erp企業(yè)管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用與管理，提高公司運營效率，實現(xiàn)信息資源的有效整合與共享，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及ERP系統(tǒng)操作與使用的部門和員工。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：確保錄入ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，真實反映公司業(yè)務(wù)實際情況。2.及時性原則：及時錄入和更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，保證信息的時效性，以便為決策提供及時支持。3.保密性原則：嚴(yán)格保護ERP系統(tǒng)中的各類數(shù)據(jù)信息，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的規(guī)范和流程使用ERP系統(tǒng)，確保操作的一致性和標(biāo)準(zhǔn)化。二、ERP系統(tǒng)管理職責(zé)（一）信息管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的整體規(guī)劃、實施與維護，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.制定和完善ERP系統(tǒng)相關(guān)的管理制度、操作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。3.對系統(tǒng)用戶進行培訓(xùn)，解答用戶在系統(tǒng)使用過程中遇到的技術(shù)問題。4.負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)工作，保障數(shù)據(jù)安全。5.監(jiān)控系統(tǒng)運行狀態(tài)，及時處理系統(tǒng)故障和異常情況。（二）各業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的錄入、審核與維護，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時性。2.配合信息管理部門進行系統(tǒng)測試、優(yōu)化等工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進建議。3.負(fù)責(zé)本部門員工的系統(tǒng)操作培訓(xùn)和日常使用指導(dǎo)，確保員工熟練掌握系統(tǒng)操作。4.嚴(yán)格遵守ERP系統(tǒng)的各項管理制度和操作流程，規(guī)范本部門的業(yè)務(wù)操作。（三）系統(tǒng)管理員職責(zé)1.負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常管理和維護工作，包括用戶權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整等。2.監(jiān)控系統(tǒng)運行日志，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)異常情況，確保系統(tǒng)正常運行。3.協(xié)助信息管理部門進行系統(tǒng)升級、更新等工作，配合完成系統(tǒng)測試和驗收。4.對系統(tǒng)用戶的操作進行監(jiān)督和檢查，及時糾正不規(guī)范操作行為。（四）數(shù)據(jù)錄入員職責(zé)1.按照規(guī)定的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確、及時地將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錄入ERP系統(tǒng)。2.對錄入的數(shù)據(jù)進行初步核對，確保數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋。3.協(xié)助業(yè)務(wù)部門進行數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計工作，提供必要的數(shù)據(jù)支持。（五）審核員職責(zé)1.對業(yè)務(wù)部門提交的ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行審核，確保數(shù)據(jù)符合業(yè)務(wù)規(guī)則和管理要求。2.對審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與業(yè)務(wù)部門溝通，要求其進行修正和完善。3.定期對審核工作進行總結(jié)和分析，提出改進審核流程和方法的建議。三、ERP系統(tǒng)操作規(guī)范（一）賬號與密碼管理1.每位員工在ERP系統(tǒng)中都有唯一的賬號和初始密碼，賬號由信息管理部門統(tǒng)一分配，初始密碼由員工首次登錄系統(tǒng)時自行修改。2.員工應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)立即通知信息管理部門進行處理。3.定期更換密碼，密碼應(yīng)具備一定的復(fù)雜性，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長度不少于規(guī)定位數(shù)。（二）系統(tǒng)登錄1.員工登錄ERP系統(tǒng)時，應(yīng)使用公司統(tǒng)一分配的賬號和密碼，通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或授權(quán)的外部網(wǎng)絡(luò)訪問系統(tǒng)。2.登錄系統(tǒng)后，應(yīng)及時查看系統(tǒng)消息和通知，了解系統(tǒng)的最新動態(tài)和要求。3.如因網(wǎng)絡(luò)故障等原因無法正常登錄系統(tǒng)，應(yīng)及時與信息管理部門聯(lián)系，說明情況并尋求解決方案。（三）數(shù)據(jù)錄入1.數(shù)據(jù)錄入員應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，準(zhǔn)確、完整地錄入各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)錄入前，應(yīng)仔細(xì)核對原始憑證和相關(guān)資料，確保數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。2.錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)遵循統(tǒng)一的編碼規(guī)則和數(shù)據(jù)格式，不得隨意修改或簡化。對于必填項，應(yīng)確保數(shù)據(jù)錄入完整，不得遺漏。3.在錄入過程中，如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)存在疑問或錯誤，應(yīng)及時與相關(guān)業(yè)務(wù)人員溝通核實，不得擅自處理。（四）數(shù)據(jù)審核1.業(yè)務(wù)部門提交的數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)至審核環(huán)節(jié)后，審核員應(yīng)按照審核標(biāo)準(zhǔn)和流程進行認(rèn)真審核。審核內(nèi)容包括數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性等。2.審核員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核工作，并給出明確的審核意見。對于審核通過的數(shù)據(jù)，應(yīng)及時提交至下一環(huán)節(jié)；對于審核不通過的數(shù)據(jù)，應(yīng)詳細(xì)注明原因，并要求業(yè)務(wù)部門進行修改后重新提交審核。3.審核員應(yīng)建立審核記錄，記錄審核時間、審核內(nèi)容、審核意見等信息，以便日后查詢和追溯。（五）數(shù)據(jù)查詢與統(tǒng)計1.員工因工作需要查詢ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，應(yīng)按照規(guī)定的權(quán)限進行操作，不得越權(quán)查詢。2.在查詢數(shù)據(jù)時，應(yīng)明確查詢目的和條件，確保查詢結(jié)果的準(zhǔn)確性和相關(guān)性。如需進行復(fù)雜的數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計分析，可向信息管理部門尋求技術(shù)支持。3.對于查詢和統(tǒng)計得到的數(shù)據(jù)，應(yīng)妥善保管和使用，不得泄露給無關(guān)人員或用于非工作目的。（六）系統(tǒng)退出1.員工在完成ERP系統(tǒng)操作后，應(yīng)及時退出系統(tǒng)，避免賬號長時間處于登錄狀態(tài)，防止數(shù)據(jù)泄露和安全風(fēng)險。2.如因特殊情況需要暫時離開電腦，應(yīng)先鎖定系統(tǒng)屏幕或退出登錄，防止他人未經(jīng)授權(quán)使用賬號進行操作。四、ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)管理（一）數(shù)據(jù)備份1.信息管理部門應(yīng)制定完善的數(shù)據(jù)備份策略，定期對ERP系統(tǒng)中的重要數(shù)據(jù)進行備份。備份方式包括全量備份和增量備份，備份頻率根據(jù)數(shù)據(jù)變化情況和業(yè)務(wù)需求確定。2.數(shù)據(jù)備份應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、外部硬盤等，并分別存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時采取措施進行修復(fù)和重新備份。（二）數(shù)據(jù)存儲與歸檔1.ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的存儲期限進行存儲和歸檔，以便日后查詢和審計。存儲期限根據(jù)法律法規(guī)和公司業(yè)務(wù)需求確定，一般重要數(shù)據(jù)應(yīng)長期保存。2.數(shù)據(jù)存儲應(yīng)遵循數(shù)據(jù)安全和保密原則，采用加密、訪問控制等技術(shù)手段，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.定期對存儲的數(shù)據(jù)進行清理和整理，刪除過期或無用的數(shù)據(jù)，釋放存儲空間，提高系統(tǒng)運行效率。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.嚴(yán)格限制對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作相關(guān)數(shù)據(jù)。信息管理部門應(yīng)根據(jù)員工的工作職責(zé)和崗位需求，合理分配系統(tǒng)權(quán)限，并定期進行檢查和調(diào)整。2.加強對系統(tǒng)用戶的安全意識教育，提醒員工注意保護系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全問題，應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，并及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)和信息管理部門。3.與外部合作伙伴共享ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)時，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)據(jù)在共享過程中的安全性和保密性。（四）數(shù)據(jù)變更管理1.因業(yè)務(wù)發(fā)展、系統(tǒng)升級等原因需要對ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行變更時，應(yīng)按照規(guī)定的變更流程進行操作。變更申請應(yīng)詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容、影響范圍等，并提交相關(guān)部門審核。2.在變更實施前，應(yīng)對變更方案進行充分的測試和驗證，確保變更不會對系統(tǒng)的正常運行和數(shù)據(jù)安全造成影響。變更實施過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照變更方案進行操作，并做好記錄和監(jiān)控。3.變更完成后，應(yīng)對變更結(jié)果進行檢查和評估，確保數(shù)據(jù)變更達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。如發(fā)現(xiàn)變更存在問題，應(yīng)及時進行調(diào)整和修復(fù)。五、ERP系統(tǒng)培訓(xùn)與考核（一）培訓(xùn)計劃1.信息管理部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和員工崗位需求，制定年度ERP系統(tǒng)培訓(xùn)計劃。培訓(xùn)計劃應(yīng)明確培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)方式等。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋ERP系統(tǒng)的基礎(chǔ)知識、操作技能、業(yè)務(wù)流程等方面，根據(jù)不同崗位和人員層次進行有針對性的設(shè)計。3.定期對培訓(xùn)計劃的執(zhí)行情況進行檢查和評估，根據(jù)實際情況進行調(diào)整和優(yōu)化，確保培訓(xùn)計劃的有效性和適應(yīng)性。（二）培訓(xùn)實施1.按照培訓(xùn)計劃組織開展ERP系統(tǒng)培訓(xùn)工作，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、現(xiàn)場實操等多種形式相結(jié)合。2.培訓(xùn)講師應(yīng)具備豐富的ERP系統(tǒng)知識和實踐經(jīng)驗，能夠熟練講解培訓(xùn)內(nèi)容，并解答學(xué)員在培訓(xùn)過程中遇到的問題。3.在培訓(xùn)過程中，應(yīng)注重學(xué)員的參與度和互動性，通過案例分析、小組討論、模擬操作等方式，提高學(xué)員的學(xué)習(xí)效果和實際操作能力。（三）培訓(xùn)考核1.對參加ERP系統(tǒng)培訓(xùn)的員工進行考核，考核方式包括理論考試和實際操作考核?？己藘?nèi)容應(yīng)與培訓(xùn)內(nèi)容緊密結(jié)合，全面評估員工對ERP系統(tǒng)知識和操作技能的掌握程度。2.考核成績應(yīng)作為員工崗位晉升、績效考核等方面的參考依據(jù)之一。對于考核不合格的員工，應(yīng)安排補考或重新培訓(xùn)，直至考核合格為止。3.定期對培訓(xùn)考核結(jié)果進行分析和總結(jié)，針對員工在考核中暴露的問題，及時調(diào)整培訓(xùn)內(nèi)容和方式，提高培訓(xùn)質(zhì)量和效果。六、ERP系統(tǒng)故障處理與應(yīng)急響應(yīng)（一）故障監(jiān)測與預(yù)警1.信息管理部門應(yīng)建立完善的ERP系統(tǒng)故障監(jiān)測機制，實時監(jiān)控系統(tǒng)的運行狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)故障和異常情況。2.利用系統(tǒng)自帶的監(jiān)控工具和第三方監(jiān)控軟件，對系統(tǒng)的關(guān)鍵指標(biāo)進行監(jiān)測，如服務(wù)器性能、網(wǎng)絡(luò)流量、數(shù)據(jù)庫連接數(shù)等。當(dāng)監(jiān)測指標(biāo)超過設(shè)定的閾值時，及時發(fā)出預(yù)警信息。3.定期對系統(tǒng)故障監(jiān)測機制進行檢查和評估，確保其有效性和可靠性。根據(jù)系統(tǒng)運行情況和業(yè)務(wù)需求，適時調(diào)整監(jiān)測指標(biāo)和閾值。（二）故障報告與響應(yīng)1.當(dāng)發(fā)現(xiàn)ERP系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，系統(tǒng)管理員或相關(guān)操作人員應(yīng)立即報告信息管理部門，并詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時間、影響范圍等情況。2.信息管理部門接到故障報告后，應(yīng)迅速組織技術(shù)人員進行故障診斷和分析，判斷故障的嚴(yán)重程度和影響范圍，并及時啟動應(yīng)急響應(yīng)流程。3.根據(jù)故障的類型和緊急程度，采取相應(yīng)的應(yīng)急措施，如切換到備用系統(tǒng)、進行數(shù)據(jù)恢復(fù)、緊急修復(fù)系統(tǒng)漏洞等，盡量減少故障對公司業(yè)務(wù)的影響。（三）故障處理流程1.技術(shù)人員在處理ERP系統(tǒng)故障時，應(yīng)遵循科學(xué)的故障處理流程，先對故障進行定位和分析，確定故障原因后，制定具體的解決方案并實施。2.在故障處理過程中，應(yīng)做好詳細(xì)的記錄，包括故障現(xiàn)象、處理過程、采取的措施、處理結(jié)果等信息，以便日后進行故障分析和總結(jié)。3.對于較為復(fù)雜的故障，應(yīng)組織相關(guān)專家進行會診，共同研究解決方案，確保故障能夠得到及時、有效的處理。（四）應(yīng)急演練1.信息管理部門應(yīng)定期組織ERP系統(tǒng)應(yīng)急演練，檢驗和提高公司應(yīng)對系統(tǒng)故障的應(yīng)急處理能力。應(yīng)急演練應(yīng)模擬各種可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障場景，按照應(yīng)急響應(yīng)流程進行演練。2.在演練過程中，各相關(guān)部門和人員應(yīng)密切配合，嚴(yán)格按照演練方案執(zhí)行，確保演練的真實性和有效性。演練結(jié)束后，對