小公司贈品管理制度總則目的為規范公司贈品的管理，確保贈品的合理使用，有效發揮贈品在市場推廣、客戶關系維護等方面的作用，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及贈品管理、發放及相關活動的部門和人員。基本原則1.合規性原則：贈品管理應符合國家法律法規及公司相關規定，確保活動合法合規。2.合理性原則：根據公司業務目標和市場策略，合理規劃贈品的種類、數量和發放范圍，避免資源浪費。3.有效性原則：通過贈品的使用，有效提升公司品牌知名度、促進銷售、增強客戶忠誠度。4.可控性原則：對贈品的采購、存儲、發放等環節進行嚴格控制，確保贈品的安全與合理使用。贈品的預算管理預算編制1.各部門根據年度業務計劃和市場推廣需求，于每年[具體時間]前向行政部門提交下一年度贈品預算申請。預算申請應詳細說明贈品的種類、預計數量、用途及費用預算。2.行政部門匯總各部門預算申請后，結合公司年度經營目標和財務狀況，進行初步審核和調整，形成公司年度贈品預算草案，報公司管理層審批。3.經公司管理層審批通過的年度贈品預算，由行政部門下達至各部門執行。預算執行與監控1.各部門應嚴格按照預算執行贈品采購和發放活動，不得擅自超預算使用贈品。如有特殊情況需要調整預算，應提前向行政部門提出申請，經公司管理層批準后方可執行。2.行政部門定期對贈品預算執行情況進行監控和分析，及時發現并解決預算執行過程中出現的問題。對于預算執行偏差較大的部門，應進行重點跟蹤和督促整改。預算調整1.在預算執行過程中，如遇市場環境變化、業務需求調整等不可抗力因素，導致原預算無法滿足實際需要時，各部門可向行政部門提出預算調整申請。2.行政部門收到預算調整申請后，應進行詳細的調查和評估，分析調整的必要性和合理性，并提出調整建議，報公司管理層審批。3.經公司管理層批準的預算調整事項，行政部門應及時對相關預算進行修訂，并通知各部門按照新的預算執行。贈品的采購管理采購計劃制定1.根據年度贈品預算和市場推廣活動安排，各部門提前制定贈品采購計劃，明確贈品的名稱、規格、數量、采購時間等要求。2.采購計劃應經部門負責人審核后，報行政部門備案。行政部門根據各部門采購計劃，統籌安排贈品的集中采購或分散采購。供應商選擇與管理1.行政部門負責建立和維護公司贈品供應商名錄，定期對供應商進行評估和篩選，選擇信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商作為合作對象。2.在選擇供應商時，應充分考慮供應商的生產能力、供貨穩定性、售后服務等因素，并要求供應商提供樣品進行質量檢驗。經檢驗合格的供應商，方可與其簽訂采購合同。3.與供應商簽訂的采購合同應明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。同時，應約定違約責任和爭議解決方式，以保障公司的合法權益。采購流程1.對于集中采購的贈品，行政部門根據采購計劃向選定的供應商發送采購訂單。采購訂單應詳細注明贈品的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等信息。2.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求及時組織生產和發貨，并在規定的交貨期內將贈品送達公司指定地點。行政部門負責對到貨贈品進行驗收，檢查贈品的數量、規格、質量等是否符合采購訂單要求。3.對于驗收合格的贈品，行政部門應辦理入庫手續，并填寫入庫單。入庫單應注明贈品的名稱、規格、數量、入庫時間等信息。對于驗收不合格的贈品，行政部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商限期更換或補貨。4.對于分散采購的贈品，由各部門按照采購計劃自行選擇供應商進行采購。采購完成后，各部門應將采購發票、入庫單等相關資料提交行政部門備案。行政部門負責對分散采購的贈品進行抽查核實，確保采購行為合規、贈品質量合格。贈品的存儲管理存儲場所1.公司應設立專門的贈品倉庫，用于存放各類贈品。贈品倉庫應具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保贈品的安全存儲。2.贈品倉庫應劃分不同的區域，分別存放不同種類、規格、用途的贈品，并設置明顯的標識牌，便于管理和查找。存儲要求1.贈品應按照類別、規格、批次等進行分類存放，遵循先進先出的原則，確保贈品在有效期內得到合理使用。2.對于易受潮、易變質、易損壞的贈品，應采取相應的防護措施，如密封包裝、防潮儲存、避免擠壓等，以保證贈品的質量不受影響。3.定期對贈品倉庫進行盤點，確保賬實相符。盤點工作應由行政部門組織，各相關部門配合進行。盤點結果應形成盤點報告，如發現賬實不符情況，應及時查明原因并進行處理。贈品的發放管理發放原則1.贈品發放應遵循公平、公正、公開的原則，確保符合條件的客戶或員工能夠及時、準確地獲得贈品。2.根據不同的市場推廣活動或員工福利政策，明確贈品的發放對象、發放標準和發放方式。發放對象應具有明確的界定，發放標準應合理、清晰，發放方式應便于操作和管理。發放流程1.活動策劃階段各部門在策劃市場推廣活動或制定員工福利政策時，應明確贈品的發放方案，包括發放對象、發放標準、發放時間、發放地點等內容，并將發放方案提交行政部門審核。行政部門對發放方案進行審核，重點審核方案的合理性、合規性以及與公司整體業務目標的一致性。審核通過后，發放方案方可實施。2.申請與審批階段符合贈品發放條件的客戶或員工，應按照規定的格式填寫贈品申請表，詳細說明申請的贈品名稱、數量、申請理由等信息，并提交至相關部門。相關部門收到贈品申請表后，應進行初步審核，核實申請人是否符合發放條件。審核通過后，將申請表提交行政部門審批。行政部門對申請表進行最終審批，審批通過后，在申請表上簽字蓋章，并通知申請人領取贈品。3.領取與發放階段申請人憑審批通過的贈品申請表到指定地點領取贈品。領取時，應在贈品發放登記表上簽字確認，注明領取日期、領取人姓名、身份證號碼等信息。發放人員按照登記表上的信息，向申請人發放相應的贈品，并在贈品上做好標記，防止重復領取。對于因特殊原因無法現場領取的贈品，發放人員應與申請人協商確定其他領取方式，并做好記錄。發放記錄與統計1.行政部門應建立健全贈品發放記錄檔案，詳細記錄每一次贈品發放的時間、對象、名稱、數量、發放方式等信息。發放記錄檔案應妥善保存，以備查詢和審計。2.定期對贈品發放情況進行統計分析，包括發放數量、發放對象分布、活動效果評估等內容。通過統計分析，總結經驗教訓，為后續的贈品管理和市場推廣活動提供參考依據。贈品的使用管理使用目的1.市場推廣：通過向客戶贈送贈品，吸引客戶關注公司產品或服務，提高品牌知名度和市場占有率。2.客戶關系維護：回饋老客戶，增強客戶對公司的認同感和忠誠度，促進長期合作關系的建立。3.員工福利：激勵員工，提高員工的工作積極性和歸屬感，營造良好的企業文化氛圍。使用范圍1.市場推廣活動：包括但不限于產品發布會、促銷活動、展會、廣告宣傳等。2.客戶關系維護活動：如節日慰問、客戶生日祝福、會員專屬活動等。3.員工福利項目：如年終禮品、節日福利、團隊建設活動獎品等。使用監督1.行政部門負責對贈品的使用情況進行監督檢查，確保贈品按照規定的用途和范圍使用，不得挪作他用。2.在贈品使用過程中，如發現有違規使用或浪費現象，行政部門應及時制止并進行調查處理。對于情節嚴重的，應追究相關責任人的責任。3.各部門應定期向行政部門匯報贈品的使用情況，包括使用效果、客戶反饋、員工滿意度等信息。行政部門根據各部門匯報情況，及時總結經驗，不斷完善贈品使用管理工作。贈品的成本核算與效益評估成本核算1.財務部門負責對贈品的采購成本、存儲成本、發放成本等進行核算，準確計算贈品的總成本。2.贈品采購成本包括采購價格、運輸費用、稅費等；存儲成本包括倉庫租金、倉儲設備折舊、保管費用等；發放成本包括人工費用、場地費用、宣傳費用等。3.定期對贈品成本進行分析，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，采取有效措施降低成本，提高贈品使用的經濟效益。效益評估1.建立贈品效益評估指標體系，對贈品在市場推廣、客戶關系維護、員工激勵等方面的效果進行評估。評估指標可包括品牌知名度提升、銷售額增長、客戶滿意度提高、員工工作積極性增強等。2.行政部門會同市場部門、銷售部門、人力資源部門等相關部門，定期對贈品效益進行評估分析。通過對比活動前后的數據變化，評估贈品使用對公司業務發展的貢獻程度。3.根據效益評估結果，總結經驗教訓，及時調整贈品管理策略和發放方案，提高贈品使用的針對性和有效性，實