耗材動態維護管理制度一、總則（一）目的為了加強公司耗材的管理，規范耗材的采購、使用、庫存等環節，確保耗材的合理配置與有效利用，降低公司運營成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在辦公、生產等活動中涉及的各類耗材的管理。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際業務需求，合理安排耗材采購計劃，避免浪費。2.成本控制原則：在保證耗材質量的前提下，通過優化采購渠道、合理庫存管理等措施，降低采購成本和庫存成本。3.規范管理原則：建立健全耗材管理制度和流程，明確各部門及人員職責，確保管理工作規范化、標準化。二、職責分工（一）采購部門1.負責根據各部門提交的耗材需求計劃，結合庫存情況，制定年度、季度和月度采購計劃。2.尋找、評估、選擇合格的耗材供應商，建立供應商檔案，并定期對供應商進行考核。3.負責與供應商簽訂采購合同，跟進采購訂單的執行情況，確保按時、按質、按量到貨。4.負責采購成本的控制與分析，定期對采購價格進行比較和評估，爭取最優采購價格。（二）使用部門1.負責本部門耗材需求的統計與預測，每月[具體日期]前向采購部門提交下月耗材需求計劃。2.嚴格按照操作規程使用耗材，確保耗材的合理利用，避免浪費和損壞。3.負責對本部門領用的耗材進行日常管理，包括登記、保管等，并定期進行盤點。4.發現耗材使用異常或質量問題時，及時向采購部門反饋，并協助采購部門進行處理。（三）倉庫管理部門1.負責耗材的驗收入庫、存儲保管、發放領用等工作。2.建立耗材庫存臺賬，定期進行盤點，確保賬實相符。3.按照規定的存儲條件和要求，妥善保管耗材，防止損壞、變質和丟失。4.根據采購部門的到貨通知，及時組織驗收入庫，對驗收不合格的耗材，及時與采購部門溝通處理。（四）財務部門1.負責審核耗材采購預算，監督采購資金的使用情況。2.負責對耗材采購、庫存等相關費用進行核算和賬務處理。3.定期對耗材成本進行分析，為公司成本控制提供財務數據支持。（五）質量管理部門1.負責對采購的耗材進行質量檢驗，確保所采購的耗材符合公司規定的質量標準。2.對耗材使用過程中的質量問題進行跟蹤和分析，提出改進措施和建議。三、采購管理（一）采購計劃制定1.各部門應根據本部門業務發展情況、耗材使用頻率等因素，合理預測耗材需求，并于每月[具體日期]前填寫《耗材需求計劃表》，提交至采購部門。2.采購部門收到各部門的《耗材需求計劃表》后，結合庫存情況進行匯總分析，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確耗材的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。3.采購計劃需經采購部門負責人審核后，報公司分管領導審批。如遇特殊情況需要臨時采購的，應填寫《臨時采購申請表》，說明采購原因、采購物品明細等，按審批流程進行審批。（二）供應商選擇與管理1.采購部門應通過多種渠道尋找潛在的耗材供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對供應商進行調查和評估，包括供應商的資質、信譽、產品質量、價格水平、售后服務等方面。2.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、產品質量情況、價格等內容。定期對供應商進行考核，考核指標包括交貨及時性、產品質量合格率、售后服務滿意度等。3.根據考核結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于不合格的供應商及時進行淘汰，并尋找新的供應商替代。（三）采購合同簽訂1.采購部門根據審批后的采購計劃，與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等內容。2.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給相關部門，如倉庫管理部門、財務部門等，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購訂單執行1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物品的詳細信息、交貨時間、交貨地點等要求。2.采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保按時、按質、按量到貨。如遇供應商交貨延遲、產品質量問題等情況，采購部門應及時采取措施，如催促供應商盡快交貨、要求供應商更換產品等，并將相關情況及時反饋給相關部門。3.倉庫管理部門在收到采購的耗材后，應按照驗收標準進行驗收。驗收合格的，辦理入庫手續；驗收不合格的，應及時通知采購部門與供應商協商處理。四、庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在收到采購的耗材后，應及時組織驗收。驗收內容包括耗材的名稱、規格、型號、數量、質量等是否與采購合同一致。2.驗收合格的耗材，倉庫管理部門應填寫《入庫單》，注明耗材的名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，并辦理入庫手續。入庫單一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交采購部門，一聯交財務部門。3.對于驗收不合格的耗材，倉庫管理部門應填寫《不合格品處理單》，注明不合格原因，并及時通知采購部門與供應商協商處理。處理方式包括退貨、換貨、補貨等。（二）存儲保管1.倉庫管理部門應根據耗材的特性和要求，設置專門的存儲區域，并按照規定的存儲條件進行保管。對于易燃易爆、有毒有害等危險耗材，應設置專門的危險品倉庫進行存放，并采取相應的安全防護措施。2.倉庫管理部門應建立耗材庫存臺賬，詳細記錄耗材的入庫、出庫、庫存數量等信息。庫存臺賬應定期與財務部門的賬目進行核對，確保賬賬相符。3.倉庫管理部門應定期對耗材進行盤點，盤點周期為[具體周期]。盤點時，應認真核對庫存數量與庫存臺賬記錄是否一致，如有差異應及時查明原因，并填寫《盤點差異表》，報相關部門處理。（三）發放領用1.使用部門因工作需要領用耗材時，應填寫《領用申請表》，注明領用耗材的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人審批后，到倉庫管理部門辦理領用手續。2.倉庫管理部門根據審批后的《領用申請表》，核實庫存情況后，發放相應的耗材，并填寫《出庫單》。出庫單一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交領用部門，一聯交財務部門。3.倉庫管理部門應按照先進先出的原則發放耗材，避免耗材積壓過期。對于貴重耗材或限量領用的耗材，應實行專人專管，嚴格控制領用數量。五、使用管理（一）使用規范1.各部門應加強對員工的培訓，使其熟悉各類耗材的使用方法和操作規程，確保正確使用耗材，避免因操作不當造成浪費和損壞。2.員工在使用耗材時，應根據實際工作需要合理領用，不得隨意多領、浪費。對于可回收利用的耗材，應進行回收再利用。3.如發現耗材使用過程中出現異常情況，如質量問題、性能下降等，應及時停止使用，并向相關部門報告。（二）使用監督1.各部門負責人應加強對本部門耗材使用情況的監督檢查，定期統計本部門耗材的使用量和使用情況，發現問題及時糾正。2.公司行政部門應不定期對各部門的耗材使用情況進行抽查，對浪費嚴重、違規使用耗材的部門和個人進行通報批評，并責令其限期整改。六、成本控制與分析（一）成本控制措施1.采購部門應通過與供應商談判、招標等方式，爭取最優采購價格。定期對采購價格進行比較和分析，尋找價格更優的供應商。2.倉庫管理部門應合理控制庫存水平，避免庫存積壓或缺貨。根據耗材的使用頻率和采購周期，制定合理的安全庫存標準，并定期進行庫存盤點和清理，及時處理積壓和過期的耗材。3.使用部門應加強對耗材的管理，提高耗材的使用效率，減少浪費。鼓勵員工采用節能、環保的耗材使用方式，降低耗材消耗成本。（二）成本分析1.財務部門應定期對耗材成本進行核算和分析，包括采購成本、庫存成本、使用成本等方面。分析耗材成本的構成和變化趨勢，找出成本控制的關鍵點和存在的問題。2.采購部門應定期對采購成本進行分析，評估采購價格的合理性和采購效益。分析采購過程中存在的問題，如供應商選擇不當、采購合同執行不力等，并提出改進措施和建議。3.倉庫管理部門應定期對庫存成本進行分析，評估庫存管理的效果。分析庫存周轉率、庫存積壓情況等指標，找出庫存管理中存在的問題，并提出優化庫存管理的措施和建議。七、盤點與清查（一）盤點計劃1.倉庫管理部門應制定年度盤點計劃，明確盤點的范圍、時間、人員安排等內容。盤點計劃需經倉庫管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。2.年度盤點計劃應涵蓋公司內所有的耗材庫存，包括原材料、輔助材料、辦公用品等。盤點時間應選擇在業務相對清淡的時期，以減少對正常工作的影響。（二）盤點實施1.盤點前，倉庫管理部門應組織相關人員對盤點區域進行清理和整理，確保庫存物品擺放整齊、標識清晰。同時，準備好盤點所需的工具和表格，如盤點表、計算器等。2.盤點人員應按照盤點計劃，對庫存耗材進行逐一清點，并記錄實際數量、規格、型號等信息。盤點過程中，應注意賬實相符情況，如有差異應及時記錄并查明原因。3.對于貴重耗材或數量較大的耗材，應進行重點盤點。盤點結束后，盤點人員應將盤點結果匯總填寫在《盤點表》上，并簽字確認。（三）清查結果處理1.倉庫管理部門應根據盤點結果，編制《盤點報告》，詳細說明盤點情況、賬實差異及原因分析等內容。《盤點報告》需經倉庫管理部門負責人審核后，報公司分管領導審批。2.對于賬實相符的情況，倉庫管理部門應將盤點結果與庫存臺賬進行核對，確保賬目準確無誤。對于賬實不符的情況，應根據差異原因進行分類處理：屬于正常損耗的，經審批后調整庫存賬目；屬于保管不善造成的損失，應查明責任，由責任人負責賠償；屬于其他原因造成的差異，應及時查明原因，并采取相應的措施進行處理。八、信息化管理（一）建立耗材管理系統1.公司應建立完善的耗材管理系統，實現對耗材采購、庫存、使用等環節的信息化管理。耗材管理系統應具備采購計劃制定、供應商管理、采購訂單執行、入庫管理、庫存管理、發放領用、成本核算、盤點清查等功能模塊。2.各部門應通過耗材管理系統提交耗材需求計劃、領用申請等信息，采購部門、倉庫管理部門等應通過系統進行采購訂單下達、入庫出庫操作等，財務部門應通過系統進行成本核算和賬務處理。（二）數據維護與更新1.倉庫管理部門應定期對耗材管理系統中的庫存數據進行維護和更新，確保庫存信息的準確性和及時性。如遇庫存數量變化、耗材信息變更等情況，應及時在系統中進行記錄和調整。2.采購部門應定期對耗材管理系統中的供應商信息進行維護和更新，包括供