通協調，及時解決本部門員工報銷過程中出現的問題，確保報銷工作的順利進行。3.財務部門的權利與義務-權利-財務監督權：財務部門有權對公司全體員工的報銷申請進行財務審核和監督，對不符合公司財務制度和相關法律法規要求的報銷申請有權拒絕審批。-數據知情權：財務部門有權獲取與報銷業務相關的各類數據和信息，包括業務合同、費用明細、預算執行情況等，以便進行準確的財務核算和分析。-義務-審核服務：財務部門應認真履行審核職責，為員工提供專業的財務審核服務，確保報銷憑證真實、合法、有效，費用支出合理合規。-政策宣傳：財務部門應定期組織財務報銷政策培訓和宣傳活動，向員工詳細解讀公司財務報銷審批制度的相關規定，提高員工對報銷政策的知曉度和執行能力。-數據分析與反饋：財務部門應定期對公司報銷數據進行分析，為公司管理層提供準確的費用支出情況報告，并提出合理的成本控制建議和財務管理改進措施。4.公司管理層的權利與義務-權利-最終審批權：公司管理層有權對重大金額或特殊事項的報銷申請進行最終審批，從公司整體運營角度出發，綜合考慮費用支出的必要性和合理性，做出審批決策。-制度修訂權：公司管理層有權根據公司發展戰略和實際運營情況，對財務報銷審批制度進行修訂和完善，確保制度的科學性和適應性。-義務-決策責任：公司管理層應認真履行審批職責，對報銷申請做出科學、合理、公正的審批決策，確保公司資金的合理使用和安全。-資源配置：公司管理層應根據財務部門提供的費用支出分析報告，合理調配公司資源，優化預算安排，提高公司運營效益，促進公司業務的健康發展。五、監督與獎懲機制1.監督機制-內部審計：公司內部審計部門應定期對財務報銷審批制度的執行情況進行審計監督，檢查報銷憑證的真實性、合法性、完整性，審批流程的合規性，以及費用支出的合理性等。內部審計部門應及時發現和糾正報銷過程中存在的問題，并向公司管理層提出改進建議。-員工監督：公司鼓勵員工對違反財務報銷審批制度的行為進行監督和舉報。對于員工的舉報，公司應及時進行調查核實，并對舉報人給予適當的獎勵。同時，公司應保護舉報人的合法權益，對泄露舉報人信息的行為進行嚴肅處理。-信息公開：財務部門應定期將公司費用支出情況進行公開，接受全體員工的監督。公開內容包括各部門費用支出明細、報銷金額統計、預算執行情況等信息，確保公司費用支出的透明度。2.獎勵機制-節約獎勵：對于在業務活動中能夠合理控制費用支出，為公司節約成本的員工和部門，公司將給予一定的獎勵。獎勵方式包括獎金、榮譽證書、晉升機會等，以激勵員工積極參與成本控制，提高公司運營效益。-合規獎勵：對于嚴格遵守財務報銷審批制度，報銷申請規范、準確、及時的員工和部門，公司將定期進行表彰和獎勵，樹立合規報銷的榜樣，引導全體員工自覺遵守公司制度。3.懲罰機制-違規處理：對于違反財務報銷審批制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括警告、罰款、降職、降薪、辭退等。對于涉及違法犯罪的行為，公司將依法移交司法機關處理。-責任追究：對于在報銷審批過程中存在審核不嚴、把關不力等問題的部門負責人和財務人員，公司將追究其相應的責任，并根據情節輕重給予相應的處罰。六、附則1.制度解釋：本規定由公司財務