不計費耗材管理制度總則目的為加強公司不計費耗材的管理，規范不計費耗材的采購、使用、庫存等環節，確保不計費耗材的合理使用和有效控制成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及不計費耗材使用的部門和人員。定義不計費耗材：指在公司運營過程中使用，但不直接計入產品成本或服務費用的各類消耗性材料、辦公用品等。管理職責采購部門1.負責根據各部門需求，結合庫存情況，制定不計費耗材的采購計劃。2.尋找合格的供應商，進行詢價、比價、議價，選擇性價比高的供應商進行采購。3.負責采購合同的簽訂、執行及跟蹤，確保按時、按質、按量完成采購任務。使用部門1.負責本部門不計費耗材的需求預測，提前提交準確的使用計劃。2.合理使用不計費耗材，避免浪費，對使用過程中發現的問題及時反饋。3.協助采購部門進行供應商評估，提供相關使用體驗和改進建議。倉庫管理部門1.負責不計費耗材的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作。2.定期盤點庫存，確保賬實相符，及時上報庫存異常情況。3.對庫存不計費耗材進行分類存放、標識管理，保證存儲環境適宜。財務部門1.負責不計費耗材采購費用的審核與報銷。2.對不計費耗材的成本進行核算與分析，提供成本控制建議。3.監督本制度的執行情況，確保財務數據的準確性和合規性。采購管理采購計劃1.各使用部門應于每月[具體日期]前，根據本部門下月工作安排和業務需求，填寫《不計費耗材使用計劃表》，詳細列出所需耗材的名稱、規格、型號、數量等信息，提交至采購部門。2.采購部門結合各部門提交的使用計劃，參考庫存情況，綜合考慮市場供應情況、價格波動等因素，制定月度采購計劃。采購計劃應明確采購物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容，并報部門負責人審核。3.對于臨時性、緊急性的不計費耗材需求，使用部門應填寫《緊急不計費耗材采購申請表》，說明需求原因、預計使用時間等，經部門負責人審批后，及時提交采購部門。采購部門應優先安排采購，確保滿足工作需要。供應商選擇與管理1.采購部門應建立合格供應商名錄，通過市場調研、供應商推薦、招標等方式，篩選出具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理、服務周到的供應商。2.定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予更多合作機會，對于不符合要求的供應商及時淘汰。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、售后服務等條款。合同簽訂后，應嚴格按照合同執行，確保雙方權益。采購執行1.采購人員根據批準的采購計劃和采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應詳細注明采購物品的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量到貨。對于出現的交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時采取措施解決，并向部門負責人匯報。3.采購物品到貨后，采購人員應及時通知倉庫管理部門進行驗收。驗收合格后，辦理入庫手續；驗收不合格的，應及時與供應商協商退換貨事宜。庫存管理驗收入庫1.倉庫管理部門在收到采購的不計費耗材后，應按照采購訂單和相關質量標準進行驗收。驗收內容包括物品的名稱、規格、型號、數量、質量狀況等。2.對于驗收合格的不計費耗材，倉庫管理人員應填寫《入庫單》，詳細記錄入庫日期、物品名稱、規格、型號、數量、供應商名稱等信息，并簽字確認。《入庫單》一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交采購部門作為付款依據，一聯交財務部門進行賬務處理。3.對于驗收不合格的不計費耗材，倉庫管理人員應及時通知采購部門與供應商協商處理。在未處理完畢之前，不得辦理入庫手續。存儲保管1.倉庫管理部門應根據不計費耗材的性質、特點和用途，進行分類存放，并設置明顯的標識牌，注明物品名稱、規格、型號、批次等信息，便于查找和管理。2.對有特殊存儲要求的不計費耗材，如易燃易爆物品、易腐蝕物品、貴重物品等，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的防護措施，確保存儲安全。3.定期對庫存不計費耗材進行盤點，盤點周期為[具體周期，如每月、每季度等]。盤點時，應認真核對賬實情況，填寫《庫存盤點表》，詳細記錄盤點日期、物品名稱、規格、型號、賬面數量、實際數量、盤盈盤虧情況等信息。對于盤盈盤虧的情況，應查明原因，及時調整賬務，并報部門負責人審批。4.保持倉庫環境整潔、通風良好，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保庫存不計費耗材的質量不受影響。發放領用1.使用部門因工作需要領用不計費耗材時，應填寫《領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，經部門負責人審批后，到倉庫管理部門辦理領用手續。2.倉庫管理人員根據審批后的《領用申請表》，按照先進先出的原則發放不計費耗材，并填寫《出庫單》，詳細記錄出庫日期、物品名稱、規格、型號、數量、領用部門等信息。《出庫單》一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交領用部門，一聯交財務部門進行賬務處理。3.對于限量領用的不計費耗材，倉庫管理人員應嚴格按照規定的限量發放，不得超量領用。對于貴重物品或重要耗材的領用，應實行審批制度，經相關領導批準后方可領用。使用管理使用規范1.各使用部門應教育和引導員工正確使用不計費耗材，避免浪費和不合理使用。員工應按照操作規程和使用說明使用不計費耗材，確保使用安全和質量。2.對于可重復使用的不計費耗材，如工具、設備等，使用部門應建立使用臺賬，記錄使用情況、維護保養情況等信息，定期進行檢查和維護，延長使用壽命。3.在使用過程中，如發現不計費耗材存在質量問題或其他異常情況，應及時停止使用，并報告倉庫管理部門和采購部門，以便及時處理。節約措施1.鼓勵員工積極采取節約措施，減少不計費耗材的消耗。如推行無紙化辦公，減少紙張浪費；合理設置打印、復印參數，降低油墨、紙張消耗等。2.對于廢舊的不計費耗材，如紙張、墨盒、硒鼓等，應進行分類回收，交至指定地點統一處理，避免隨意丟棄造成環境污染。3.定期對各部門不計費耗材的使用情況進行統計和分析，對于使用量較大或存在浪費現象的部門，進行重點關注和督促整改。監督與考核監督檢查1.公司定期對不計費耗材的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、庫存管理情況、使用部門的使用情況等。2.監督檢查可采取定期檢查、不定期抽查等方式進行。檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。考核機制1.將不計費耗材的管理情況納入部門和個人的績效考核體系。考核指標包括采購成本控制、庫存周轉率、使用部門的節約情況等。2.根據考核結果，對表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵；對未達到考核要求的部門和個人，進行批評教育，并責令限期整改。對因管理不善造成重大損失的部門和個人，將追究相應的責任。附則解釋權