小公司打印管理制度一、總則（一）目的為加強公司打印設備及耗材的管理，規范打印行為，提高資源利用效率，降低辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工。（三）管理原則1.厲行節約原則：倡導節約使用打印資源，避免浪費。2.規范使用原則：確保打印行為符合公司規定和流程。3.責任明確原則：明確各部門及人員在打印管理中的職責。二、打印設備管理（一）設備采購1.根據公司業務需求和現有設備狀況，由行政部門提出打印設備采購申請，經公司領導審批后實施采購。2.采購的打印設備應具備良好的性能、質量和兼容性，符合公司辦公需求。（二）設備配置1.行政部門負責根據各部門工作性質和業務量，合理配置打印設備，確保設備滿足工作需要。2.對于共享打印設備，應明確使用部門和使用規則。（三）設備維護1.行政部門定期對打印設備進行維護保養，包括清潔、檢查、更換耗材等，確保設備正常運行。2.建立打印設備維修檔案，記錄設備故障情況、維修時間、維修內容等信息。3.如設備出現故障，使用部門應及時通知行政部門，由行政部門安排專業人員進行維修。對于因人為原因造成設備損壞的，由責任人承擔相應維修費用。三、打印耗材管理（一）耗材采購1.行政部門根據打印設備使用情況和耗材庫存，定期制定打印耗材采購計劃，經審批后進行采購。2.采購的打印耗材應選擇質量可靠、價格合理的產品，確保與打印設備兼容。（二）耗材庫存管理1.設立專門的打印耗材倉庫，由專人負責管理。2.建立耗材庫存臺賬，詳細記錄耗材的出入庫情況，包括名稱、規格、數量、日期、領用部門等信息。3.定期對耗材庫存進行盤點，確保賬實相符。如發現庫存差異，應及時查明原因并進行處理。（三）耗材領用1.各部門根據工作需要，填寫《打印耗材領用申請表》，經部門負責人審批后到倉庫領用。2.倉庫管理人員按照審批后的申請表發放耗材，并在臺賬上做好記錄。3.對于限量使用的耗材，如硒鼓、墨盒等，應嚴格控制領用數量，避免浪費。四、打印行為規范（一）文件打印1.員工應盡量通過電子文檔形式存儲和傳遞文件，減少紙質文件打印。2.如需打印文件，應先對文件進行審核，確保內容準確無誤后再進行打印。3.打印文件時，應根據實際需要選擇合適的紙張規格和打印份數，避免不必要的多頁打印和重復打印。（二）雙面打印1.大力提倡雙面打印，以節約紙張資源。2.在打印設置中選擇雙面打印選項，如設備不支持雙面打印，可手動進行翻面打印。（三）彩色打印1.嚴格控制彩色打印的使用，只有在確有必要的情況下方可進行彩色打印。2.彩色打印申請需經部門負責人特別審批，注明彩色打印的原因和用途。（四）廢頁處理1.打印過程中出現的廢頁應及時清理，不得隨意丟棄。2.對于可再利用的廢頁，應收集整理后交至指定地點，由行政部門統一處理。五、打印流程管理（一）申請流程1.員工如需打印文件，應在辦公軟件中編輯好文檔后，提交打印任務。2.打印任務提交后，系統自動生成打印任務清單，顯示文件名稱、打印份數、紙張規格等信息。3.員工根據打印任務清單，填寫《打印申請表》，注明打印原因、緊急程度等，并提交部門負責人審批。（二）審批流程1.部門負責人收到員工的《打印申請表》后，應認真審核打印內容和必要性，根據實際情況進行審批。2.對于一般性文件打印，部門負責人可直接審批通過；對于重要文件或涉及金額較大的打印事項，需經上級領導審批。3.審批通過后的《打印申請表》交至行政部門打印室，由打印室工作人員安排打印。（三）打印流程1.打印室工作人員收到審批通過的《打印申請表》后，按照申請要求進行打印。2.在打印過程中，如發現文件內容有誤或其他問題，應及時與申請人溝通核實，并進行相應處理。3.打印完成后，打印室工作人員將打印好的文件整理好，通知申請人領取。申請人應在規定時間內到打印室領取文件，并在領取登記表上簽字確認。六、費用核算與控制（一）費用核算1.行政部門每月對打印設備的使用情況和耗材消耗情況進行統計，包括打印紙張數量、墨盒硒鼓使用量、維修費用等。2.根據統計結果，核算各部門的打印費用，并將費用明細反饋給各部門負責人。（二）費用控制1.各部門應嚴格控制打印費用支出，確保費用在預算范圍內。如發現費用超支，應及時分析原因并采取措施進行調整。2.行政部門定期對公司整體打印費用進行分析，評估打印管理制度的執行效果，提出改進建議和措施，不斷優化打印管理工作，降低辦公成本。七、監督與檢查（一）監督機制1.行政部門負責對公司打印管理制度的執行情況進行日常監督檢查，及時發現和糾正違規行為。2.設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對浪費打印資源等違規行為進行舉報。對于經查實的舉報，給予舉報人適當獎勵。（二）檢查內容1.打印設備的使用和維護情況，包括設備是否正常運行、耗材是否及時更換等。2.打印行為規范的執行情況，如是否雙面打印、彩色打印是否經過審批等。3.打印流程的執行情況，包括申請、審批、打印、領取等環節是否規范。4.打印費用的核算和控制情況，是否存在費用超支現象。（三）檢查結果處理1.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時向相關部門和人員發出整改通知，要求限期整改。2.對違反打印管理制度的部門和人員，視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、績效扣分等。3.將檢查結果納入部門和個人的績效考核體系，作為考核依據之一。八、培訓與宣傳（一）培訓1.行政部門定期組織公司員工進行打印管理相關知識培訓，包括打印設備操作、節約用紙技巧、打印流程等內容。2.通過培訓，提高員工對打印管理制度的認識和理解，增強員工的節約意識和規范操作意識。（二）宣傳1.在公司內部宣傳欄、辦公區域張貼節約用紙、綠色辦公等宣傳標語和海報，營造良好的節約氛圍。2.利用公司內部郵件、微信群等渠道，定期