科研外事資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司科研外事資料的管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及科研外事活動所產生的資料管理，包括但不限于國際合作項目資料、學術交流資料、出國（境）培訓資料等。（三）管理原則1.集中統一原則：科研外事資料由公司指定的部門進行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類管理原則：根據資料的性質、來源、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保資料的安全和保密。4.規范高效原則：建立規范的資料管理流程，提高資料管理的效率和質量。二、資料范圍（一）國際合作項目資料1.項目合作協議、合同等文件。2.項目申報書、可行性研究報告等前期資料。3.項目實施過程中的會議紀要、工作報告、技術文檔等。4.項目驗收報告、成果鑒定證書等后期資料。（二）學術交流資料1.參加國際學術會議的邀請函、會議論文、交流材料等。2.在國際學術期刊上發表的論文、著作等。3.與國外科研機構、高校開展學術合作的往來信函、合作意向書等。（三）出國（境）培訓資料1.培訓邀請函、培訓計劃、課程安排等。2.培訓期間的學習筆記、考核成績、結業證書等。3.培訓回國后的總結報告、心得體會等。（四）其他外事資料1.與國外政府部門、企業等的往來信函、合作協議等。2.外事活動的照片、視頻等影像資料。3.其他與科研外事相關的資料。三、管理職責（一）公司外事管理部門1.負責制定和完善科研外事資料管理制度，并組織實施。2.負責科研外事資料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.負責對科研外事資料的利用情況進行統計和分析，為公司決策提供參考依據。4.負責與公司內部各部門及外部相關單位的溝通協調，確保科研外事資料的及時收集和有效利用。（二）項目負責人1.負責本項目科研外事資料的收集、整理和提交工作，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.按照公司外事管理部門的要求，及時將項目相關資料歸檔，并配合做好資料的保管和利用工作。3.在項目結束后，負責對項目科研外事資料進行總結和分析，為后續項目提供經驗借鑒。（三）公司其他部門1.協助公司外事管理部門做好科研外事資料的收集工作，及時提供本部門與科研外事相關的資料。2.在開展科研外事活動過程中，嚴格按照公司資料管理規定，妥善保管好本部門所產生的資料，并及時移交公司外事管理部門。四、資料收集（一）收集渠道1.項目負責人在項目實施過程中，負責及時收集本項目的各類科研外事資料，并按照要求進行整理和分類。2.參加國際學術會議、出國（境）培訓等外事活動的人員，應在活動結束后及時將相關資料提交給公司外事管理部門。3.公司外事管理部門通過與國外合作單位、學術機構等的溝通協調，主動收集與公司科研外事相關的資料。（二）收集要求1.資料應真實、準確、完整，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。2.資料應按照規定的格式和內容要求進行填寫和整理，確保資料的規范性和一致性。3.對于重要資料，應同時收集紙質版和電子版，并確保兩者內容一致。4.收集到的資料應及時進行登記，記錄資料的名稱、來源、日期、提交人等信息。五、資料整理（一）分類標準1.按照資料的性質，分為項目資料、學術交流資料、出國（境）培訓資料等類別。2.按照資料的來源，分為內部資料和外部資料。內部資料指公司內部各部門及員工產生的資料，外部資料指與國外合作單位、學術機構等往來的資料。3.按照資料的時間順序，分為前期資料、中期資料和后期資料。（二）整理方法1.對收集到的資料進行分類編號，建立資料目錄，便于查找和管理。2.對紙質資料進行裝訂、編頁，確保資料的整齊和牢固。3.對電子資料進行分類存儲，建立電子文檔索引，方便快速檢索。4.對資料中的重復內容進行清理，確保資料的簡潔性和準確性。六、資料歸檔（一）歸檔流程1.項目負責人或資料提交人按照資料整理要求，將整理好的資料提交給公司外事管理部門。2.公司外事管理部門對提交的資料進行審核，審核通過后進行歸檔。3.歸檔資料應按照類別和時間順序進行排列，存放在專門的檔案柜或存儲設備中，并建立相應的檔案目錄。（二）歸檔期限1.國際合作項目資料應在項目結束后[X]個工作日內歸檔。2.學術交流資料應在活動結束后[X]個工作日內歸檔。3.出國（境）培訓資料應在培訓結束后[X]個工作日內歸檔。4.其他外事資料應在產生后及時歸檔。七、資料保管（一）保管方式1.設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備等，確保資料的安全存放。2.對電子資料進行備份存儲，備份介質應定期進行檢查和更新，防止數據丟失。3.對于重要資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，確保資料的保密性。（二）保管期限1.國際合作項目資料、出國（境）培訓資料等重要資料的保管期限為[X]年。2.學術交流資料的保管期限為[X]年。3.其他外事資料的保管期限根據實際情況確定，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。2.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理。3.嚴格限制無關人員進入檔案庫房，確需查閱資料的，應按照規定辦理借閱手續。八、資料利用（一）利用范圍1.公司內部各部門在開展科研、生產、管理等工作中，需要查閱科研外事資料的，可以按照規定辦理借閱手續。2.公司員工因工作需要，在經公司批準后，可以查閱與本人工作相關的科研外事資料。3.外部單位因合作、交流等需要，查閱公司科研外事資料的，應按照公司相關規定辦理審批手續。（二）利用流程1.查閱人填寫《科研外事資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時間等信息，并提交所在部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交給公司外事管理部門審批。3.公司外事管理部門審批通過后，為查閱人提供相應的資料，并做好查閱記錄。4.查閱人應在規定的時間內歸還資料，不得擅自轉借或復印資料。如需復印資料，應按照規定辦理審批手續。（三）利用要求1.查閱人應愛護資料，不得在資料上涂改、標記、污損或撕毀。2.查閱人應嚴格遵守公司的保密規定，不得將查閱的資料泄露給無關人員。3.公司外事管理部門應定期對資料的利用情況進行統計和分析，評估資料的利用價值，為資料管理工作提供改進依據。九、資料保密（一）保密措施1.對涉及國家秘密、商業秘密等重要信息的科研外事資料，應按照國家有關保密法律法規進行管理，采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保資料的安全保密。2.在資料的收集、整理、歸檔、保管和利用過程中，嚴格遵守保密規定，對接觸資料的人員進行保密教育，簽訂保密協議。3.加強對檔案庫房、辦公場所等的安全管理，安裝必要的安全監控設備，防止資料被盜、被篡改或泄露。（二）保密責任1.公司外事管理部門負責科研外事資料保密工作的組織和實施，定期對保密制度的執行情況進行檢查和監督。2.項目負責人和資料提交人應嚴格遵守保密規定，對本項目的科研外事資料保密負責。3.公司員工在查閱、使用科研外事資料過程中，應嚴格遵守保密規定，如有違反，將依法追究其責任。十、資料銷毀（一）銷毀范圍1.超過保管期限且無保存價值的科研外事資料。2.因項目結束、合作終止等原因不再需要的科研外事資料。3.經鑒定屬于重復、無效或錯誤的科研外事資料。（二）銷毀流程1.公司外事管理部門定期對檔案進行清理，確定需要銷毀的資料清單，并填寫《科研外事資料銷毀申請表》。2.《科研外事資料銷毀申請表》經部門負責人審核、公司分管領導批準后，方可進行銷毀。3.銷毀資料時，應指定專人負責，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀方式可以采用焚燒、粉碎等，銷毀后應在《科研外事資料銷毀申請表》上記錄銷毀情況，并由銷毀人簽字確認。4.對涉及國家秘密、商業秘密等重要信息的資料，應按照國家有關保密規定進行銷毀，確保信息安全。十一、監督與檢查（一）監督機制1.公司外事管理部門負責對科研外事資料管理工作進行日常監督檢查，確保資料管理工作符合本制度的要求。2.公司內部審計部門定期對科研外事資料管理情況進行審計，檢查資料的收集、整理、歸檔、保管、利用等環節是否規范，是否存在違規行為。（二）檢查內容1.資料管理制度的執行情況，包括資料的收集、整理、歸檔、保管、利用、保密、銷毀等環節。2.資料的完整性、準確性和規范性，是否存在資料缺失、錯誤或不規范的情況。3.資料的安全保密情況，是否存在資料泄露、被盜、被篡改等安全隱患。4.資料的利用效率，是否充分發揮了資料的作用，為公司科研、生產、管理等工作提供了有效支持。（三）問題處理1.對于監督檢查中發現的問題，公司外事管理部門應及時下達整改通知書，要求責任部