局采購業務管理制度總則目的為加強本局采購業務管理，規范采購行為，提高采購效率，保證采購質量，控制采購成本，防范采購風險，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本局內部各部門及下屬單位的采購活動，包括但不限于辦公用品、設備物資、服務等各類采購項目。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商有平等參與競爭的機會，采購結果公正合理。3.效益原則：在滿足業務需求的前提下，追求采購成本最小化，實現采購效益最大化。4.誠信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行合同約定。采購組織與職責采購決策機構成立采購領導小組，由局領導班子成員及相關部門負責人組成。負責審議采購政策、重大采購項目及采購預算等事項，對采購活動進行決策和監督。采購執行部門設立采購辦公室，作為采購業務的具體執行部門。負責采購項目的組織實施，包括采購需求調研、采購文件編制、供應商選擇、合同簽訂與執行、采購驗收等工作。需求部門各部門作為采購需求的提出者，負責明確本部門的采購需求，配合采購辦公室開展采購相關工作，參與采購項目的驗收等環節。財務部門負責審核采購預算、支付采購款項，對采購活動的資金使用情況進行監督和管理。審計部門對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購結果的公正性等。采購預算管理預算編制1.各部門應根據年度工作計劃和實際需求，于每年規定時間內編制本部門下一年度采購預算，詳細列出采購項目、規格、數量、預計金額等。2.采購辦公室對各部門采購預算進行匯總、審核和平衡，結合全局資金狀況和業務發展需求，編制全局采購預算草案，報采購領導小組審議。3.采購預算經批準后，嚴格按照預算執行，不得隨意調整。如因特殊情況確需調整預算的，應按規定程序報經批準。預算執行與監控1.采購辦公室按照批準的采購預算組織采購活動，嚴格控制采購支出，確保不超預算。2.財務部門定期對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現并解決預算執行過程中存在的問題。3.采購辦公室應定期向采購領導小組匯報采購預算執行情況，接受監督檢查。采購流程采購需求提出1.各部門根據業務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、技術要求、預算金額、預計采購時間等內容，并經部門負責人簽字確認。2.對于專業性較強的采購項目，需求部門應組織相關專業人員進行論證，確保采購需求的合理性和準確性。采購申請審批1.《采購申請表》提交至采購辦公室，采購辦公室對采購申請進行初步審核，重點審核采購需求的合理性、完整性以及是否在預算范圍內等。2.經初步審核通過的采購申請，按照審批權限報相關領導審批。一般采購項目由采購辦公室負責人審批；重大采購項目需報采購領導小組審批。采購文件編制1.根據采購項目特點和需求，采購辦公室編制采購文件，包括招標文件、詢價文件、競爭性談判文件等。2.采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、合同條款等內容，確保采購文件的嚴謹性和公正性。3.在編制采購文件過程中，如涉及技術復雜或專業性強的內容，可邀請相關專家提供技術支持和咨詢意見。供應商選擇與管理1.采購辦公室通過多種渠道發布采購信息，邀請潛在供應商參與采購項目。發布渠道包括但不限于本局官網、采購平臺、行業媒體等。2.對報名參與采購項目的供應商進行資格審查，審查內容包括供應商的營業執照、資質證書、業績情況、信譽狀況等。3.根據采購文件規定的評標標準，組織評標委員會對符合資格要求的供應商進行評標，確定中標供應商或成交供應商。4.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、參與采購項目情況、履約情況等，對供應商進行動態管理和評價。對于表現優秀的供應商，在后續采購項目中給予優先考慮；對于出現嚴重違約行為的供應商，列入黑名單，禁止其參與本局采購活動。合同簽訂1.采購辦公室與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應與采購文件一致，并符合法律法規要求。2.合同簽訂前，應進行合法性審查，確保合同條款合法有效。合同簽訂后，應及時將合同副本送財務部門、審計部門等相關部門備案。采購執行與驗收1.采購辦公室按照合同約定組織供應商實施采購項目，跟蹤采購進度，協調解決采購過程中出現的問題。2.采購項目完成后，采購辦公室應及時組織需求部門、使用部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括采購項目的數量、規格、質量、性能等是否符合合同要求。3.驗收合格后，由驗收人員填寫《采購驗收報告》，經相關人員簽字確認。如驗收不合格，應及時與供應商協商解決，要求供應商采取整改措施或重新提供貨物/服務，直至驗收合格為止。采購付款1.供應商按照合同約定履行義務并提交相關付款申請資料后，采購辦公室對付款申請進行審核，審核內容包括合同執行情況、驗收情況、發票等。2.審核通過的付款申請，報財務部門復核。財務部門根據合同約定和資金狀況進行付款審批。3.財務部門按照審批結果及時支付采購款項，并做好賬務處理。采購方式公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的采購項目。通過發布招標公告，邀請不特定的供應商參加投標，按照規定的評標標準進行評標，確定中標供應商。邀請招標適用于具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的項目，或者采用公開招標方式的費用占采購項目總價值的比例過大的項目。由采購辦公室向符合資格條件的特定供應商發出投標邀請書，邀請其參加投標。競爭性談判適用于招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的采購項目。通過與不少于三家供應商進行談判，確定成交供應商。詢價適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目。向不少于三家供應商發出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格，根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的采購項目。由采購辦公室與單一供應商進行協商，簽訂采購合同。采購風險管理風險識別與評估1.采購辦公室定期對采購業務進行風險識別和評估，分析采購過程中可能存在的風險因素，如供應商違約、采購價格波動、采購質量問題、法律合規風險等。2.根據風險發生的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。風險應對措施1.針對不同等級的風險，制定相應的風險應對措施。對于高風險，應采取重點監控、加強管理等措施；對于中風險，應采取適當的控制措施進行防范；對于低風險，可進行一般關注。2.加強供應商管理，選擇信譽良好、實力較強的供應商，簽訂詳細的合同條款，明確雙方責任和義務，降低供應商違約風險。3.建立采購價格監控機制，及時掌握市場價格動態，通過談判、招標等方式爭取合理的采購價格，降低采購成本波動風險。4.加強采購質量控制，嚴格驗收程序，確保采購貨物和服務符合質量要求，減少質量問題風險。5.加強法律法規學習，確保采購活動合法合規，避免法律合規風險。監督與檢查內部監督1.審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購程序的執行情況、采購文件的編制與評審情況、合同簽訂與履行情況等。2.財務部門對采購資金使用情況進行監督，確保資金使用合規、安全。3.采購辦公室應建立內部自查機制，定期對采購業務進行自查自糾，及時發現和解決存在的問題。外部監督接受上級主管部門、財政部門、紀檢監察部門等外部機構的監督檢查，積極配合外部監督工作，對提出的問題及時整改落實。信息管理采購信息收集采購辦公室應廣泛收集各類采購信息，包括市場價格信息、供應商信息、采購政策法規信息等，為采購決策提供依據。采購信息共享建立采購信息共享平臺，實現采購需求、采購文件、采購結果等信息在采購辦公室、需求部門、財務部門、審計部門等相關部門之間的共享，提高工作效率和協同性。采購檔案管理采購辦公室負責建立采購檔案，對采購活動過程中