erp采購管理制度總則目的本制度旨在規(guī)范公司ERP采購管理流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購活動的公開、公平、公正，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有通過ERP系統(tǒng)進行的采購活動，包括原材料、零部件、設備、辦公用品等各類物資的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下，追求采購成本的最小化和經(jīng)濟效益的最大化。3.公開公平公正原則：采購過程應透明，所有供應商享有平等的參與機會，按照公正的評審標準進行采購決策。4.協(xié)同合作原則：采購部門應與各相關部門密切配合，協(xié)同工作，確保采購工作與公司整體運營目標相一致。采購流程采購申請1.需求部門提交申請各需求部門根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營計劃及實際需求，在ERP系統(tǒng)中填寫采購申請單。申請單應詳細注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、技術要求等信息。2.審核與批準采購申請單提交后，由需求部門負責人進行初步審核，確保申請內(nèi)容真實、合理。審核通過后，流轉至相關審批領導進行最終批準。審批領導應根據(jù)公司預算、庫存情況等因素進行綜合考量，決定是否批準采購申請。采購計劃制定1.采購部門匯總采購部門定期收集各需求部門的采購申請單，進行匯總分析。結合公司庫存狀況、生產(chǎn)計劃安排等，制定月度采購計劃。2.采購計劃調(diào)整在采購計劃執(zhí)行過程中，如遇市場變化、生產(chǎn)計劃調(diào)整等因素，采購部門應及時對采購計劃進行調(diào)整，并重新提交相關領導審批。供應商選擇與管理1.供應商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。對于新的采購項目，根據(jù)物資需求特點，從數(shù)據(jù)庫中篩選或開發(fā)潛在供應商。對潛在供應商進行實地考察、資質(zhì)審核，評估其生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制水平、價格水平、售后服務等方面的情況，確定合格供應商名單。2.供應商評估與考核采購部門定期對供應商進行評估與考核，評估指標包括交貨及時性、產(chǎn)品質(zhì)量、價格合理性、售后服務等。根據(jù)評估結果，對供應商進行等級劃分，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予獎勵，對于不合格供應商采取警告、暫停合作或淘汰等措施。3.供應商關系維護采購部門與供應商保持密切溝通，定期召開供應商會議，及時反饋公司需求變化及對供應商的要求。協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題，建立良好的合作關系，促進供應商不斷改進和提高服務水平。采購訂單下達1.訂單創(chuàng)建采購部門根據(jù)批準的采購計劃和選定的供應商，在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建采購訂單。訂單內(nèi)容應準確反映采購申請單中的各項信息，并明確交貨日期、交貨地點、付款方式等條款。2.訂單審核與確認采購訂單創(chuàng)建后，由采購部門負責人進行審核，確保訂單信息準確無誤。審核通過后，發(fā)送給供應商進行確認。供應商應在規(guī)定時間內(nèi)對訂單進行確認，如無異議，則視為接受訂單條款。采購合同簽訂1.合同起草對于金額較大、采購周期較長或涉及重要物資的采購項目，采購部門應起草采購合同。合同內(nèi)容應包括雙方的權利義務、物資規(guī)格數(shù)量、價格條款、交貨方式、質(zhì)量標準、驗收方法、付款方式、違約責任等詳細條款。2.合同審核與簽訂采購合同起草完成后，提交法務部門進行法律審核，確保合同符合法律法規(guī)要求。審核通過后，由公司法定代表人或授權代表與供應商簽訂采購合同。合同簽訂后，采購部門應將合同副本存檔，并在ERP系統(tǒng)中關聯(lián)相應的采購訂單。采購執(zhí)行與跟蹤1.訂單執(zhí)行采購部門按照采購訂單要求，跟蹤供應商的生產(chǎn)進度和交貨情況。及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時、按質(zhì)、按量交付。如遇供應商無法按時交貨等異常情況，采購部門應及時采取措施，如調(diào)整采購計劃、尋找替代供應商等，以減少對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響。2.到貨驗收物資到貨前，采購部門應通知相關驗收部門做好驗收準備工作。驗收部門按照合同約定的質(zhì)量標準和驗收方法對到貨物資進行檢驗。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。付款管理1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同約定和到貨驗收情況，在ERP系統(tǒng)中提交付款申請單。付款申請單應注明采購訂單號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附上相關的發(fā)票、驗收報告等憑證。2.付款審批付款申請單提交后，按照公司財務審批流程進行審核。審核通過后，由財務部門安排付款。采購風險管理市場風險1.價格波動風險密切關注市場價格動態(tài)，通過與供應商談判、簽訂長期合同、套期保值等方式，降低價格波動對采購成本的影響。2.供應短缺風險建立供應商應急管理機制，與多家供應商保持合作關系，及時了解市場供應情況。在供應短缺時，能夠迅速調(diào)整采購渠道，確保物資供應。質(zhì)量風險1.供應商質(zhì)量風險加強對供應商的質(zhì)量管理，定期對供應商進行質(zhì)量審核和評估。要求供應商提供質(zhì)量保證文件，增加驗收環(huán)節(jié)的檢驗頻次和嚴格程度。2.驗收風險建立科學合理的驗收標準和流程，明確驗收責任。加強驗收人員的培訓，提高驗收水平，確保不合格物資不流入公司。合同風險1.合同條款風險在簽訂采購合同前，仔細審查合同條款，確保合同條款明確、合理、合法。避免合同中的模糊條款、歧義條款，防范合同糾紛。2.合同執(zhí)行風險建立合同執(zhí)行跟蹤機制，及時掌握合同執(zhí)行情況。對于合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應商溝通協(xié)商，確保合同順利履行。信息管理ERP系統(tǒng)操作規(guī)范1.權限管理根據(jù)采購業(yè)務流程和崗位職責，設定不同人員在ERP系統(tǒng)中的操作權限。確保只有經(jīng)過授權的人員才能進行相應的操作，防止信息泄露和誤操作。2.數(shù)據(jù)錄入與維護采購人員應及時、準確地在ERP系統(tǒng)中錄入采購相關數(shù)據(jù)，包括采購申請、訂單下達、到貨驗收、付款等信息。定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。采購數(shù)據(jù)分析1.數(shù)據(jù)統(tǒng)計與報表生成利用ERP系統(tǒng)提供的數(shù)據(jù)分析功能，定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成采購報表。報表內(nèi)容包括采購金額、采購數(shù)量、供應商分布、采購周期等信息。2.數(shù)據(jù)分析與決策支持通過對采購數(shù)據(jù)的深入分析，挖掘采購活動中的潛在問題和規(guī)律。為采購決策提供數(shù)據(jù)支持，如優(yōu)化采購計劃、調(diào)整供應商策略、降低采購成本等。監(jiān)督與考核內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督審計部門定期對采購活動進行審計，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.紀檢監(jiān)察部門監(jiān)督紀檢監(jiān)察部門對采購活動中的違規(guī)違紀行為進行監(jiān)督檢查。對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)違紀問題，依法依規(guī)進行嚴肅處理。考核評價1.考核指標設定建立采購部門和采購人員的考核評價體系，考核指標包括采購任務完成情況、采購成本控制、采購質(zhì)量保障、供應商管理、合同執(zhí)行等方面。2.考核方式與周期考核方式采用定量與定性相結合的方法，定期對采購部門和采購人員進行考核評價。考核周期為季度考核和年度考核相結合。3.考核結果應用根據(jù)考核結果