自營商品采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司自營商品采購流程，確保采購活動的合規性、高效性和經濟性，保障公司利益，滿足公司業務發展對商品的需求，提高公司市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司所有自營商品的采購活動，包括但不限于各類商品的采購、供應商選擇與管理、采購合同簽訂與執行、采購成本控制等相關環節。3.基本原則合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規、政策以及公司內部各項規章制度。效益性原則：在確保商品質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益，實現公司利益最大化。公開、公平、公正原則：采購過程應透明化，對所有供應商一視同仁，通過公平競爭選擇優質供應商，確保采購結果公正合理。質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和商品，以滿足公司業務運營和客戶需求。二、采購組織與職責1.采購部門職責負責制定采購計劃和預算，根據公司業務需求和市場情況，合理安排采購任務。開發、選擇、評估和管理供應商，建立供應商檔案，維護良好的供應商關系。組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況，確保合同有效履行。負責采購訂單的下達、跟進和協調，及時處理采購過程中的問題和異常情況。收集、分析市場信息，掌握商品價格動態，為采購決策提供依據。參與公司商品庫存管理，協助控制庫存水平，避免積壓或缺貨。人員分工采購經理全面負責采購部門的日常管理工作，制定采購部門工作計劃和目標，并組織實施。領導采購團隊完成采購任務，監督采購流程的執行情況，確保采購工作的順利進行。參與重大采購項目的決策，協調與其他部門的溝通與協作，解決采購過程中的重大問題。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提出改進采購工作的建議和措施。采購專員根據采購計劃和預算，負責具體采購任務的執行，包括供應商聯系、詢價、比價、議價等工作。協助采購經理進行供應商開發、評估和管理，收集供應商信息，建立供應商檔案。負責采購合同的起草、審核、簽訂和執行跟蹤，確保合同條款符合公司要求，合同有效履行。及時處理采購過程中的訂單變更、交貨延遲等問題，與供應商協商解決方案，并向采購經理匯報。協助進行采購成本控制，參與市場調研，分析價格走勢，為降低采購成本提供建議。2.需求部門職責根據公司業務發展需要，提出準確、詳細的商品采購需求，包括商品規格、數量、質量要求、交貨時間等。參與采購供應商的評估和選擇，提供專業意見和建議。協助采購部門進行采購合同的評審，確保合同條款符合業務需求。負責接收采購的商品，對商品的數量、質量進行驗收，并及時反饋驗收結果。對采購商品的使用情況進行跟蹤和反饋，為后續采購提供參考依據。人員分工部門負責人全面負責本部門采購需求的審核和匯總，確保需求的合理性和準確性。參與采購供應商的評估和選擇，從業務角度提供專業意見，確保采購商品符合部門業務需求。協調本部門與采購部門之間的溝通與協作，解決采購過程中涉及本部門的問題。需求專員根據部門業務需要，及時準確地提出商品采購需求，詳細填寫采購申請單。協助采購部門進行供應商評估和選擇，提供與采購商品相關的技術、質量等方面的信息。參與采購合同的評審，對合同中涉及業務需求的條款進行審核，確保合同符合部門實際需求。負責采購商品的初步驗收，及時反饋驗收情況，協助處理驗收過程中出現的問題。三、采購流程1.采購申請需求部門根據業務發展需要，填寫《采購申請單》，詳細注明采購商品的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計交貨時間、用途等信息。《采購申請單》需經部門負責人審核簽字，確保需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購申請，還需提交公司相關領導審批。2.采購計劃制定采購部門收到經審批的《采購申請單》后，結合公司庫存情況、市場供應情況和采購預算，制定詳細的采購計劃。采購計劃應明確采購商品的種類、數量、采購時間、采購方式等內容，并報采購經理審核。3.供應商選擇與評估采購專員根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其公司資質、產品質量、價格水平、交貨能力、售后服務等方面的信息，建立供應商信息庫。采購部門組織相關人員（如需求部門代表、質量控制人員等）對篩選后的供應商進行實地考察和評估，填寫《供應商評估表》。評估內容包括供應商的生產能力、質量管理體系、環保情況、財務狀況、信譽口碑等。根據評估結果，選擇合格的供應商，并將其列入合格供應商名單。對于重要商品或長期合作的供應商，采購部門應定期進行復評，確保供應商持續滿足公司要求。4.采購談判與合同簽訂采購專員與選定的供應商就采購商品的價格、數量、交貨時間、質量標準、付款方式等條款進行談判。談判過程中應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。根據談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法、合規、完整、清晰。采購合同經采購部門審核后，提交法務部門進行法律審核。審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂采購合同。5.采購訂單下達采購合同簽訂后，采購專員根據合同條款，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確采購商品的詳細信息、交貨時間、交貨地點、運輸方式等內容。采購訂單下達后，采購專員應跟蹤訂單執行情況，及時與供應商溝通訂單進度，確保供應商按時、按質、按量履行合同。6.商品驗收采購商品到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。需求部門組織相關人員（如質量檢驗人員、倉庫管理人員等）按照采購合同和相關標準對采購商品進行驗收。驗收內容包括商品的數量、規格、型號、質量、外觀等。驗收合格的商品，由需求部門在《驗收單》上簽字確認，并辦理入庫手續。對于驗收不合格的商品，采購部門應及時與供應商溝通協商解決方案，如退貨、換貨、補貨等，并跟蹤處理結果。7.付款結算采購商品驗收合格且入庫后，采購部門應及時整理相關發票、合同、驗收單等資料，提交財務部門進行付款申請。財務部門根據公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。審核通過后，按照規定的付款方式和時間向供應商支付貨款。采購部門應跟蹤付款情況，確保供應商按時收到貨款，并與供應商保持良好的溝通，維護公司的信譽。四、采購成本控制1.預算控制采購部門應根據公司年度經營計劃和財務預算，制定采購預算，并嚴格按照預算執行采購任務。在采購過程中，如遇特殊情況需要調整采購預算，應按照公司預算調整流程進行審批，確保采購成本在可控范圍內。2.價格管理采購專員應定期收集市場價格信息，分析價格走勢，建立價格檔案。通過與供應商談判、招標、詢價等方式，爭取最優惠的采購價格。對于常用商品，采購部門應建立價格比較機制，定期與不同供應商進行價格對比，選擇價格合理的供應商進行采購。在采購談判中，采購專員應充分了解供應商的成本結構和利潤空間，運用談判技巧，爭取降低采購價格。同時，要避免單純追求低價而忽視商品質量和供應商服務。3.成本分析與優化采購部門應定期對采購成本進行分析，對比不同時期、不同供應商的采購價格和成本構成，找出成本控制的關鍵點和優化空間。根據成本分析結果，采購部門可以采取以下措施優化采購成本：優化采購批量，通過合理確定采購數量，享受批量折扣，降低單位采購成本。優化采購渠道，拓展供應商資源，引入競爭機制，降低采購價格。優化采購流程，簡化不必要的環節，提高采購效率，降低采購費用。五、供應商管理1.供應商開發采購部門應根據公司業務發展需要和采購需求，主動尋找潛在供應商。通過網絡搜索、行業展會、供應商推薦、客戶介紹等多種渠道，收集供應商信息。對收集到的供應商信息進行初步篩選，評估其基本資質、生產能力、產品質量、價格水平等方面是否符合公司要求。對于符合初步篩選條件的供應商，采購部門組織相關人員進行實地考察。考察內容包括供應商的生產車間、質量管理體系、環保情況、倉庫管理等方面。實地考察后，填寫《供應商考察報告》。根據實地考察結果和《供應商考察報告》，采購部門決定是否將該供應商納入合格供應商名單。如決定納入，應建立供應商檔案，記錄其基本信息、聯系方式、合作歷史、評估情況等內容。2.供應商評估采購部門定期（每年至少一次）對合格供應商進行評估。評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。采購部門組織相關人員（如需求部門代表、質量控制人員、倉庫管理人員等）對供應商進行綜合評估，填寫《供應商評估表》。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。根據供應商評估結果，采購部門對供應商采取相應的管理措施：對于評估結果為優秀的供應商，給予更多的合作機會和優惠政策，如優先采購、增加采購量、延長付款期限等。對于評估結果為良好的供應商，繼續保持合作關系，定期溝通，督促其改進不足之處。對于評估結果為合格的供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，考慮淘汰。對于評估結果為不合格的供應商，立即終止合作關系，并從合格供應商名單中刪除。3.供應商激勵與約束激勵措施建立供應商獎勵機制，對在產品質量、交貨期、價格、服務等方面表現優秀的供應商給予獎勵，如頒發榮譽證書、給予現金獎勵、增加合作機會等。與優質供應商建立長期穩定的合作關系，通過簽訂長期合作協議、提供預付款等方式，激勵供應商提高產品質量和服務水平，降低成本。約束措施在采購合同中明確供應商的違約責任，如交貨延遲、產品質量不合格、售后服務不到位等情況下應承擔的賠償責任。對于違反合同約定或多次出現質量問題、交貨延遲等情況的供應商，采取警告、罰款、暫停合作、終止合作等措施進行約束。六、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。2.風險應對措施市場風險密切關注市場動態，及時收集市場價格、供求關系等信息，加強市場分析和預測，制定靈活的采購策略，降低市場波動對采購成本和供應的影響。與多個供應商建立合作關系，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商壟斷或供應中斷帶來的風險。供應商風險加強供應商管理，定期對供應商進行評估和審核，確保供應商具備穩定的生產能力、良好的質量控制體系和信譽。在采購合同中約定供應商的違約責任和賠償條款，對供應商的違約行為進行約束。同時，建立供應商應急管理機制，在供應商出現突發情況時能夠及時采取替代措施，保證供應的連續性。質量風險嚴格把控采購商品的質量標準，在采購合同中明確質量要求和驗收標準。加強驗收環節的管理，確保采購商品符合質量要求。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對質量不合格的商品及時進行退換貨處理，并追究供應商的責任。合同風險加強采購合同的起草、審核和簽訂管理，確保合同條款合法、合規、完整、清晰，明確雙方的權利和義務。定期對采購合同的執行情況進行跟蹤和檢查，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。對于合同變更或解除，嚴格按照合同約定和公司相關規定辦理手續。法律風險采購活動必須遵守國家法律法規和政策要求，采購部門應加強對法律法規的學習和培訓，確保采購行為合法合規。在采購合同簽訂前，提交法務部門進行法律審核，避免合同存在法律漏洞和風險。對于重大采購項目，可聘請專業法律顧問提供法律支持。七、監督與考核1.內部監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等。審計部門有權調閱采購相關文件、資料，對采購人員和相關部門進行詢問和調查。對于審計發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.采購部門自我監督采購部門應建立內部監督機制，定期對采購工作進行自查自糾。采購經理負責監督采購專員的工作，確保采購流程規范執行，采購任務按時完成。采購專員應定期對自己的采購工作進行總結和反思，發現問題及時整改。同時，采購部門內部應加強溝通與協作，形成相互監督、相互制約的工作氛圍。3.考核機制建立采購部門和采購人員考核制度，對采購部門的工作業績和采購人員的工作表現進行考核評價。考核指標采購任務完成率：考核采購部門是否按照采購計劃按時完成采購任務。采購成本控制：考核采購部門是否有效控制采購成本，實際采購價格與預算價格的差異率。商品質量合格率：考核采購商品的質量是否符合要求，驗收合格的商品數量占采購商品總數量的比例。供應商管理：考核采購部門對供應商的開發、評估、管理情況，供應商滿意度等