商超設備維修檔案管理規定

商超設備維修檔案管理規定一、總則（一）目的為加強本商超設備維修檔案的科學管理，確保設備維修檔案的完整性、準確性和系統性，為設備的維護、保養、更新改造提供可靠依據，提高設備的運行效率和使用壽命，特制定本規定。（二）適用范圍本規定適用于本商超內所有設備維修檔案的管理，包括但不限于各類電器設備、制冷設備、電梯設備、消防設備、通風設備等維修檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。（三）管理原則1.真實性原則：檔案內容必須真實反映設備維修的實際情況，確保信息的可靠。2.完整性原則：全面收集設備維修過程中的各類文件、資料，保證檔案內容完整無缺。3.及時性原則：及時對設備維修檔案進行整理、歸檔，確保檔案的時效性。4.保密性原則：對涉及設備技術機密、商業秘密等檔案信息嚴格保密，防止信息泄露。二、職責分工（一）設備維修部門1.負責設備維修過程中原始資料的收集，包括維修申請單、維修記錄、零部件更換清單、維修人員報告等。2.對收集到的資料進行初步整理和審核，確保資料的真實性和完整性。3.定期將整理好的資料移交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門1.負責接收設備維修部門移交的檔案資料，并進行再次審核。2.按照規定的分類方法和編號規則對檔案進行分類、編號、裝訂和歸檔。3.負責檔案的日常保管，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。4.為設備維修、管理等相關部門提供檔案查閱、借閱服務，并做好記錄。（三）設備使用部門1.在設備出現故障時，及時填寫維修申請單，并提交給設備維修部門。2.協助設備維修部門提供設備使用過程中的相關信息，如設備運行狀況、故障發生頻率等。3.配合檔案管理部門對設備維修檔案的管理工作，如確認檔案中的維修記錄是否符合實際情況等。三、檔案收集（一）收集范圍1.維修申請文件：設備使用部門提交的設備維修申請單，包括設備名稱、型號、故障描述、申請維修時間等信息。2.維修記錄文件：-維修人員對設備進行檢查、維修的詳細記錄，包括故障原因分析、維修方法、維修時間、維修人員簽名等。-維修過程中進行的各項測試報告，如電氣性能測試、安全性能測試等。3.零部件更換文件：零部件更換清單，記錄更換零部件的名稱、型號、規格、數量、更換時間、供應商等信息。4.維修合同文件：與外部維修服務提供商簽訂的維修合同，包括合同條款、服務內容、維修費用、付款方式等。5.設備技術文件：設備的原始技術資料，如設備說明書、操作手冊、電路圖、裝配圖等。6.其他相關文件：如設備維修過程中的照片、視頻資料，以及與設備維修相關的會議紀要、來往信函等。（二）收集方式1.定期收集：設備維修部門應在每月末將本月內完成維修的設備檔案資料進行整理，統一移交至檔案管理部門。2.即時收集：對于一些緊急維修或重要設備的維修，設備維修部門應在維修完成后的24小時內將相關資料提交給檔案管理部門。（三）收集要求1.設備維修部門提交的檔案資料必須齊全、完整，不得遺漏重要信息。2.資料應字跡清晰、數據準確、簽字蓋章齊全，確保檔案的真實性和有效性。3.對于電子文檔資料，應保證文件格式規范、存儲介質完好，便于查閱和保存。四、檔案整理（一）分類方法1.按設備類型分類：將設備維修檔案按照電器設備、制冷設備、電梯設備、消防設備、通風設備等不同類型進行分類。2.按維修時間分類：在每個設備類型下，再按照維修時間的先后順序進行排列。（二）編號規則檔案編號采用“設備類型代碼-年份-順序號”的格式。例如，電器設備在2023年的第5份維修檔案編號為“DQ-2023-005”。其中，“DQ”為電器設備類型代碼，其他設備類型代碼分別為“ZL”（制冷設備）、“DT”（電梯設備）、“XF”（消防設備）、“TF”（通風設備）等。（三）裝訂要求1.對于紙張規格統一的檔案資料，采用A4紙規格進行裝訂，左側裝訂，裝訂應牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.對于紙張規格不統一的資料，應先進行折疊或粘貼，使其規格統一后再進行裝訂。3.裝訂時應附上檔案目錄，目錄應包括資料名稱、頁碼等信息，便于查閱。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.檔案管理部門接收設備維修部門移交的檔案資料后，按照分類方法和編號規則進行整理、編號。2.將裝訂好的檔案資料裝入檔案盒，并在檔案盒上標明設備類型、年份、檔案編號范圍等信息。3.將檔案盒按照分類順序存放在檔案架上，并建立電子檔案索引表，記錄檔案的存放位置、編號、名稱等信息。（二）歸檔時間檔案管理部門應在收到設備維修部門移交資料后的5個工作日內完成檔案的整理和歸檔工作。六、檔案保管（一）保管環境1.檔案保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在18-24℃之間，相對濕度控制在40%-60%之間。2.檔案保管場所應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施，如滅火器、除濕機、防蟲劑、監控設備等。（二）保管期限1.一般設備維修檔案的保管期限為自設備報廢或停用后5年。2.對于重要設備或涉及安全問題的設備維修檔案，保管期限為自設備報廢或停用后10年。（三）定期檢查1.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查，每月至少進行一次常規檢查，每季度進行一次全面檢查。2.檢查內容包括檔案的完整性、保管環境的適宜性、檔案盒及資料的損壞情況等。3.對檢查中發現的問題，應及時記錄并采取相應的措施進行處理，如更換損壞的檔案盒、對受潮資料進行干燥處理等。七、檔案利用（一）查閱服務1.本商超內部各部門因工作需要查閱設備維修檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱檔案名稱或編號等信息，經部門負責人簽字批準后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門應根據申請表的內容，為查閱人員提供相應的檔案資料，并在專門的查閱區域進行查閱，查閱人員不得將檔案帶出查閱區域。3.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案內容。（二）借閱服務1.因特殊情況需要借閱設備維修檔案的，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可辦理借閱手續。2.檔案借閱期限一般不超過7個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應在借閱期限屆滿前3個工作日內辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人，在借閱期限屆滿后應及時歸還。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確認檔案的完整性和完好性。（三）檔案復制1.如因工作需要復制設備維修檔案資料的，復制申請人應填寫《檔案復制申請表》，說明復制原因、復制內容等信息，經部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，由檔案管理部門安排專人進行復制。2.檔案復制應按照規定的程序和要求進行，確保復制內容與原件一致。復制完成后，檔案管理部門應記錄復制的檔案名稱、數量、復制日期等信息。八、檔案銷毀（一）銷毀鑒定1.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應會同設備管理部門、財務部門等相關部門對檔案進行銷毀鑒定。2.鑒定內容包括檔案的保存價值、是否涉及法律糾紛等。對于仍有保存價值的檔案，應延長保管期限；對于確無保存價值的檔案，應進行銷毀處理。（二）銷毀審批1.經鑒定需要銷毀的檔案，檔案管理部門應編制《檔案銷毀清冊》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、數量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案管理部門負責人審核后，報商超主管領導審批。審批通過后方可進行銷毀。（三）銷毀方式1.對于紙質檔案，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；對于電子檔案，應采用數據擦除、物理破壞存儲介質等方式進行銷毀。2.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、執行人員等信息。銷毀記錄應與《檔案銷毀清冊》一并存檔，保存期限為5年。九、監督與考核（一）監督機制1.商超行政部門負責對設備維修檔案管理工作進行定期監督檢查，每季度至少進行一次全面檢查。2.檢查內容包括檔案管理制度的執行情況、檔案收集整理的規范性、檔案保管的安全性、檔案利用的合理性等。3.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知，要求相關部門限期整改。（二）考核辦法1.將設備維修檔案管理工作納入各部門績效