小企業發票管理制度總則1.目的為加強公司發票管理，規范發票開具、取得、保管及使用行為，防范稅務風險，維護公司合法權益，根據《中華人民共和國發票管理辦法》及其實施細則等相關法律法規，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司經營活動相關的發票管理工作。3.基本原則公司發票管理遵循依法依規、準確及時、安全保密的原則。確保發票的開具、取得、使用符合國家稅收法律法規要求，真實反映公司經濟業務，妥善保管發票資料，防止發票丟失、損毀及違規使用。發票的開具1.開具范圍公司銷售商品、提供服務以及從事其他經營活動對外發生經營業務收取款項，收款方應向付款方開具發票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發票。具體包括但不限于以下業務：銷售產品：包括主營業務產品及其他銷售業務。提供勞務：如加工、修理修配勞務，以及其他各類服務。出租資產：包括房屋、設備等資產的出租。讓渡資產使用權：如商標、專利等無形資產的授權使用。2.開具要求必須在發生經營業務確認營業收入時開具發票，未發生經營業務一律不準開具發票。開具發票應當按照規定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發票專用章。填寫發票時，項目齊全，內容真實，字跡清楚，全部聯次一次打印，內容完全一致。其中，客戶名稱應填寫全稱，不得簡寫；產品或服務名稱、規格型號、數量、單價、金額等應準確無誤；備注欄應按要求填寫相關信息，如業務內容、地點、聯系方式等。發票開具金額應與實際交易金額相符，不得虛開發票。嚴禁開具與實際經營業務情況不符的發票，包括但不限于開具虛假品名、數量、單價、金額等。開具增值稅專用發票時，應確保購買方信息準確無誤，包括名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等。同時，應按照增值稅專用發票開具規定正確選擇稅率、填寫稅額等內容。3.開具流程業務部門在與客戶簽訂合同或達成交易意向后，應及時將相關信息傳遞給財務部門。信息內容包括客戶名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號（適用于開具增值稅專用發票）、交易內容、金額、數量、交貨時間等。財務部門根據業務部門提供的信息，確認符合開票條件后，由開票人員按照發票開具要求開具發票。開票人員應認真核對發票內容，確保準確無誤后打印發票。發票開具完成后，開票人員應在發票登記簿上登記發票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、發票用途等信息，并及時將發票聯或抵扣聯交付給客戶。對于增值稅專用發票，抵扣聯應單獨裝訂成冊，妥善保管。如因客戶信息變更等原因需要重新開具發票的，業務部門應及時通知財務部門，并提供相關證明文件。財務部門核實情況后，按照規定開具紅字發票沖減原發票，并重新開具正確的發票。發票的取得1.取得范圍公司在購買商品、接受服務以及從事其他經營活動支付款項時，應當向收款方取得發票。具體包括但不限于以下業務：采購原材料、商品等貨物。接受加工、修理修配勞務及其他各類服務。租賃房屋、設備等資產。使用商標、專利等無形資產支付的費用。2.取得要求取得發票時，應確保發票內容真實、完整、合法。發票應具備發票聯、抵扣聯（適用于增值稅專用發票）等基本聯次，且各聯次內容一致。發票上應加蓋銷售方發票專用章，印章清晰、完整。發票專用章的名稱應與銷售方名稱一致。發票開具日期應符合實際交易時間，不得提前或滯后開具。發票上的各項內容應與實際交易相符，不得更改發票內容。如因特殊原因需要修改發票內容的，應由銷售方重新開具發票。取得增值稅專用發票時，應仔細核對發票上的購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等內容，確保信息準確無誤。同時，應及時認證發票，在規定的認證期限內申報抵扣進項稅額。3.取得流程業務部門在發生采購業務或接受服務前，應與供應商或服務提供商明確發票開具要求，確保取得合規發票。在交易完成后，業務經辦人員應及時向供應商或服務提供商索取發票，并對發票的真實性、完整性進行初步審核。審核內容包括發票開具日期、發票號碼、客戶名稱、貨物或服務名稱、數量、單價、金額、稅率、稅額、發票專用章等。業務經辦人員將審核無誤的發票提交給財務部門。財務部門在收到發票后，應再次進行審核，重點審核發票的合規性、與業務的一致性以及抵扣聯的認證情況等。對于不符合要求的發票，財務部門應及時通知業務經辦人員與供應商溝通，要求其重新開具合規發票。財務部門審核通過的發票，應按照財務核算要求進行賬務處理，并妥善保管發票。對于增值稅專用發票，應及時認證抵扣，并在認證通過的次月申報期內申報抵扣進項稅額。發票的保管1.保管責任公司財務部門負責發票的統一保管工作，指定專人負責發票的收發、登記、存放及歸檔等管理工作。各部門應積極配合財務部門做好發票管理工作，確保本部門取得的發票及時、完整地移交財務部門。2.保管方式公司應設立專門的發票保管場所，配備必要的保險柜、文件柜等保管設備，確保發票存放安全。發票保管場所應保持干燥、通風良好，防止發票受潮、霉變、蟲蛀等。發票應按照發票種類、號碼順序進行存放，便于查找和核對。同時，應建立發票登記簿，詳細記錄發票的取得、開具、作廢、紅字沖銷、丟失、銷毀等情況。發票登記簿應包括發票號碼、開具日期、客戶名稱、金額、發票用途、取得或開具部門、經手人等信息。對于增值稅專用發票，應單獨設立專柜保管，并與其他發票分開存放。增值稅專用發票抵扣聯應按月裝訂成冊，加具封面，注明月份、抵扣聯張數、金額、稅額等內容，并由專人負責保管。3.保管期限發票及發票登記簿的保管期限按照國家稅收法律法規規定執行。一般情況下，發票存根聯和發票登記簿應保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。在保管期限內，應妥善保管發票資料，不得擅自銷毀。4.安全防范措施加強對發票保管人員的安全教育，提高安全意識，防止發票被盜、丟失等情況發生。安裝必要的安全防護設施，如監控設備、防盜報警裝置等，確保發票保管場所的安全。定期對發票保管情況進行檢查，發現問題及時處理。如發現發票丟失、被盜等情況，應立即報告財務部門負責人，并及時向稅務機關掛失報備。發票的使用1.使用范圍公司發票僅限于在本公司經營活動范圍內按照規定用途使用，不得轉借、轉讓、代開發票；不得自行擴大專用發票使用范圍；不得虛構經營業務活動、虛開發票。2.使用要求嚴格按照發票開具規定使用發票，不得開具與實際經營業務不符的發票。如因業務需要開具特殊類型發票（如農產品收購發票、二手車銷售統一發票等），應按照相關規定辦理審批手續，并確保符合開具條件。發票使用過程中，應妥善保管發票，不得丟失、損毀。如發現發票丟失或損毀，應立即報告財務部門，并按照規定程序向稅務機關掛失報備。同時，應采取必要措施防止因發票丟失或損毀給公司造成損失。不得擅自涂改、撕毀發票。如因填寫錯誤等原因需要作廢發票的，應在發票各聯次上注明“作廢”字樣，并全聯次留存。作廢發票應與發票登記簿一同保存，以備稅務機關檢查。對于增值稅專用發票，應嚴格按照增值稅專用發票使用規定進行開具、認證、抵扣等操作。不得違規開具紅字專用發票，如因銷售折讓、中止或者退回等原因需要開具紅字專用發票的，應按照規定的程序辦理。3.使用監督財務部門應定期對公司發票使用情況進行檢查，重點檢查發票開具是否合規、取得是否真實、保管是否妥善等。發現問題及時督促整改，并記錄檢查情況。公司內部審計部門應不定期對發票管理情況進行審計監督，檢查發票管理制度的執行情況，發現違規行為及時提出整改意見，并追究相關人員責任。稅務機關等相關部門進行檢查時，公司應積極配合，如實提供發票使用情況及相關資料，接受稅務機關的監督管理。發票的作廢與紅字發票開具1.發票作廢當月開具的發票，如發生銷貨退回、開票有誤等情形，收到退回的發票聯、抵扣聯符合作廢條件的，按作廢處理；開具時發現有誤的，可即時作廢。作廢發票應在防偽稅控系統中將相應的數據電文按“作廢”處理，在紙質發票（含未打印的發票）各聯次上注明“作廢”字樣，全聯次留存。作廢發票的原因、日期、號碼、客戶名稱、金額等信息應在發票登記簿中詳細記錄。2.紅字發票開具一般納稅人開具增值稅專用發票后，發生銷貨退回、開票有誤、應稅服務中止等情形但不符合發票作廢條件，或者因銷貨部分退回及發生銷售折讓的，可以開具紅字專用發票。開具紅字專用發票應按照稅務機關規定的程序辦理。首先，由購買方在增值稅發票管理新系統中填開并上傳《開具紅字增值稅專用發票信息表》，主管稅務機關通過網絡接收納稅人上傳的《信息表》，系統自動校驗通過后，生成帶有“紅字發票信息表編號”的《信息表》，并將信息同步至納稅人端系統中。銷售方憑稅務機關系統校驗通過的《信息表》開具紅字專用發票，在新系統中以銷項負數開具。紅字專用發票應與《信息表》一一對應。開具紅字普通發票的，比照紅字專用發票開具規定執行。銷售方應在收回原發票并注明“作廢”字樣后，重新開具銷售發票；需要開具紅字發票的，應在開具紅字發票后將該筆業務的相應記賬憑證復印件報送主管稅務機關備案。發票的遺失處理1.遺失報告如發生發票遺失情況，發票保管人員或相關責任人應立即向財務部門負責人報告，并在發現遺失后的[X]個工作日內書面報告稅務機關。報告內容應包括發票遺失的時間、地點、發票種類、號碼、金額、涉及業務等詳細信息。2.登報聲明在向稅務機關報告的同時，應在稅務機關指定的報刊上刊登遺失聲明，聲明作廢。登報聲明應包含發票遺失的詳細信息，如發票名稱、發票號碼、開票日期、金額等，以公告該發票失效，防止被他人冒用。3.后續處理根據稅務機關要求，提供相關證明材料，如遺失情況說明、登報聲明、業務合同等，配合稅務機關進行調查核實。對于因發票遺失可能導致的稅務風險及經濟損失，應進行評估并采取相應的防范措施。如涉及增值稅專用發票遺失且已認證抵扣的，應按照稅務機關規定辦理相關手續，確保稅務處理合規。稅務風險防范與責任追究1.稅務風險防范加強對員工的稅務知識培訓，提高員工對發票管理及稅務法規的認識和理解，確保員工在日常工作中能夠正確開具、取得和使用發票，避免因操作不當引發稅務風險。定期組織財務人員參加稅務培訓和學習，及時了解稅收政策法規的變化，掌握最新的發票管理要求和稅務處理方法，確保公司發票管理工作符合稅收法律法規的規定。建立健全稅務風險預警機制，對公司發票管理及稅務申報等情況進行實時監控和分析，及時發現潛在的稅務風險點，并采取有效措施加以防范和化解。2