小公司文檔管理制度總則目的為加強公司文檔管理，確保公司文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。文檔管理原則1.集中統一原則：公司文檔由行政部集中管理，確保文檔的一致性和規范性。2.分類管理原則：根據文檔的性質、用途等進行分類，便于查找和使用。3.安全保密原則：嚴格控制文檔的訪問權限，確保文檔信息不泄露。4.便捷高效原則：優化文檔管理流程，提高文檔處理效率，方便員工使用。文檔分類與編號文檔分類1.行政文件：包括公司文件、通知、報告、會議紀要等。2.人事檔案：員工個人資料、勞動合同、績效考核記錄等。3.財務文件：財務報表、預算、報銷憑證等。4.業務文檔：項目文檔、客戶資料、銷售合同等。5.技術文檔：產品說明書、技術方案、研發資料等。6.其他文檔：如公司證照、榮譽證書、培訓資料等。文檔編號1.行政文件編號：[年份][部門代碼][文件序號]，如2023AD001。2.人事檔案編號：[員工工號]。3.財務文件編號：[年份][財務類別代碼][文件序號]，如2023CF001。4.業務文檔編號：[項目代碼][文檔類別代碼][文件序號]，如PM202301SC001。5.技術文檔編號：[產品代碼][文檔類別代碼][文件序號]，如P202301TD001。6.其他文檔編號：[年份][文檔類別代碼][文件序號]，如2023OT001。文檔的形成與收集文檔形成1.各部門及員工應及時形成各類文檔，確保文檔內容真實、準確、完整。2.文檔撰寫應符合公司規定的格式和要求，語言規范、邏輯清晰。文檔收集1.各部門指定專人負責本部門文檔的收集工作，定期將文檔提交至行政部。2.對于重要會議、活動等產生的文檔，相關部門應在會議結束或活動完成后[X]個工作日內提交。3.員工離職時，應將個人保管的公司文檔全部移交至行政部。文檔的整理與歸檔文檔整理1.行政部收到各部門提交的文檔后，應及時進行整理。2.按照文檔分類標準，對文檔進行分類、排序，去除重復、無效的文檔。3.對文檔進行編號、編目，建立文檔索引。文檔歸檔1.整理后的文檔應及時歸檔至相應的檔案柜或電子存儲系統。2.紙質文檔應按照類別存放在檔案柜中，標識清晰，便于查找。3.電子文檔應按照分類目錄進行存儲，命名規范，確保能夠快速檢索。文檔的借閱與使用借閱申請1.員工因工作需要借閱文檔，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等。2.《文檔借閱申請表》經部門負責人審批后，交行政部辦理借閱手續。借閱審批1.行政部根據文檔的密級和重要性進行審批。2.一般文檔由行政部負責人審批；涉及公司機密的文檔需經公司領導審批。借閱期限1.普通文檔借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長，應重新辦理借閱手續。2.重要或機密文檔借閱期限不超過[X]個工作日，特殊情況需經公司領導批準。借閱歸還1.借閱人應在規定期限內歸還所借文檔，如需續借，應提前[X]個工作日向行政部提出申請。2.歸還文檔時，行政部應檢查文檔的完整性和準確性，如有損壞或遺失，借閱人應負責賠償。文檔使用1.借閱人應妥善保管所借文檔，不得擅自轉借、復印、傳播或用于其他非工作目的。2.在文檔使用過程中，如需對文檔進行修改或標注，應事先征得行政部同意。文檔的保管與維護保管環境1.行政部應設置專門的文檔保管場所，確保環境安全、干燥、通風。2.檔案柜應定期進行檢查和維護，防止文檔受潮、發霉、蟲蛀等。電子文檔保管1.建立電子文檔備份制度，定期對重要電子文檔進行備份，備份存儲介質應異地存放。2.安裝必要的殺毒軟件和防火墻，防止電子文檔被病毒感染或惡意攻擊。文檔維護1.定期對文檔進行清查，核對文檔的數量、完整性和準確性。2.對于破損、褪色或字跡模糊的文檔，應及時進行修復或復制。文檔的保密與銷毀保密措施1.嚴格控制文檔的訪問權限，根據文檔的密級設置不同的訪問級別。2.涉及公司機密的文檔應在顯著位置標注“機密”字樣，并采取加密存儲、專人保管等措施。3.員工應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露文檔內容。銷毀審批1.對于已失去保存價值的文檔，由行政部提出銷毀申請，填寫《文檔銷毀申請表》。2.《文檔銷毀申請表》經部門負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。銷毀方式1.紙質文檔應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文檔信息無法恢復。2.電子文檔應采用格式化、刪除等方式進行銷毀，并進行數據擦除處理，防止數據恢復。銷毀記錄1.對文檔銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、文檔名稱、數量等。2.銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。文檔管理的監督與考核監督檢查1.行政部定期對公司文檔管理工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.各部門應配合行政部的監督檢查工作，如實提供相關文檔和資料。考核評價1.將文檔管理工作納入員工績效考核體系，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反文檔管理制度的部門和個人，視情節輕重給