管理機(jī)關(guān)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理機(jī)關(guān)檔案工作，有效地保護(hù)和利用檔案，提高公司管理水平和工作效率，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司管理機(jī)關(guān)各部門(mén)及全體員工在工作中形成的、具有保存價(jià)值的各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案管理。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司管理機(jī)關(guān)檔案由公司綜合管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.分類(lèi)科學(xué)原則。按照檔案的來(lái)源、形成時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，便于檔案的整理、保管和利用。3.確保安全原則。采取必要的安全防護(hù)措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案信息服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)公司設(shè)立綜合管理部門(mén)作為檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司管理機(jī)關(guān)檔案的具體管理工作。（二）綜合管理部門(mén)職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定并組織實(shí)施公司檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和銷(xiāo)毀公司管理機(jī)關(guān)各類(lèi)檔案。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平。5.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境符合要求，保障檔案安全。6.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。7.為公司各部門(mén)提供檔案咨詢(xún)和服務(wù)，協(xié)調(diào)解決檔案工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。8.監(jiān)督、指導(dǎo)公司所屬各單位的檔案管理工作。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司管理機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等紙質(zhì)文件材料。2.公司管理機(jī)關(guān)的重要合同、協(xié)議、章程、制度、決議等檔案資料。3.公司管理機(jī)關(guān)的各類(lèi)會(huì)議紀(jì)要、簡(jiǎn)報(bào)、內(nèi)部刊物等。4.公司管理機(jī)關(guān)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的圖表、圖紙、照片、音像等資料。5.公司管理機(jī)關(guān)工作人員因公出差、學(xué)習(xí)、培訓(xùn)等形成的各類(lèi)文件材料。6.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）檔案收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案材料的及時(shí)、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，認(rèn)真核對(duì)檔案材料，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充和完善。3.對(duì)重要檔案材料，應(yīng)采取必要的措施進(jìn)行妥善保管，防止丟失和損壞。4.每年[具體時(shí)間]前，各部門(mén)應(yīng)將上一年度形成的檔案材料整理后移交至綜合管理部門(mén)。（三）檔案整理1.綜合管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案材料后，應(yīng)按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行整理。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.整理檔案時(shí)，應(yīng)按照文件材料的類(lèi)別、時(shí)間順序等進(jìn)行排列，編制檔號(hào)，并填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄。4.對(duì)破損、褪色的檔案材料應(yīng)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。5.整理后的檔案應(yīng)裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔號(hào)、年度、保管期限等信息。四、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)公司管理機(jī)關(guān)檔案分為文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等類(lèi)別。1.文書(shū)檔案：主要包括公司管理機(jī)關(guān)在日常工作中形成的各類(lèi)文件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄等。2.科技檔案：包括公司在科研、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面形成的圖紙、技術(shù)文件、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。3.會(huì)計(jì)檔案：指公司財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。4.人事檔案：包含公司員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、培訓(xùn)記錄等。5.聲像檔案：記錄公司重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景、人物事跡等的照片、錄音、錄像等資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.檔號(hào)由全宗號(hào)、年度、分類(lèi)號(hào)、案卷號(hào)組成。2.全宗號(hào)：暫定為公司名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)，如[公司名稱(chēng)首字母縮寫(xiě)]。3.年度：采用公元紀(jì)年，如“20XX”。4.分類(lèi)號(hào)：根據(jù)檔案分類(lèi)方案，分別用不同的字母或數(shù)字表示各類(lèi)檔案，如文書(shū)檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示等。5.案卷號(hào)：按照檔案整理順序依次編排，每年度從“001”開(kāi)始編號(hào)。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.公司應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、防蟲(chóng)藥品、消防器材等，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境適宜。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置檔案架、檔案柜等存儲(chǔ)設(shè)備，按照檔案類(lèi)別和保管期限進(jìn)行分類(lèi)存放。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保存期限為[具體年限]年，主要包括公司在一定時(shí)期內(nèi)具有重要價(jià)值的文件材料。3.短期保管的檔案：保存期限為[具體年限]年，主要是一般性的文件材料。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，嚴(yán)禁在庫(kù)房?jī)?nèi)吸煙、存放易燃、易爆物品等。4.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的訪問(wèn)權(quán)限，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）檔案鑒定1.公司定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門(mén)會(huì)同相關(guān)部門(mén)組成鑒定小組，對(duì)檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合考慮檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證作用，確定檔案的存毀。（二）檔案銷(xiāo)毀1.對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并進(jìn)行監(jiān)銷(xiāo)。3.檔案銷(xiāo)毀前，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)監(jiān)銷(xiāo)人員簽字后存檔。4.禁止擅自銷(xiāo)毀檔案，嚴(yán)禁將應(yīng)銷(xiāo)毀檔案出售或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個(gè)人。七、檔案的利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則。檔案利用應(yīng)遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，不得損害公司利益和他人合法權(quán)益。2.服務(wù)工作原則。檔案利用應(yīng)緊密?chē)@公司中心工作，為公司各項(xiàng)決策和業(yè)務(wù)活動(dòng)提供支持。3.嚴(yán)格審批原則。檔案利用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序，確保檔案信息的安全和合理使用。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案的。2.公司員工因個(gè)人事項(xiàng)需要查閱本人人事檔案的。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)的。（三）利用程序1.查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)綜合管理部門(mén)審批。2.綜合管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合條件的予以批準(zhǔn)，并通知查閱人到檔案庫(kù)房查閱檔案。3.查閱人應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自摘抄、復(fù)制、涂改、銷(xiāo)毀檔案。如需摘抄、復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱檔案完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，由檔案管理人員核對(duì)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.信息系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合公司檔案管理需求的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、查詢(xún)、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。3.安全保障體系建設(shè)：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，采取數(shù)據(jù)備份、加密、用戶(hù)認(rèn)證等措施，確保檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息管理系統(tǒng)的操作技能，及時(shí)準(zhǔn)確地錄入檔案信息。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.嚴(yán)格控制檔案信息管理系統(tǒng)的訪問(wèn)權(quán)限，防止信息泄露。九、檔案人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案人員職責(zé)1.檔案管理人員應(yīng)熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等具體工作，確保檔案工作的正常開(kāi)展。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并向上級(jí)匯報(bào)。4.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平。