電腦耗材領(lǐng)用管理制度一、總則1.目的為規(guī)范公司電腦耗材的領(lǐng)用管理，確保電腦設(shè)備的正常運(yùn)行，合理控制成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在工作中使用的各類(lèi)電腦耗材的領(lǐng)用管理。3.定義本制度所稱電腦耗材，是指用于電腦設(shè)備的各類(lèi)消耗性材料，包括但不限于打印機(jī)墨盒、硒鼓、打印紙、復(fù)印紙、鼠標(biāo)、鍵盤(pán)、U盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等。二、職責(zé)分工1.行政部門(mén)負(fù)責(zé)電腦耗材的統(tǒng)一采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)和發(fā)放工作。定期盤(pán)點(diǎn)電腦耗材庫(kù)存，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確，并根據(jù)庫(kù)存情況及時(shí)提出采購(gòu)計(jì)劃。制定電腦耗材的領(lǐng)用流程和相關(guān)表單，指導(dǎo)員工正確填寫(xiě)和使用。對(duì)各部門(mén)電腦耗材的使用情況進(jìn)行監(jiān)督和統(tǒng)計(jì)分析，提出節(jié)約使用的建議和措施。2.使用部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)電腦耗材的需求統(tǒng)計(jì)和申領(lǐng)工作，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)與行政部門(mén)對(duì)接。監(jiān)督本部門(mén)員工正確使用電腦耗材，避免浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。配合行政部門(mén)做好電腦耗材的盤(pán)點(diǎn)工作，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和信息。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核電腦耗材的采購(gòu)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)，確保費(fèi)用支出的合理性和合規(guī)性。根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)電腦耗材的采購(gòu)、領(lǐng)用和庫(kù)存情況進(jìn)行賬務(wù)處理。三、采購(gòu)管理1.采購(gòu)計(jì)劃行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)電腦耗材的庫(kù)存情況、使用頻率以及各部門(mén)的需求預(yù)測(cè)，每月制定電腦耗材采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息。各部門(mén)如有特殊的電腦耗材需求，應(yīng)提前向行政部門(mén)提出申請(qǐng)，行政部門(mén)在審核后納入采購(gòu)計(jì)劃。2.供應(yīng)商選擇行政部門(mén)應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)完善的供應(yīng)商作為合作伙伴。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，根據(jù)評(píng)估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄，確保采購(gòu)的電腦耗材符合公司要求。3.采購(gòu)流程行政部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)的品種、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等條款。供應(yīng)商應(yīng)按照采購(gòu)訂單的要求及時(shí)組織發(fā)貨，并提供相關(guān)的送貨憑證和發(fā)票。行政部門(mén)在收到供應(yīng)商的貨物后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購(gòu)訂單一致。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通解決。四、庫(kù)存管理1.存儲(chǔ)要求行政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的電腦耗材倉(cāng)庫(kù)，對(duì)電腦耗材進(jìn)行分類(lèi)存放。倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、整潔，避免電腦耗材受潮、變質(zhì)、損壞。不同種類(lèi)、規(guī)格的電腦耗材應(yīng)分別存放，并做好標(biāo)識(shí)，便于識(shí)別和查找。2.庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)電腦耗材庫(kù)存進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，盤(pán)點(diǎn)周期為每月一次。盤(pán)點(diǎn)時(shí)應(yīng)確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行處理。盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，行政部門(mén)應(yīng)編制庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤(pán)點(diǎn)時(shí)間、盤(pán)點(diǎn)范圍、盤(pán)點(diǎn)結(jié)果、差異原因分析及處理建議等。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)報(bào)告應(yīng)提交給財(cái)務(wù)部門(mén)和公司管理層。3.庫(kù)存預(yù)警行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)電腦耗材的使用情況和庫(kù)存周轉(zhuǎn)率，設(shè)定庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)。當(dāng)庫(kù)存數(shù)量低于預(yù)警指標(biāo)時(shí)，應(yīng)及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，并啟動(dòng)采購(gòu)計(jì)劃。庫(kù)存預(yù)警指標(biāo)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整，確保既能滿足公司的正常使用需求，又能避免庫(kù)存積壓。五、領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用流程員工因工作需要領(lǐng)用電腦耗材時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)員工的領(lǐng)用申請(qǐng)進(jìn)行審核。如申請(qǐng)合理，應(yīng)在申請(qǐng)表上簽字批準(zhǔn)；如申請(qǐng)不合理，應(yīng)說(shuō)明原因并退回申請(qǐng)。員工持經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后的《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》到行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取電腦耗材。行政部門(mén)倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表上的內(nèi)容，核對(duì)無(wú)誤后發(fā)放相應(yīng)的電腦耗材，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。員工領(lǐng)取電腦耗材后，應(yīng)妥善保管和使用，不得隨意浪費(fèi)或轉(zhuǎn)借他人。如因個(gè)人原因造成電腦耗材丟失、損壞的，應(yīng)照價(jià)賠償。2.領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)行政部門(mén)應(yīng)根據(jù)不同崗位的工作需求，制定合理的電腦耗材領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)。領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類(lèi)電腦耗材的領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用周期等內(nèi)容。員工應(yīng)按照領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用電腦耗材，不得超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用。如因工作需要確需超標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用的，應(yīng)提前向所在部門(mén)負(fù)責(zé)人申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。3.特殊情況領(lǐng)用如遇緊急工作任務(wù)或突發(fā)設(shè)備故障，需要臨時(shí)領(lǐng)用電腦耗材的，員工可先口頭向行政部門(mén)申請(qǐng)，行政部門(mén)應(yīng)在確保庫(kù)存充足的情況下予以發(fā)放。事后，員工應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》的審批手續(xù)。對(duì)于價(jià)值較高的電腦耗材，如打印機(jī)墨盒、硒鼓等，行政部門(mén)應(yīng)建立領(lǐng)用登記臺(tái)賬，記錄領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人員、領(lǐng)用數(shù)量、使用情況等信息，以便進(jìn)行跟蹤和管理。六、使用監(jiān)督1.行政部門(mén)監(jiān)督行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)電腦耗材的使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括領(lǐng)用記錄是否完整、使用是否合理、有無(wú)浪費(fèi)現(xiàn)象等。如發(fā)現(xiàn)有浪費(fèi)或不合理使用電腦耗材的情況，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門(mén)溝通，提出整改意見(jiàn)，并督促其進(jìn)行整改。2.部門(mén)內(nèi)部監(jiān)督各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)員工電腦耗材使用情況的監(jiān)督，教育員工樹(shù)立節(jié)約意識(shí)，合理使用電腦耗材。部門(mén)內(nèi)部可設(shè)立兼職的電腦耗材管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)電腦耗材的領(lǐng)用、發(fā)放和使用情況的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正浪費(fèi)行為。七、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.報(bào)銷(xiāo)流程員工使用完電腦耗材后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)的發(fā)票和《電腦耗材領(lǐng)用申請(qǐng)表》提交給所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性以及領(lǐng)用申請(qǐng)表的填寫(xiě)是否完整、準(zhǔn)確。審核無(wú)誤后，在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)，并提交給財(cái)務(wù)部門(mén)。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)按照公司財(cái)務(wù)制度，對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，予以報(bào)銷(xiāo)，并將報(bào)銷(xiāo)款項(xiàng)支付給員工。2.報(bào)銷(xiāo)標(biāo)準(zhǔn)公司按照實(shí)際發(fā)生的電腦耗材費(fèi)用進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)，但應(yīng)嚴(yán)格控制費(fèi)用支出，確保費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。對(duì)于超過(guò)領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)的電腦耗材費(fèi)用，如無(wú)特殊原因，財(cái)務(wù)部門(mén)不予報(bào)銷(xiāo)。八、罰則1.如發(fā)現(xiàn)員工有浪費(fèi)電腦耗材的行為，行政部門(mén)應(yīng)視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告等處罰，并責(zé)令其賠償相應(yīng)的損失。2.對(duì)于因保管不善造成電腦耗材丟失、損壞的員工，應(yīng)照價(jià)賠償。如因故意損壞電腦耗材的，除照價(jià)賠償外，還應(yīng)給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人如未認(rèn)真履行對(duì)本部門(mén)電腦耗材使用情況的監(jiān)督職責(zé)，導(dǎo)