行政檔案信息共享管理規(guī)定?

行政檔案信息共享管理規(guī)定一、總則1.目的為加強本高端賓館行政檔案信息的有效管理與合理共享，提高賓館各部門間的工作協(xié)同效率，確保行政檔案信息能夠及時、準確地為賓館決策及日常運營提供支持，結(jié)合本賓館實際情況，特制定本規(guī)定。2.適用范圍本規(guī)定適用于本賓館內(nèi)所有涉及行政檔案信息管理與共享的部門及人員。行政檔案信息涵蓋賓館在行政管理活動中形成的各類文件、資料、記錄等，包括但不限于人事檔案、財務檔案、合同檔案、會議紀要、工作報告等。3.基本原則-合法性原則：行政檔案信息的共享必須符合國家法律法規(guī)以及賓館的相關(guān)規(guī)定，確保信息的合法獲取、存儲、使用和傳播。-安全性原則：在保證行政檔案信息共享的同時，要高度重視信息安全，采取有效措施防止信息泄露、篡改和丟失，保障賓館及相關(guān)方的合法權(quán)益。-真實性原則：共享的行政檔案信息應確保真實可靠，來源可追溯，以保證依據(jù)信息做出的決策和行動具有正確性和有效性。-及時性原則：及時更新和共享行政檔案信息，確保各部門能夠在需要時獲取最新、最準確的信息，滿足工作的時效性要求。-適度性原則：根據(jù)工作需要，嚴格限定行政檔案信息的共享范圍和使用權(quán)限，避免信息的過度共享和濫用。二、管理職責1.行政檔案管理部門-統(tǒng)籌規(guī)劃：負責制定和完善行政檔案信息共享管理制度和流程，規(guī)劃檔案信息共享平臺的建設與發(fā)展。-信息收集與整理：負責收集、整理、分類、編目賓館各部門產(chǎn)生的行政檔案信息，確保檔案信息的完整性和準確性。-平臺維護：負責行政檔案信息共享平臺的日常維護和管理，包括系統(tǒng)更新、數(shù)據(jù)備份、安全防護等工作，確保平臺的穩(wěn)定運行。-權(quán)限管理：根據(jù)賓館各部門的職責和工作需求，合理分配行政檔案信息的訪問權(quán)限，對權(quán)限變更進行審核和管理。-監(jiān)督與指導：對各部門的行政檔案信息管理與共享工作進行監(jiān)督和指導，定期檢查制度執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.各部門-信息提供：各部門應指定專人負責本部門行政檔案信息的收集、整理和報送工作，按照規(guī)定的時間和要求將相關(guān)信息傳遞給行政檔案管理部門。-權(quán)限申請與使用：根據(jù)工作需要，各部門向行政檔案管理部門提出行政檔案信息訪問權(quán)限申請，嚴格按照授予的權(quán)限使用共享信息，不得擅自擴大使用范圍或違規(guī)操作。-信息反饋：各部門在使用行政檔案信息共享平臺過程中，如發(fā)現(xiàn)信息不準確、不完整或存在安全隱患等問題，應及時向行政檔案管理部門反饋，以便及時處理。-安全保密：各部門應教育本部門員工遵守行政檔案信息共享的安全保密規(guī)定，妥善保管涉及的信息，防止信息泄露和濫用。三、檔案信息收集與整理1.收集范圍-上級文件：包括政府部門、行業(yè)協(xié)會等下發(fā)的與賓館經(jīng)營管理相關(guān)的政策法規(guī)、通知、批復等文件。-內(nèi)部文件：賓館制定的各類規(guī)章制度、發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、工作報告、會議紀要、決議等文件。-人事檔案：員工的個人基本信息、入職離職資料、培訓記錄、績效考核結(jié)果、薪酬福利等相關(guān)資料。-財務檔案：財務報表、會計憑證、審計報告、稅務資料、預算決算文件等。-合同檔案：賓館簽訂的各類合同協(xié)議，包括租賃合同、采購合同、服務合同、合作協(xié)議等。-業(yè)務記錄：各部門在日常業(yè)務活動中形成的工作記錄、統(tǒng)計報表、客戶資料、投訴處理記錄等。-其他檔案：如賓館獲得的榮譽證書、大事記、宣傳資料等具有保存價值的信息資料。2.收集要求-真實性：收集的行政檔案信息必須真實可靠，內(nèi)容與實際情況相符，不得弄虛作假。-完整性：確保檔案信息的完整，包括文件的正文、附件、圖表、簽字蓋章等要素齊全。-及時性：各部門應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時收集和報送檔案信息，不得拖延。對于重要緊急的信息，應立即傳遞給行政檔案管理部門。-規(guī)范性：檔案信息的收集應遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標準，如文件格式、命名規(guī)則、分類方法等，以便于后續(xù)的整理和管理。3.整理流程-初步分類：行政檔案管理部門收到各部門報送的檔案信息后，按照檔案的類型、來源、時間等因素進行初步分類。-詳細編目：對分類后的檔案信息進行詳細編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息可準確檢索。-數(shù)字化處理：對有條件的檔案信息進行數(shù)字化掃描和存儲，建立電子檔案庫，同時保留紙質(zhì)檔案的原始備份，以備查閱和核對。-上架存儲：將整理好的紙質(zhì)檔案按照分類和編號順序上架存儲，電子檔案按照相應的目錄結(jié)構(gòu)存儲在服務器或存儲設備中。四、檔案信息共享平臺建設與管理1.平臺架構(gòu)與功能-平臺架構(gòu)：行政檔案信息共享平臺應采用先進的信息技術(shù)架構(gòu)，具備良好的擴展性、穩(wěn)定性和安全性。平臺應包括用戶管理、檔案管理、信息檢索、權(quán)限控制、審計監(jiān)控等功能模塊。-用戶管理：實現(xiàn)對平臺用戶的注冊、登錄、信息維護等功能，確保用戶身份的合法性和準確性。-檔案管理：支持檔案信息的上傳、下載、修改、刪除等操作，同時具備檔案信息的分類管理、編目管理、版本管理等功能，方便檔案信息的維護和更新。-信息檢索：提供靈活多樣的檢索方式，如按關(guān)鍵詞、檔案編號、日期、來源等條件進行檢索，快速準確地定位所需的檔案信息。-權(quán)限控制：根據(jù)用戶的角色和權(quán)限設置，對不同用戶訪問檔案信息的范圍和操作權(quán)限進行嚴格控制，確保信息的安全和保密。-審計監(jiān)控：對平臺的所有操作進行審計記錄，包括用戶登錄時間、操作內(nèi)容、數(shù)據(jù)修改記錄等，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。2.平臺安全管理-網(wǎng)絡安全：采取防火墻、入侵檢測、防病毒等網(wǎng)絡安全防護措施，防止外部網(wǎng)絡攻擊和惡意入侵，保障平臺的網(wǎng)絡安全。-數(shù)據(jù)安全：對平臺存儲的檔案信息進行加密處理，防止數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中被竊取或篡改。定期進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。-用戶認證：采用身份認證技術(shù)，如用戶名密碼、數(shù)字證書、生物識別等方式，確保用戶身份的真實性和合法性。同時，定期更新用戶密碼，提高賬戶的安全性。-安全培訓：對平臺的使用人員進行安全培訓，提高員工的安全意識和防范能力，使其了解平臺的安全操作規(guī)程和注意事項。3.平臺維護與更新-日常維護：行政檔案管理部門安排專人負責平臺的日常維護工作，包括服務器的巡檢、系統(tǒng)的監(jiān)控、故障的排除等，確保平臺的正常運行。-功能更新：根據(jù)賓館業(yè)務發(fā)展和用戶需求，及時對平臺的功能進行優(yōu)化和更新，提高平臺的易用性和實用性。-數(shù)據(jù)更新：隨著檔案信息的不斷收集和整理，及時將新的檔案信息錄入平臺，并對已有的信息進行更新和完善，保證平臺信息的時效性和準確性。五、檔案信息共享權(quán)限設置與審批1.權(quán)限設置原則-基于角色的權(quán)限分配：根據(jù)賓館各部門的職責和工作需求，設定不同的角色，如管理人員、普通員工、審計人員等，并為每個角色分配相應的行政檔案信息訪問權(quán)限。-最小化授權(quán)原則：按照“最小化授權(quán)”原則，為用戶分配完成其工作所需的最小權(quán)限，避免過度授權(quán)導致信息泄露和濫用。-動態(tài)調(diào)整原則：隨著員工崗位變動、工作任務調(diào)整等情況，及時對用戶的權(quán)限進行動態(tài)調(diào)整，確保權(quán)限與工作需求相匹配。2.權(quán)限分類與內(nèi)容-查閱權(quán)限：允許用戶查看行政檔案信息的內(nèi)容，但不具備修改、刪除等操作權(quán)限。查閱權(quán)限可進一步細分為不同類型檔案信息的查閱權(quán)限，如人事檔案查閱、財務檔案查閱等。-編輯權(quán)限：授予用戶對部分檔案信息進行修改、補充等操作的權(quán)限，但需經(jīng)過嚴格的審批流程。編輯權(quán)限通常適用于檔案信息的創(chuàng)建部門或負責信息維護的人員。-刪除權(quán)限：刪除權(quán)限應嚴格限制，僅授予特定的管理人員或經(jīng)過特殊審批的人員，以防止重要檔案信息被誤刪除或惡意刪除。-下載權(quán)限：根據(jù)工作需要，為部分用戶分配下載檔案信息的權(quán)限，下載的信息應遵守相關(guān)的安全保密規(guī)定，不得隨意傳播。3.權(quán)限審批流程-申請：用戶根據(jù)工作需要，填寫《行政檔案信息共享權(quán)限申請表》，詳細說明申請的權(quán)限類型、訪問的檔案信息范圍等內(nèi)容，并提交給本部門負責人審核。-部門審核：部門負責人對用戶的申請進行審核，確認申請的合理性和必要性。如審核通過，簽署意見后提交給行政檔案管理部門。-檔案管理部門審批：行政檔案管理部門收到申請后，根據(jù)權(quán)限設置原則和相關(guān)規(guī)定進行審批。對于符合要求的申請，予以批準，并為用戶開通相應的權(quán)限；對于不符合要求的申請，應說明理由并退回。-特殊權(quán)限審批：對于涉及敏感信息或高級別權(quán)限的申請，如財務檔案的編輯權(quán)限、重要合同的刪除權(quán)限等，需經(jīng)過賓館管理層的審批。行政檔案管理部門在收到管理層的審批意見后，方可進行權(quán)限開通操作。六、檔案信息共享的使用與監(jiān)督1.使用規(guī)范-合法使用：用戶在使用行政檔案信息共享平臺時，必須遵守國家法律法規(guī)和賓館的相關(guān)規(guī)定，不得將共享信息用于非法目的。-工作用途：共享的行政檔案信息僅用于用戶的本職工作，不得私自將信息泄露給外部人員或用于個人利益。-信息引用：如需在工作中引用共享的檔案信息，應注明信息來源，確保信息的可追溯性。-反饋機制：用戶在使用檔案信息過程中，如發(fā)現(xiàn)信息存在問題或?qū)ぷ鳟a(chǎn)生影響，應及時向行政檔案管理部門反饋，以便采取措施進行處理。2.監(jiān)督檢查-定期檢查：行政檔案管理部門定期對行政檔案信息共享平臺的使用情況進行檢查，包括用戶權(quán)限的使用情況、信息的訪問記錄、數(shù)據(jù)的完整性等，及時發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。-不定期抽查：賓館內(nèi)部審計部門不定期對行政檔案信息共享工作進行抽查，重點檢查信息共享的合規(guī)性、安全性以及各部門對制度的執(zhí)行情況。-投訴處理：建立投訴舉報機制，接受賓館員工和相關(guān)方對行政檔案信息共享過程中違規(guī)行為的投訴舉報。對于投訴舉報事項，應及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行相應處理。3.違規(guī)處理-警告與糾正：對于初次違反行政檔案信息共享規(guī)定的用戶，行政檔案管理部門將給予警告，并責令其立即糾正違規(guī)行為。-權(quán)限限制：對于多次違規(guī)或情節(jié)較為嚴重的用戶，將視情況限制其對行政檔案信息的訪問權(quán)限，暫停其使用共享平臺的資格，直至違規(guī)行為得到整改。-紀律處分：對于嚴重違反規(guī)定，造成信息泄露、濫用等不良后果的用戶，將按照賓館的紀律處分規(guī)定進行嚴肅處理，包括但不限于罰款、降職、辭退等，同時追究相關(guān)法律責任。七、檔案信息的保密與安全1.保密制度-簽訂保密協(xié)議：賓館與所有可能接觸到行政檔案信息的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息保密方面的權(quán)利和義務，以及違反保密規(guī)定應承擔的法律責任。-保密培訓：定期組織員工參加行政檔案信息保密培訓，提高員工的保密意識和技能，使其了解保密法律法規(guī)和賓館的保密制度。-保密標識：對涉及機密的行政檔案信息，應在文件、存儲介質(zhì)等顯著位置標注保密標識，提醒員工注意保密。-保密審查：在行政檔案信息共享過程中，對擬共享的信息進行保密審查，確保共享信息不涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等敏感內(nèi)容。2.安全措施-物理安全：加強對行政檔案存儲場所的物理安全防護，包括安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、防火防盜設施等，確保檔案信息的實體安全。-網(wǎng)絡安全：持續(xù)完善行政檔案信息共享平臺的網(wǎng)絡安全防護體系，定期進行安全漏洞掃描和修復，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。-數(shù)據(jù)備份與恢復：建立完善的數(shù)據(jù)備份機制，定期對行政檔案信息進行備份，并進行數(shù)據(jù)恢復演練，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復數(shù)據(jù)。-應急響應：制定行政檔案信息安全應急預案，明確在發(fā)生信息安全事件時的應急處理流程和責任分工，確保能夠快速、有效地應對各類安全事件。八、附則1.制度解釋本規(guī)定由賓館行政檔案管理部門負責解釋