缺乏公司文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高公司運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)及全體員工在工作中形成、使用、流轉(zhuǎn)和保存的各類(lèi)文件。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于：公司內(nèi)部規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、通知、信函、合同、協(xié)議、技術(shù)資料、財(cái)務(wù)報(bào)表等各類(lèi)書(shū)面及電子文檔。（四）管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由行政部門(mén)統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文件管理的規(guī)范性和一致性。2.分級(jí)負(fù)責(zé)原則：各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的收集、整理、保管和使用，并對(duì)文件的真實(shí)性、完整性和保密性負(fù)責(zé)。3.及時(shí)有效原則：文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔等環(huán)節(jié)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行，確保文件的時(shí)效性和有效性。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密規(guī)定，確保文件信息的安全與保密。二、文件分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.行政文件：包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、報(bào)告、通知、信函等。2.人事文件：包括員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)文件：包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、合同協(xié)議等。4.業(yè)務(wù)文件：包括市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)訂單、技術(shù)方案、項(xiàng)目文檔等。5.其他文件：指不屬于上述分類(lèi)的其他文件，如各類(lèi)證書(shū)、榮譽(yù)文件等。（二）文件編號(hào)1.文件編號(hào)采用“部門(mén)代碼+年份+順序號(hào)”的格式，確保文件編號(hào)的唯一性。2.部門(mén)代碼由行政部門(mén)統(tǒng)一制定并公布，各部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用。3.年份為文件形成的公元年份，取后兩位數(shù)字。4.順序號(hào)為該部門(mén)當(dāng)年形成文件的流水號(hào)，從001開(kāi)始依次編號(hào)。例如：行政部2023年第10號(hào)文件編號(hào)為XZ23010。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關(guān)部門(mén)或人員負(fù)責(zé)，應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需要，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰、簡(jiǎn)潔。2.起草文件應(yīng)使用規(guī)范的格式和語(yǔ)言，引用法律法規(guī)和公司制度時(shí)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.文件內(nèi)容涉及多個(gè)部門(mén)的，應(yīng)由主辦部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同起草。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)文件的內(nèi)容、格式、準(zhǔn)確性、合規(guī)性等進(jìn)行全面審核，并簽署審核意見(jiàn)。2.對(duì)于重要文件或涉及多個(gè)部門(mén)的文件，應(yīng)提交行政部門(mén)進(jìn)行初審，行政部門(mén)初審?fù)ㄟ^(guò)后，再提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審核人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)文件存在的問(wèn)題提出修改意見(jiàn)，起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見(jiàn)及時(shí)進(jìn)行修改完善。四、文件批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.文件經(jīng)審核通過(guò)后，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和公司實(shí)際情況，對(duì)文件進(jìn)行審批，并簽署批準(zhǔn)意見(jiàn)。2.對(duì)于涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)或需要公司全體員工遵守的文件，應(yīng)經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布。（二）發(fā)布1.文件批準(zhǔn)后，由行政部門(mén)負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式和渠道進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布渠道包括公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、公告欄、郵件等。2.行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)將發(fā)布的文件通知到相關(guān)部門(mén)和人員，并確保文件的有效傳達(dá)。3.文件發(fā)布后，起草部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件的紙質(zhì)版或電子版提交行政部門(mén)進(jìn)行歸檔保存。五、文件使用與借閱（一）使用1.公司員工應(yīng)根據(jù)工作需要，在權(quán)限范圍內(nèi)使用公司文件。使用文件時(shí)應(yīng)注意保護(hù)文件的完整性和保密性，不得擅自修改、涂抹、復(fù)印、轉(zhuǎn)借文件。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行使用和管理，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向無(wú)關(guān)人員透露文件內(nèi)容。（二）借閱1.因工作需要借閱公司文件的，應(yīng)填寫(xiě)《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批通過(guò)后，借閱人持申請(qǐng)表到行政部門(mén)辦理借閱手續(xù)。行政部門(mén)應(yīng)登記借閱文件的相關(guān)信息，并將文件提供給借閱人。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還文件時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)檢查文件的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失或泄密情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。六、文件歸檔與保管（一）歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門(mén)應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類(lèi)準(zhǔn)確、編目清晰，并按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保存。2.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)版和電子版兩種形式進(jìn)行保存，紙質(zhì)版文件應(yīng)裝訂成冊(cè)，電子版文件應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢(xún)和利用。（二）保管1.行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，負(fù)責(zé)公司文件的集中保管。文件檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全措施，確保文件的安全與完整。2.文件檔案室應(yīng)建立文件保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄文件的名稱(chēng)、編號(hào)、歸檔日期、保管期限、借閱情況等信息，并定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)核對(duì)。3.對(duì)于超過(guò)保管期限的文件，行政部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀。鑒定工作應(yīng)由行政部門(mén)牽頭，會(huì)同相關(guān)部門(mén)共同進(jìn)行，銷(xiāo)毀文件應(yīng)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，并做好銷(xiāo)毀記錄。七、文件保密管理（一）保密范圍1.公司文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、客戶(hù)信息等屬于保密范圍的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理。2.保密文件包括但不限于：公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)報(bào)表、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)、技術(shù)方案、合同協(xié)議、客戶(hù)名單等。（二）保密措施1.接觸保密文件的人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.保密文件應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保密柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限。3.在文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、借閱、歸檔等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件信息泄露。4.對(duì)于因工作需要必須在非保密場(chǎng)所處理保密文件的，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，如限制人員接觸、使用加密設(shè)備等。（三）保密監(jiān)督與檢查1.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)公司文件保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反公司文件保密制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的應(yīng)依法追究法律責(zé)任。八、文件信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)1.公司應(yīng)建立完善的文件管理信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的電子化起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、歸檔、查詢(xún)、借閱等功能。2.文件管理信息化系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)信息共享和協(xié)同辦公。（二）數(shù)據(jù)維護(hù)1.行政部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件管理信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)維護(hù)工作，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和準(zhǔn)確無(wú)誤。2.定期對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并異地存放。（三）安全管理1.加強(qiáng)文件管理信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等安全設(shè)備，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對(duì)系統(tǒng)用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)用戶(hù)的工作職責(zé)和權(quán)限范圍，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由行政部門(mén)負(fù)責(zé)