禮品庫存供應(yīng)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司禮品庫存供應(yīng)管理，規(guī)范禮品采購、存儲、發(fā)放等流程，確保禮品的合理使用和有效供應(yīng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及禮品庫存供應(yīng)的部門和人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和實際情況，合理確定禮品采購數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)。2.成本控制原則：在保證禮品質(zhì)量的前提下，通過優(yōu)化采購渠道、批量采購等方式，降低采購成本。3.規(guī)范管理原則：建立健全禮品庫存供應(yīng)管理制度，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和流程，確保管理工作規(guī)范有序。4.安全保障原則：加強(qiáng)禮品存儲管理，確保禮品安全，防止損壞、丟失等情況發(fā)生。二、禮品采購管理（一）采購需求預(yù)測1.各部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)計劃、客戶關(guān)系維護(hù)需求、節(jié)日慶典等情況，提前制定禮品采購需求計劃，并提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的需求計劃進(jìn)行匯總分析，結(jié)合公司歷史禮品使用數(shù)據(jù)和市場動態(tài)，預(yù)測禮品采購總量和種類，形成年度禮品采購預(yù)算草案。（二）采購預(yù)算編制與審批1.行政部門根據(jù)禮品采購需求預(yù)測結(jié)果，編制詳細(xì)的年度禮品采購預(yù)算，明確采購項目、數(shù)量、預(yù)計金額等內(nèi)容。2.禮品采購預(yù)算草案經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人審核后，提交公司財務(wù)部門進(jìn)行預(yù)算審核。財務(wù)部門根據(jù)公司財務(wù)狀況和預(yù)算安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，并提出調(diào)整建議。3.經(jīng)財務(wù)部門審核通過的禮品采購預(yù)算，報公司管理層審批。管理層根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和資源狀況，對采購預(yù)算進(jìn)行最終審批。（三）采購渠道選擇1.行政部門應(yīng)通過多種渠道進(jìn)行禮品采購，包括但不限于以下幾種：與供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，直接從供應(yīng)商處采購。參加各類禮品展銷會、洽談會，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。利用網(wǎng)絡(luò)采購平臺，進(jìn)行線上采購。2.在選擇采購渠道時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素，確保選擇到合適的供應(yīng)商。（四）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)實際需求，填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并提交至行政部門。2.采購審批：行政部門對各部門提交的采購申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、預(yù)算執(zhí)行情況等。審核通過后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.采購實施：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。4.到貨驗收：禮品到貨后，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。驗收合格后，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨等。三、禮品庫存管理（一）庫存分類與編號1.行政部門應(yīng)對禮品進(jìn)行分類管理，可根據(jù)禮品的用途、類型、價值等因素進(jìn)行分類。2.為便于庫存管理和查詢，應(yīng)對每類禮品進(jìn)行編號，并建立禮品庫存臺賬。臺賬內(nèi)容應(yīng)包括禮品編號、名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、存放位置、領(lǐng)用記錄等信息。（二）庫存存儲1.設(shè)立專門的禮品倉庫，確保倉庫環(huán)境安全、整潔、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.禮品應(yīng)按照分類和編號進(jìn)行存放，做到擺放整齊、標(biāo)識清晰，便于查找和盤點。3.定期對禮品倉庫進(jìn)行檢查，查看禮品的存儲狀況，如發(fā)現(xiàn)禮品有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時處理。（三）庫存盤點1.行政部門應(yīng)定期對禮品庫存進(jìn)行盤點，盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.盤點前，應(yīng)制定詳細(xì)的盤點計劃，明確盤點人員、范圍、時間、方法等。盤點人員應(yīng)認(rèn)真核對禮品庫存臺賬與實際庫存數(shù)量，確保賬實相符。3.盤點結(jié)束后，應(yīng)編制《禮品庫存盤點報告》，對盤點結(jié)果進(jìn)行詳細(xì)記錄和分析。如發(fā)現(xiàn)賬實不符情況，應(yīng)查明原因，提出處理意見，并及時調(diào)整庫存臺賬。（四）庫存預(yù)警1.設(shè)定禮品庫存預(yù)警線，當(dāng)庫存數(shù)量低于預(yù)警線時，行政部門應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門關(guān)注禮品庫存情況。2.根據(jù)不同禮品的采購周期、使用頻率等因素，合理確定庫存預(yù)警線。庫存預(yù)警線可分為紅色預(yù)警線（最低庫存）和黃色預(yù)警線（安全庫存）。四、禮品發(fā)放管理（一）發(fā)放流程1.需求申請：各部門因業(yè)務(wù)需要發(fā)放禮品時，應(yīng)填寫《禮品發(fā)放申請表》，詳細(xì)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、發(fā)放對象、發(fā)放原因等信息，并提交至行政部門。2.審批：行政部門對各部門提交的禮品發(fā)放申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括發(fā)放需求的合理性、庫存情況等。審核通過后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.發(fā)放：行政部門根據(jù)審批后的禮品發(fā)放申請，從禮品倉庫領(lǐng)取相應(yīng)禮品，并組織發(fā)放。發(fā)放時，應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（二）發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)1.公司應(yīng)根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場景和對象，制定合理的禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確禮品的種類、檔次、數(shù)量等要求。2.在執(zhí)行禮品發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行，不得擅自提高或降低發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)。如有特殊情況需要調(diào)整發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)報公司管理層審批。（三）發(fā)放記錄與跟蹤1.行政部門應(yīng)建立禮品發(fā)放臺賬，詳細(xì)記錄禮品的發(fā)放情況，包括發(fā)放時間、發(fā)放對象、禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.定期對禮品發(fā)放情況進(jìn)行跟蹤，了解禮品的使用效果和反饋意見。如發(fā)現(xiàn)問題或有改進(jìn)建議，應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，采取相應(yīng)措施加以解決。五、禮品報廢與處理（一）報廢條件1.禮品因損壞、變質(zhì)、過期等原因無法正常使用的，可申請報廢處理。2.禮品因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、戰(zhàn)略變更等原因不再需要的，可申請報廢處理。（二）報廢申請與審批1.禮品使用部門或保管人員發(fā)現(xiàn)禮品符合報廢條件時，應(yīng)填寫《禮品報廢申請表》，詳細(xì)注明禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、報廢原因等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對報廢申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括報廢原因的真實性、禮品的實際狀況等。審核通過后，報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）報廢處理1.經(jīng)審批同意報廢的禮品，行政部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行處理。處理方式可包括以下幾種：對于有一定價值的禮品，可進(jìn)行回收或變賣，變賣收入應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。對于無價值的禮品，可進(jìn)行銷毀處理，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保禮品徹底銷毀。2.在報廢處理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保處理過程合法合規(guī)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對禮品庫存供應(yīng)管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購流程、庫存管理、發(fā)放管理、報廢處理等環(huán)節(jié)。2.行政部門應(yīng)定期對禮品庫存供應(yīng)管理工作進(jìn)行自查自糾，及時發(fā)現(xiàn)問題并加以整改。（二）考核評價1.建立禮品庫存供應(yīng)管理工作考核評價機(jī)制，對各部門和相關(guān)人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核評價。考核評價指標(biāo)可包括采購成本控制、庫存管理水平、禮品發(fā)放準(zhǔn)確性、報廢處理合規(guī)性等方面。2.根據(jù)考核評價結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對存在問題