XX文件類別實業有限責任公司文件編號XXX1-ZH-O3

X質量手冊文件資料及質量記錄控制版本A.0頁碼:1/4

1、目的

對與質量體系有關的文件資料及質量記錄迸行控制，確保各相關場所使用文件的有效版本。

2、適用范圍

適用于與質量管理體系相關的文件資料及各階段檢驗記錄、內部品質稽核報告、生產報表等。

3、職責

3.1各部門負貢編制與本部門有關的文件及質量記錄。

3.2管理者代表負責組織相關部門主管編制質量手冊及審核。

3.3總經理批準質量手冊。

3.4綜合辦公室負責對文件和資料進行控制。

3.5各部門負責各自的質量記錄保管維護及控制。

4、定義及分類

4.1文件：規范工作要求（標準）或規范工作進行時的職責與步驟的書面材料。

4.2公司文件分為三級：

①質量手冊及控制程序（一級文件）：敘述公司方針與品質政策、及與IS09001系列條款相關之所需

程序、管理辦法。

②指導性文件（二級文件）：作業標準、QC工程表、檢驗規范等。

③表單、表格（三級文件）：與本公司的質量體系運行相關的表單、表格、質量記錄等。

4.3外部文件：凡公司以外的相關文件均闊外部文件。

5、作業程序

5.1文件的編號:

文件的編號由5個英文字囹和3個阿拉伯數字組成，如XXXI-ZH-01,各字田含義為：

□□□□-□□-q二.

又件的順序號

表示部門

表示文件級別

表示公司

①XXX：表示隆盛達公司1：表不一級文件2:表示二級文件3:表示三級文件

E:表示外部文件

②MT：管理層SC：生產科XS：銷售科SH：審核組

CG:采購科JS：技術科ZJ：質檢科ZH：綜合辦公室

例：如果是公司綜合辦公室第11份指導性文件則編號為XXX2-ZH-1L

5.2文件的版本規定：

①文件的版本用A、B、C、D…Z表示。

②文件的版次用0、1、2、3…9表示。

③版本與版次的使用規定：文件進行了小修改后，必須更改文件的版次，如A.0—A.1或A.5fA.6;

當文件進行了較大的改動后，須進行換版處理，A.0-B.0或A.8-B.0等。

5.3文件的格式：

①文件的邊框距離規定：

A裝訂線一側留空白距離2cmo

B其它三邊留空白距離1.5cm。

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C本規定適用于本公司所有文件、資料。

②質量手冊的文件格式：

A封面格式（附件一）B正文格式由表頭、正文組成。

?表頭格式

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X質量手冊文件資料及質量記錄控制版本A.0頁碼:1/4

?正文的格式為（1、目的2、范圍3、職責4、定義5、作業程序6、相關文件7、相關表單

8、附件）

③指導性文件格式：

A文字類有封面格式；表格性文件直接在表頭上設置制定、審批、會簽等相關欄目。

B正文格式由表頭、正文組成；各部門指導性文件視具體情況而定。

④表單'表格格式：各種表單和表格的格式視具體情況而定。

5.4文件編制、審核、批準和控制規定:

文件的名稱文件級別編制人審核人批準人控制部門

質量手冊一級相關部門主管管理者代表總經理綜合辦公室

管理者代表

指導性文件二級相關部門主管總工程師綜合辦公室

或審核組

管理者代表

表單、表格三級相關部門相關部門主管綜合辦公室

或審核組

5.5文件的歸檔：

①公司文件的歸檔：經批準的公司各級文件原稿均須歸檔到綜合辦公室進行統一管理并由文件管理

員填寫“文件/資料歸檔登記表”。

②外部文件的歸檔：與質量管理體系相關的所有外部文件均須歸檔到綜合辦公室進行統一管理，并

填寫“外部文件/資料歸檔登記表”。

③存入軟盤的文件由文件管理員進行歸檔登記，為防止文件的丟失，所有存入軟盤的文件均應有書

面備份。

④原件背面加注“原件”以示區別。

5.6文件的發放：

①文件發放前的審批：由綜合辦公室文件管理員視各部門需要而填寫“文件/資料發放領用回收審

批登記表”，經總經理審批后，做好發放的準備。

②文件發放：所發放文件必須加蓋“受控文件”印章，且需填寫“文件/資料發給部門及份數審批

一覽表”經管理者代表審批后，方可填寫“文件/資料發放領用審批表”，以確保文件/資料的有

效性發放及運行。（表單發放不須加蓋印章，但須填寫相應控制表單）

③對所發放的一級和二級文件必須加蓋藍色受控印章進行管理，禁止使用無受控Ef］章及自行復印的

文件。對于三級文件發放雖不必加蓋受控印章，但必須確保是現行有效版本。

④蓋受控印章原則：作為指導性文件而發放的需蓋受控印章，不做指導性文件發放的，則蓋非受控

印章.如對外發放圖紙或指導性文件時c（向供應商及.伏訐機構發放的文件屬于非受控文件C

⑤視情況需要杷文件原件發放給停用部門.由停用部門保管C

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⑥分發號的規定:

總經理：XXX-01工程師：XXX-02管理者代表:XXX-03綜合辦公室：XXX-04

財務科：XXX-05采購科：XXX-06銷售科:XXX-07技術科：XXX-08

質檢科：XXX-09生產科：XXX-10其它:XXX-11

5.7在用文件有效性確認:

為確保各相關部門所使用的文件均為有效文件，綜合辦公室負賁人每月必須對各相關部門所用的文

件進行有效性確認，防止使用失效文件，并把確認情況記錄于“在用文件資料有效性檢查記錄表”

中。

5.8文件更改換版的管理：

①文件的更改

A當需要對文件更改時，更改單位應發出《文件圖紙更改申請單》給審核組，報管理者代表同意,

向綜合辦公室提出更改文件的要求，綜合辦公室將所需更改的文件利用再用紙復印一份并加注”

文件更改”后，填寫《文件圖紙更改通知單》交給更改文件部門主管進行文件更改；

B文件更改完成后，須得到原審核人以及原批準人的同意，并在“文件/資料更改申請單”上簽名

同意;綜合辦公室將更改好的文件進行打印、換版、歸檔、回收、發放，前一版文件進行作廢保

留控制。

②文件的換版管理

A當文件的改動較小時，只做更換版次的處理；

B當文件的改動較大時，須做更換版本的處理，文件改動填寫《文件制修訂記錄書》；

C版本和版次的更換權利由綜合辦公室負責人決定。

③更改文件的發放

A文件更改完成后，綜合辦公室文件管理員在發放文件同時向相關部門繳回更改前的文件，并在

“又件發放回收記錄表”中登記，該又件的原稿要加注“作廢又件保留“，其余又件要銷毀，

并記錄在“文件銷毀記錄表”中。

④作廢文件的保留期限，京則上定為三年，個別文件視具體情況而定。須在“文件銷毀記錄表”中

相應欄目記錄保留期限。

5.9文件損壞、遺失和補發

①文件損壞

當文件使用者不小心把所發的文件損壞時，須填寫“補發文件申請單”，綜合辦公室負責人同意

后辦理文件補發手續，并上繳損壞文件，由文件管理員進行銷毀并記錄表中；

②文件補發

文件使用者不小心把文件遺失時，根據遺失文件的輕重對責任人進行批評或適當的處罰，補發時

須填寫書面申請，經綜合辦公室負責人同意后辦理文件補辦手續。

5.10文件的借閱

需臨時借閱文件的人員，經綜合辦公室負責人批準后方可借閱，并由文件管理員填寫“文件資料

借閱登記表“，借閱者應在指定日期歸還文件，到期末歸還由文件管理員收回。原版文件一律不

外借，防止文件丟失或損壞。

5.11外部文件的控制

①直接引用的各類外部文件，由總經理或綜合辦公室負責人批準后方可發放使用；

②綜合辦公室份房定期（每年初）到有關部門核杳所存印的國家標群、行\||/標準等外部文件是否

為有效版本，及時更換過期文件。

③綜合辦公室負費檢查企業所執行的有關國家及地方等法律法規性文件的有效性;

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④綜合辦公室對發放到企業外部的受控文件進行發放登記及更換、作廢的控制。

5.12質量記錄之歸檔、情存、維護原則

①各部門負責對本部門質量記錄的保管，以每年一次（或視需要）把質量記錄歸檔到生產技術科。

②質量記錄編號采單據編碼者，依單據號連續編成順序排列。

③質量記錄編號采流水號碼者，依流水碼由小到大連續編成。

④無流水號或單據編號者，依記錄日期依序歸檔。