財務物資采購供應商管理

財務物資采購供應商管理制度一、總則1.目的為加強本高端賓館財務物資采購供應商的管理，規范采購行為，確保所采購物資的質量、價格、交貨期等符合賓館運營需求，降低采購風險，提高采購效率和經濟效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于賓館所有財務物資采購活動中涉及的供應商管理，包括但不限于客房用品、餐飲食材、辦公用品、設備設施等物資采購的供應商。3.管理原則-公平、公正、公開原則：在供應商選擇、評估、合作等過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商有平等的機會參與競爭。-質量優先原則：把物資質量放在首位，確保所采購物資符合賓館的質量標準和運營要求。-成本效益原則：在保證物資質量的前提下，綜合考慮采購成本、運輸成本、售后服務成本等，追求成本效益的最大化。-長期合作原則：注重與優質供應商建立長期穩定的合作關系，共同發展，實現雙贏。二、供應商開發與選擇1.供應商信息收集-信息來源渠道：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，包括但不限于網絡搜索、行業展會、供應商自薦、同行推薦、商業數據庫等。-信息收集內容：詳細收集供應商的基本信息，如公司名稱、注冊地址、聯系方式、經營范圍、生產能力、資質證書等；財務狀況信息，如資產負債情況、盈利能力等；質量控制信息，如質量管理體系認證、產品質量檢測報告等；生產與供應能力信息，如生產設備、生產工藝、交貨能力、庫存水平等；以及售后服務信息，如售后服務團隊規模、響應時間、服務內容等。2.供應商初步篩選-篩選標準制定：采購部門根據賓館的物資采購需求和管理要求，制定供應商初步篩選標準。篩選標準應包括但不限于供應商的經營資質、生產能力、質量保證、價格水平、信譽狀況等方面。-初步篩選流程：采購人員對收集到的供應商信息進行整理和分析，按照篩選標準對供應商進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應商，形成潛在供應商名單。3.供應商實地考察-考察對象確定：對于潛在供應商名單中較為重要或采購金額較大的物資供應商，采購部門應組織實地考察。考察對象一般為潛在供應商的生產基地、辦公場所等。-考察內容：實地考察主要包括對供應商的生產環境、生產設備、質量管理體系、人員素質、物流配送等方面的考察。考察人員應填寫實地考察報告，詳細記錄考察情況，并對供應商的綜合實力進行評價。-考察團隊組成：實地考察團隊由采購部門牽頭，會同質量管理部門、財務部門等相關人員組成。各部門根據自身職責對供應商進行全面評估。4.供應商評估與選擇-評估指標體系建立：建立科學合理的供應商評估指標體系，包括質量（40%）、價格（30%）、交貨期（15%）、售后服務（15%）等一級指標，每個一級指標再細分若干二級指標。例如，質量指標可細分為產品合格率、質量穩定性等；價格指標可包括報價合理性、價格優惠政策等；交貨期指標涵蓋按時交貨率、緊急訂單響應能力等；售后服務指標包含售后服務態度、問題解決效率等。-評估流程：采購部門組織相關部門對潛在供應商進行綜合評估，根據評估指標體系對供應商進行打分。評估過程中應充分考慮實地考察情況、供應商提供的樣品質量、以往合作案例等因素。-選擇決策：根據評估結果，選擇綜合得分較高的供應商作為合格供應商。對于關鍵物資的供應商選擇，需經賓館管理層審批通過后方可確定。三、供應商合同管理1.合同簽訂-合同起草：采購部門根據與供應商達成的合作意向，起草采購合同。合同內容應包括但不限于物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務、違約責任等條款。-合同審核：合同起草完成后，提交給法務部門、財務部門等相關部門進行審核。法務部門重點審核合同的合法性、合規性，財務部門審核合同的付款條款、稅務條款等。各部門應在規定時間內提出審核意見，采購部門根據審核意見對合同進行修改完善。-合同簽訂：經審核通過的合同，由采購部門代表賓館與供應商簽訂。合同簽訂應采用書面形式，并加蓋雙方單位公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部門應將合同副本分發給相關部門，如財務部門、倉庫管理部門、使用部門等，以便各部門做好相應的準備工作。2.合同執行與跟蹤-合同執行：采購部門負責跟蹤合同的執行情況，確保供應商按照合同約定的時間、地點、質量標準等要求交付物資。供應商應在發貨前提前通知采購部門，以便采購部門安排接收工作。-交貨驗收：物資到貨后，倉庫管理部門會同質量管理部門、使用部門等按照合同約定的質量標準和驗收程序進行驗收。驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資應及時與供應商溝通，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。-付款管理：財務部門根據合同約定的付款方式和驗收情況進行付款。采購部門應及時向財務部門提交付款申請，并提供相關的發票、驗收報告等憑證。財務部門審核無誤后，按照規定的付款流程進行付款。3.合同變更與解除-合同變更：在合同執行過程中，如因特殊原因需要變更合同條款，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂合同變更協議。合同變更協議應明確變更的內容、原因、對交貨期、價格等方面的影響，并經雙方簽字蓋章確認。合同變更協議簽訂后，采購部門應將相關信息及時通知各相關部門。-合同解除：若出現供應商嚴重違約、不可抗力等導致合同無法繼續履行的情況，采購部門應及時與供應商協商解除合同。合同解除應按照法律規定和合同約定的程序進行，并辦理相關的手續。解除合同后，雙方應妥善處理善后事宜，如物資退貨、貨款結算、違約責任追究等。四、供應商質量管理1.質量標準制定-物資質量標準：質量管理部門會同采購部門、使用部門等根據賓館的運營需求和行業標準，制定各類物資的質量標準。質量標準應明確物資的規格型號、性能指標、外觀要求、包裝要求等具體內容。-質量檢驗規范：制定詳細的質量檢驗規范，包括檢驗方法、檢驗工具、檢驗頻率等。對于關鍵物資或質量不穩定的物資，應增加檢驗頻率和檢驗項目。2.供應商質量控制-供應商資質審核：在與供應商合作前，嚴格審核供應商的資質證書，如質量管理體系認證、生產許可證等，確保供應商具備生產符合質量標準物資的能力。-樣品檢驗：要求供應商提供物資樣品，質量管理部門按照質量標準對樣品進行檢驗。樣品檢驗合格后方可進行批量采購。-生產過程監控：對于重要物資的供應商，質量管理部門可定期或不定期對供應商的生產過程進行監控，檢查供應商的生產工藝、質量控制措施等是否符合要求。3.物資檢驗與驗收-到貨檢驗：物資到貨后，倉庫管理部門應及時通知質量管理部門進行檢驗。檢驗人員按照質量檢驗規范對物資進行檢驗，填寫檢驗報告。-驗收流程：驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資應及時標識、隔離，并通知采購部門與供應商聯系處理。對于不合格物資，應分析原因，要求供應商采取改進措施，防止類似問題再次發生。4.質量問題處理-問題反饋：在物資使用過程中，如發現質量問題，使用部門應及時向采購部門和質量管理部門反饋。采購部門應立即通知供應商，并要求供應商在規定時間內做出響應。-處理措施：根據質量問題的嚴重程度，采購部門與供應商協商采取相應的處理措施，如換貨、退貨、補貨、賠償損失等。對于頻繁出現質量問題或質量問題嚴重影響賓館運營的供應商，應采取暫停合作、終止合作等措施。五、供應商價格管理1.價格調研-市場價格調研：采購部門定期開展市場價格調研，了解同類物資的市場價格水平、價格波動趨勢等信息。調研渠道包括但不限于網絡查詢、實地走訪供應商、參加行業價格研討會等。-價格分析：對調研收集到的價格信息進行分析，對比不同供應商的價格差異，分析價格形成的原因，如原材料成本、生產工藝、運輸成本等，為價格談判提供依據。2.價格談判-談判準備：采購人員在與供應商進行價格談判前，應充分了解供應商的成本結構、價格底線等信息，制定合理的談判策略。同時，明確談判的目標、重點和讓步空間。-談判過程：采購人員與供應商就物資價格進行談判，在保證物資質量的前提下，爭取最優惠的價格。談判過程中應注重溝通技巧，充分闡述賓館的采購需求和合作誠意，同時了解供應商的訴求，尋求雙方都能接受的價格方案。-價格確定：經過談判達成一致的價格，應在采購合同中明確約定。對于價格波動較大的物資，可在合同中約定價格調整條款，明確價格調整的條件、方式和時間。3.價格監控與調整-價格監控：采購部門建立價格監控機制，定期對采購價格進行跟蹤和分析，與市場價格進行對比。如發現采購價格偏離市場合理水平，應及時與供應商溝通，了解原因。-價格調整：如因原材料價格波動、市場供求關系變化等原因導致供應商要求調整價格，采購部門應進行評估。如確有必要調整價格，應按照規定的程序進行審批，并與供應商簽訂價格調整協議。六、供應商交貨期管理1.交貨期約定-合同約定：在采購合同中明確約定物資的交貨期，包括具體的交貨日期或交貨時間段。同時，明確交貨地點、運輸方式等相關條款，確保雙方對交貨要求達成一致。-緊急訂單處理：對于賓館的緊急訂單需求，采購部門應與供應商協商確定緊急訂單的交貨期，并在合同中或通過補充協議明確相關責任和要求。2.交貨期跟蹤-定期溝通：采購人員在合同執行過程中，定期與供應商溝通，了解物資的生產進度和發貨安排，及時掌握交貨期的執行情況。對于可能影響交貨期的問題，提前與供應商協商解決。-預警機制：建立交貨期預警機制，當發現供應商的交貨期可能延遲時，采購人員應及時發出預警通知，告知相關部門，并督促供應商采取措施加快生產和發貨，確保按時交貨。3.延遲交貨處理-原因調查：如供應商出現延遲交貨的情況，采購部門應及時調查原因，區分是供應商自身原因還是不可抗力等外部原因導致的延遲。-責任追究：對于因供應商自身原因導致的延遲交貨，按照合同約定追究供應商的違約責任，如扣除違約金、要求供應商承擔額外的運輸費用等。同時，要求供應商制定改進措施，防止類似問題再次發生。對于因不可抗力等不可預見、不可避免的原因導致的延遲交貨，采購部門應與供應商協商解決方案，如調整交貨期、尋求替代物資等。七、供應商售后服務管理1.售后服務條款約定-合同條款明確：在采購合同中明確供應商的售后服務條款，包括售后服務內容、服務期限、服務響應時間、售后服務費用等。售后服務內容應涵蓋物資的安裝調試、維修保養、技術支持、退換貨等方面。-培訓服務：對于一些復雜的設備設施或物資，要求供應商提供培訓服務，確保賓館相關人員能夠正確使用和維護物資。培訓服務的內容、方式、時間等應在合同中明確約定。2.售后服務響應與處理-響應機制：建立供應商售后服務響應機制，明確供應商的售后服務聯系方式。當賓館遇到物資質量問題或需要售后服務時，相關部門應及時通知供應商，供應商應在規定的時間內做出響應。-問題處理流程：供應商接到售后服務通知后，應按照合同約定的服務流程和標準處理問題。對于一般性問題，應盡快解決；對于復雜問題，應制定解決方案，并告知賓館預計解決時間。售后服務完成后，供應商應提交售后服務報告，由賓館相關部門進行驗收。3.售后服務評估-定期評估：采購部門會同使用部門等相關部門定期對供應商的售后服務進行評估。評估內容包括服務響應速度、問題解決效果、服務態度等方面。-結果應用：根據售后服務評估結果，對表現優秀的供應商給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先合作等；對售后服務不達標、客戶投訴較多的供應商，采取警告、暫停合作、終止合作等措施。八、供應商檔案管理1.檔案建立-檔案內容：采購部門為每個合格供應商建立獨立的檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證書、實地考察報告、評估報告、采購合同、往來函件、質量檢驗記錄、交貨記錄、售后服務記錄等。-檔案編號：對供應商檔案進行編號管理，方便查詢和統計。檔案編號應遵循一定的編碼規則，確保編號的唯一性和系統性。2.檔案維護與更新-定期維護：采購部門定期對供應商檔案進行維護，檢查檔案內容的完整性和準確性。如發現檔案信息有變更，應及時更新檔案內容。-動態管理：隨著供應商合作情況的變化，及時將新的評估報告、合同執行情況、質量問題處理情況等信息納入檔案，實現供應商檔案的動態管理。3.檔案查閱與借閱-查閱權限：明確供應商檔案的查閱權限，不同部門和人員根據工作需要在規定的權限范圍內查閱檔案。一般情況下，采購部門、質量管理部門、財務部門等相關人員可查閱供應商檔案的相關內容。-借閱流程：如需借閱供應商檔案，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續。借閱人員應妥善保管檔案，按時歸還。九、供應商評估與激勵1.定期評估-評估周期：采購部門會同質量管理部門、財務部門等相關部門每半年或一年對供應商進行一次全面評估。評估應基于供應商在質量、價格、交貨期、售后服務等方面的實際表現。-評估方法：采用定量與定性相結合的評估方法。定量評估主要依據各項指標的實際數據進行打分，定性評估則結合供應商的合作態度、創新能力等方面進行綜合評價。-評估報告：評估結束后，編制供應商評估報告，報告內容包括供應商基本信息、評估指標完成情況、綜合得分、評估結論等。評估報告應向供應商反饋，同時報送賓館管理層。2.激勵措施-優秀供應商獎勵：對于評估結果優秀的供應商，賓館給予一定的獎勵，如頒發優秀供應商證書、增加采購份額、提前支付貨款、給予價格優惠等。通過獎勵措施，激勵供應商不斷提高服務質量和合作水平。-改進措施督促：對于評估結果不理想的供應商，采購部門應與其溝通，分析存在的問題，提出改進要求和期限。督促供應商制定切實可行的改進措施，并跟蹤改進措施的執行情況。3.淘汰機制-淘汰標準制定：制定明確的供應商淘汰標準，如連續多次評估不達標、出現嚴重質量問題、多次延遲交貨、商業信譽不佳等情況，應列入淘汰