密碼傳真室管理制度一、總則（一）目的為加強公司密碼傳真室的管理，規范密碼傳真的接收、發送、存儲等操作流程，確保公司信息的安全與準確傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門通過密碼傳真室進行的各類信息傳遞工作。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保密碼傳真信息不泄露，保障公司商業機密和敏感信息的安全。2.準確及時原則：準確接收、發送密碼傳真，確保信息傳遞的及時性和準確性，避免因延誤或錯誤導致工作失誤。3.規范操作原則：明確密碼傳真室的操作流程和職責分工，規范工作人員的行為，確保各項工作有序進行。二、管理職責（一）密碼傳真室管理人員職責1.負責密碼傳真設備的日常維護和管理：定期檢查設備運行狀況，確保設備正常使用；及時處理設備故障，保障設備的穩定運行。2.接收和發送密碼傳真：按照規定的操作流程，準確接收、發送密碼傳真，并做好記錄；對接收的傳真進行及時登記和分類整理，確保傳真不丟失、不遺漏。3.保管密碼傳真資料：妥善保管密碼傳真室的各類文件、資料和記錄，定期進行整理和歸檔；嚴格遵守保密規定，防止信息泄露。4.協助相關部門查詢密碼傳真記錄：根據工作需要，及時為相關部門提供密碼傳真的查詢服務，確保工作的順利開展。5.完成領導交辦的其他工作：積極配合公司其他部門的工作，完成領導臨時交辦的各項任務。（二）使用部門職責1.明確專人負責密碼傳真工作：各部門應指定一名專人負責與密碼傳真室的聯系，確保密碼傳真工作的順利進行。2.規范密碼傳真的使用：使用部門應按照公司規定的格式和內容要求發送密碼傳真，確保傳真信息的準確、完整；在發送密碼傳真前，應認真核對傳真內容，避免出現錯誤或遺漏。3.及時領取和處理密碼傳真：使用部門應及時到密碼傳真室領取本部門的密碼傳真，并在規定的時間內進行處理；對重要的傳真文件，應及時向部門負責人匯報，并按照領導的批示進行妥善處理。4.遵守保密規定：使用部門應嚴格遵守公司的保密制度，妥善保管從密碼傳真室領取的文件資料，不得隨意泄露或轉借他人；在工作結束后，應將不再使用的傳真文件及時歸還密碼傳真室。三、密碼傳真室工作流程（一）接收流程1.傳真接收：密碼傳真室管理人員應隨時關注傳真設備的接收情況，及時接收外來密碼傳真。2.記錄登記：收到傳真后，管理人員應立即在傳真登記表上詳細記錄傳真的發送日期、時間、發送方號碼、接收方號碼、傳真頁數等信息。3.分類整理：根據傳真內容的性質和部門歸屬，對接收的傳真進行分類整理。對于重要文件或緊急傳真，應在文件上標注“重要”或“緊急”字樣，并及時通知相關部門領取。4.通知領取：整理好傳真后，管理人員應及時通知相關部門到密碼傳真室領取傳真。通知方式可采用電話、郵件或內部通訊工具等，確保相關人員能夠及時收到通知。（二）發送流程1.填寫傳真申請表：使用部門如需發送密碼傳真，應填寫傳真申請表，詳細注明傳真的發送日期、時間、接收方號碼、傳真內容、頁數等信息，并經部門負責人簽字確認。2.提交申請表：將填寫好的傳真申請表提交至密碼傳真室管理人員。3.審核傳真內容：管理人員收到傳真申請表后，應認真審核傳真內容，確保傳真信息符合公司規定和保密要求。如發現問題，應及時與使用部門溝通并要求修改。4.發送傳真：審核通過后，管理人員按照申請表上的信息進行傳真發送操作。在發送過程中，應確保傳真設備正常運行，傳真內容清晰、完整。5.記錄存檔：傳真發送成功后，管理人員應在傳真登記表上記錄發送日期、時間、發送方號碼、接收方號碼、傳真頁數等信息，并將傳真申請表與傳真發送記錄一并存檔。（三）查詢流程1.提出查詢申請：相關部門因工作需要查詢密碼傳真記錄時，應填寫查詢申請表，注明查詢的日期范圍、傳真號碼、查詢內容等信息，并經部門負責人簽字確認。2.提交查詢申請：將填寫好的查詢申請表提交至密碼傳真室管理人員。3.審核查詢申請：管理人員收到查詢申請表后，應認真審核申請內容，確保查詢申請符合公司規定和工作需要。如發現問題，應及時與申請部門溝通并說明原因。4.提供查詢服務：審核通過后，管理人員根據查詢申請表上的信息，在密碼傳真室的存檔記錄中查找相關傳真記錄，并將查詢結果提供給申請部門。查詢結果可采用打印、復印或提供電子文檔等方式。5.記錄查詢情況：管理人員應在查詢申請表上記錄查詢日期、查詢內容、查詢結果等信息，并將查詢申請表與查詢記錄一并存檔。四、密碼傳真設備管理（一）設備配備1.根據公司業務需求，配備必要的密碼傳真設備，包括傳真機、打印機、掃描儀等。2.確保密碼傳真設備的性能穩定、功能齊全，能夠滿足公司日常工作的需要。（二）設備維護1.定期對密碼傳真設備進行維護保養，包括清潔設備表面、檢查設備連接線路、更換墨盒和硒鼓等耗材。2.按照設備使用說明書的要求，定期對設備進行軟件升級和系統維護，確保設備的正常運行和數據安全。3.建立設備維護檔案，記錄設備的維護情況、維修記錄、更換耗材等信息，以便于設備的管理和維護。（三）設備故障處理1.當密碼傳真設備出現故障時，管理人員應及時進行排查和處理。如遇無法解決的問題，應及時聯系設備供應商或專業維修人員進行維修。2.在設備維修期間，應采取臨時替代措施，確保密碼傳真工作的正常進行，避免因設備故障影響工作效率。3.對設備故障的原因、處理過程和結果進行詳細記錄，并將維修記錄存檔，以便于后續的設備管理和維護。五、密碼傳真資料管理（一）資料分類1.按照傳真內容的性質和用途，將密碼傳真資料分為行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等類別。2.對每一類別的傳真資料進行進一步細分，如行政文件可分為公司通知、會議紀要、規章制度等；業務文件可分為合同協議、業務報表、市場調研報告等。（二）資料歸檔1.定期對密碼傳真資料進行歸檔整理，確保資料的完整性和準確性。歸檔時間為每月末或每季度末，具體時間根據公司實際情況確定。2.按照資料分類和時間順序，將傳真資料裝訂成冊或存入電子文檔，并建立相應的檔案目錄，便于查詢和檢索。3.對重要的傳真資料，應進行備份存儲，以防止資料丟失或損壞。備份存儲方式可采用光盤、硬盤或云存儲等。（三）資料保管1.密碼傳真室應設置專門的資料保管區域，確保資料存放安全、有序。2.嚴格限制非密碼傳真室管理人員進入資料保管區域，確需進入的，應經密碼傳真室負責人批準，并進行登記。3.定期對資料保管區域進行檢查，確保資料無損壞、無丟失、無霉變等情況。如發現問題，應及時采取措施進行處理。（四）資料查閱1.因工作需要查閱密碼傳真資料時，應填寫查閱申請表，注明查閱的資料名稱、日期范圍、查閱原因等信息，并經部門負責人簽字確認。2.將填寫好的查閱申請表提交至密碼傳真室管理人員。管理人員根據申請內容，在資料保管區域查找相關資料，并提供給查閱人員。3.查閱人員應在密碼傳真室指定的區域內查閱資料，不得將資料帶出密碼傳真室。如需復印或摘抄資料，應經密碼傳真室管理人員同意，并按照規定進行操作。4.查閱結束后，查閱人員應將查閱的資料歸還密碼傳真室管理人員，并在查閱申請表上簽字確認查閱情況。六、保密管理（一）保密制度1.嚴格遵守國家有關保密法律法規和公司的保密制度，對密碼傳真室涉及的各類信息予以保密。2.密碼傳真室管理人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.加強對密碼傳真室工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致信息泄露。（二）保密措施1.對密碼傳真設備設置密碼保護，防止未經授權的人員使用設備。2.在密碼傳真室安裝監控設備，對進入密碼傳真室的人員和設備操作情況進行監控，確保信息安全。3.對密碼傳真資料進行加密存儲，采用加密軟件或密碼鎖等方式對重要資料進行加密處理，防止資料被非法獲取。4.嚴格控制密碼傳真資料的傳閱范圍，禁止無關人員接觸和傳閱密碼傳真文件。如需傳閱，應經部門負責人批準，并進行登記。（三）保密監督與檢查1.定期對密碼傳真室的保密工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.對違反保密制度的行為進行嚴肅處理，視情節輕重給予警告、罰款、辭退等處罰；構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、人員培訓（一）培訓計劃1.根據密碼傳真室工作需要和人員實際情況，制定年度培訓計劃。培訓計劃應包括培訓內容、培訓時間、培訓方式等。2.培訓內容應涵蓋密碼傳真設備操作技能、保密知識、工作流程等方面，確保工作人員能夠熟練掌握密碼傳真室的各項工作技能。（二）培訓方式1.內部培訓：定期組織密碼傳真室工作人員進行內部培訓，由經驗豐富的管理人員或專業技術人員擔任培訓講師，對相關知識和技能進行講解和演示。2.外部培訓：根據工作需要，選派密碼傳真室工作人員參加外部專業培訓課程或研討會，學習先進的管理經驗和技術知識，提高工作人員的業務水平。3.在線學習：利用網絡平臺提供的在線學習資源，組織工作人員進行自主學習，拓寬知識面，提升工作能力。（三）培訓考核1.對參加培訓的工作人員進行考核，考核方式可采用理論考試、實際操作、工作表現評估等多種形式。2.考核結果作為工作人員績效評估和晉升的重要依據之一