租賃企業合同管理制度一、總則1.目的為加強租賃企業合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護企業合法權益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位在租賃業務中涉及的各類合同，包括但不限于租賃合同、轉租合同、委托租賃合同等。3.基本原則合同管理應遵循依法合規、公平公正、誠實守信、全面履行的原則。確保合同的簽訂和履行符合國家法律法規及公司相關規定，維護公司的合法權益和良好形象。二、合同管理機構及職責1.合同管理委員會組成：由公司總經理擔任主任，副總經理擔任副主任，各部門負責人為成員。職責：審議合同管理制度、重大合同標準及合同示范文本。對重大合同進行決策，包括合同的簽訂、變更、解除等。協調解決合同管理中的重大問題。2.合同管理部門設置：公司設立專門的合同管理部門，配備專業的合同管理人員。職責：負責合同管理制度的制定、修訂和解釋。參與合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。建立合同臺賬，對合同進行分類、編號、歸檔和保管。定期對合同履行情況進行檢查和統計分析，及時發現和解決合同履行中的問題。負責合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律事務。3.業務部門職責：負責本部門租賃業務合同的洽談、起草、初審等工作。按照合同約定履行義務，及時向合同管理部門通報合同履行情況。配合合同管理部門做好合同管理的相關工作，如提供資料、協助處理糾紛等。三、合同簽訂管理1.合同簽訂流程業務洽談：業務部門負責與客戶進行租賃業務的洽談，了解客戶需求，明確租賃標的、期限、租金等主要條款。合同起草：業務部門根據洽談結果起草合同文本，合同文本應使用公司統一的合同示范文本或經合同管理部門審核通過的格式文本。合同內容應明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義條款。初審：業務部門將起草好的合同文本提交本部門負責人進行初審，初審內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性以及與公司業務政策的相符性等。審核：初審通過后，合同文本提交合同管理部門進行審核。合同管理部門重點審核合同的法律風險、條款的規范性、權利義務的對等性等。審核過程中，可征求法律顧問或其他相關部門的意見。審批：經合同管理部門審核通過的合同，提交公司合同管理委員會審批。合同管理委員會根據合同的性質、金額等因素進行審批決策。重大合同需經公司董事會或股東會審議通過。簽訂：合同經審批通過后，由業務部門負責與客戶簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字（蓋章）齊全、合同份數符合要求，并及時將合同副本提交合同管理部門備案。2.合同簽訂授權公司法定代表人作為公司簽訂合同的最高授權代表。未經法定代表人書面授權，其他人員不得以公司名義簽訂合同。法定代表人可根據公司業務需要，授權公司其他人員在一定范圍內代表公司簽訂合同。授權應采用書面形式，明確授權范圍、期限等內容。被授權人應在授權范圍內簽訂合同，并對合同的履行承擔相應責任。3.合同條款審查主要條款審查：合同管理部門應重點審查合同的以下主要條款：租賃標的：明確租賃物的名稱、規格、型號、數量、質量等。租賃期限：約定租賃開始日期和結束日期，明確續租、提前終止等相關條款。租金及支付方式：確定租金金額、支付周期、支付方式等，確保租金計算準確、支付方式合理。雙方權利義務：明確出租方和承租方的權利義務，包括租賃物的交付、使用、維修、保養、返還等方面的責任。違約責任：約定雙方在合同履行過程中如出現違約行為應承擔的責任，違約責任應具體、明確，具有可操作性。爭議解決方式：選擇合適的爭議解決方式，如協商、仲裁或訴訟，并明確具體的管轄機構。法律條款審查：合同管理部門應會同法律顧問對合同中的法律條款進行審查，確保合同符合法律法規的要求。重點審查合同的合法性、有效性、可執行性等方面的問題，避免出現法律風險。其他條款審查：根據合同的具體情況，還應審查合同的保密條款、知識產權條款、不可抗力條款等其他相關條款，確保合同內容全面、嚴謹。四、合同履行管理1.履行通知合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本分發給相關部門，并組織相關人員進行合同交底，明確各部門在合同履行中的職責和要求。在合同履行過程中，如出現可能影響合同履行的情況，業務部門應及時向合同管理部門通報，并采取相應的措施進行處理。2.履行跟蹤合同管理部門應建立合同履行跟蹤臺賬，定期對合同履行情況進行檢查和統計分析。重點跟蹤合同的執行進度、租金支付情況、租賃物使用情況等，及時發現和解決合同履行中的問題。業務部門應按照合同約定履行義務，及時向合同管理部門反饋合同履行情況。如發現客戶存在違約行為，應及時采取措施進行催收或追究違約責任。3.變更管理合同履行過程中，如需要變更合同條款，業務部門應及時與客戶協商，并起草合同變更協議。合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審核、審批和簽訂。合同管理部門應將合同變更情況及時記錄在合同臺賬中，并對相關合同文件進行更新和歸檔。4.終止管理合同期滿或雙方協商一致提前終止合同的，業務部門應按照合同約定辦理租賃物的返還手續，并與客戶進行結算。結算完成后，業務部門應將結算情況報合同管理部門備案。如因客戶違約導致合同提前終止的，業務部門應按照合同約定追究客戶的違約責任，并采取相應的措施維護公司的合法權益。合同管理部門應協助業務部門處理相關事宜。五、合同檔案管理1.檔案收集合同簽訂后，業務部門應及時將合同正本及相關附件、審批文件等資料提交合同管理部門。合同管理部門負責對合同檔案進行收集、整理和歸檔。合同履行過程中產生的與合同有關的文件、資料，如補充協議、變更通知、往來函件、租金支付憑證等，業務部門應及時提交合同管理部門，由合同管理部門一并歸檔。2.檔案整理合同管理部門應對收集到的合同檔案進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間、合同編號等順序進行排列。對每份合同檔案進行編號，并編制合同目錄，以便于查找和管理。3.檔案保管合同檔案應妥善保管，存放于專門的檔案柜或檔案室。檔案保管應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保合同檔案的安全和完整。合同管理部門應定期對合同檔案進行檢查和盤點，發現問題及時處理。4.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等，經部門負責人審批后，到合同管理部門查閱。查閱合同檔案時，應在合同管理部門指定的地點進行，查閱人員不得擅自將合同檔案帶出或復制。如需復制合同檔案，應經合同管理部門負責人批準，并按照規定辦理相關手續。六、合同風險管理1.風險識別與評估合同管理部門應定期對合同進行風險識別和評估，分析合同履行過程中可能存在的風險因素，如市場風險、信用風險、法律風險等。根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施，對高風險合同進行重點監控和管理。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態，及時調整租金價格和租賃策略，以應對市場變化帶來的風險。信用風險應對：在簽訂合同前，對客戶的信用狀況進行調查和評估，采取必要的擔保措施或信用保險，降低信用風險。法律風險應對：加強合同法律審查，聘請法律顧問提供專業法律意見，及時處理合同糾紛，防范法律風險。3.風險監控與預警合同管理部門應建立風險監控機制，定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發現風險變化情況。當合同履行過程中出現風險預警信號時，合同管理部門應及時向相關部門發出預警通知，并采取相應的風險應對措施，防止風險擴大。七、合同糾紛處理1.糾紛預防加強合同管理，規范合同簽訂和履行行為，避免因合同條款不明確、履行不當等原因引發糾紛。定期對員工進行合同法律知識培訓，提高員工的法律意識和合同管理水平，預防合同糾紛的發生。2.糾紛處理流程合同履行過程中如發生糾紛，業務部門應及時向合同管理部門報告，并提供相關資料。合同管理部門會同法律顧問對糾紛情況進行分析和研究，制定糾紛處理方案。根據糾紛處理方案，業務部門負責與客戶進行協商解決。協商過程中，應保持冷靜、理智，遵循公平公正的原則，爭取達成雙方都能接受的解決方案。如協商不成，可根據合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決糾紛