茶葉采購品質管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規范公司茶葉采購行為，確保所采購茶葉的品質符合公司需求和相關標準，保障公司利益，提升公司形象，為公司業務活動提供優質的茶葉支持。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及茶葉采購的部門和人員，包括但不限于行政部門、銷售部門、客服部門等因業務需要進行茶葉采購的情況。（三）基本原則1.品質優先原則：始終將茶葉品質放在首位，確保采購的茶葉符合高品質標準，滿足公司及客戶對茶葉品質的期望。2.合規采購原則：嚴格遵守國家法律法規以及公司內部規定，確保采購活動合法合規進行。3.公正透明原則：采購過程應公正、公開、透明，接受公司內部監督，防止不正當行為發生。4.成本效益原則：在保證茶葉品質的前提下，合理控制采購成本，實現成本效益的最大化。二、采購流程（一）需求提出1.各部門根據業務需求，填寫《茶葉采購申請表》，詳細說明所需茶葉的品種、規格、數量、用途等信息。2.申請表需經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）需求審核1.行政部門收到采購申請表后，對需求的合理性、必要性進行審核。2.如發現需求不合理或與公司實際業務不符，行政部門有權與申請部門溝通，要求其進行調整或補充說明。3.審核通過后的申請表，由行政部門留存一份，并傳遞至采購部門。（三）供應商選擇1.采購部門根據審核后的需求信息，通過多種渠道尋找合適的茶葉供應商。利用公司內部供應商庫，篩選符合要求的供應商。參加各類茶葉行業展會、洽談會，收集供應商信息。通過網絡搜索、行業推薦等方式拓展供應商資源。2.對潛在供應商進行評估，評估內容包括但不限于：供應商的資質信譽，查看其營業執照、生產許可證、經營許可證等相關證件是否齊全、有效。茶葉品質，要求供應商提供茶葉樣品進行品鑒，評估其外觀、香氣、口感、湯色等品質指標。價格水平，對比不同供應商的報價，確保價格合理且具有競爭力。供應能力，了解供應商的生產規模、庫存情況、交貨期等，確保其能夠按時、按量供應所需茶葉。售后服務，考察供應商在茶葉質量問題處理、退換貨等方面的服務承諾和能力。3.根據評估結果，建立《合格供應商名錄》，選擇至少三家合格供應商作為采購對象。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。同時，要嚴格遵守公司的采購政策和談判策略，確保談判結果符合公司利益。3.談判達成一致后，雙方簽訂《茶葉采購合同》，明確雙方的權利和義務。合同內容應詳細、準確，涵蓋談判確定的各項條款。（五）訂單下達1.采購部門根據簽訂的采購合同，填寫《茶葉采購訂單》，明確訂單編號、供應商名稱、茶葉品種規格、數量、交貨日期、交貨地點等信息。2.《茶葉采購訂單》經采購部門負責人審核簽字后，發送給供應商，并同時抄送行政部門備案。（六）到貨驗收1.茶葉到貨前，采購部門應提前通知行政部門及相關使用部門做好驗收準備。2.到貨時，由行政部門組織相關人員按照合同約定的質量標準進行驗收。驗收內容包括：數量驗收，核對到貨茶葉的數量是否與采購訂單一致。外觀驗收，檢查茶葉的包裝是否完好，有無破損、受潮等情況；觀察茶葉的色澤、形狀、勻整度等是否符合要求。品質驗收，按照品鑒標準對茶葉進行品鑒，評估其香氣、口感、湯色等品質指標是否達標。3.驗收合格后，驗收人員在《茶葉驗收單》上簽字確認。如發現質量問題，應及時與供應商溝通協商解決，并做好記錄。（七）入庫管理1.驗收合格的茶葉由行政部門負責辦理入庫手續，填寫《茶葉入庫單》，詳細記錄入庫茶葉的品種、規格、數量、供應商等信息。2.入庫后的茶葉應按照類別、規格進行分類存放，做好標識，便于管理和查找。同時，要確保倉庫環境適宜，防止茶葉受潮、變質等情況發生。（八）付款結算1.采購部門根據合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證。2.《付款申請單》經采購部門負責人、財務部門審核、公司領導審批后，由財務部門辦理付款手續。3.財務部門應嚴格按照合同約定的付款方式和期限進行付款，確保公司資金的合理使用和供應商的合法權益。三、品質標準（一）茶葉感官品質標準1.外形茶葉應條索緊結、勻整，無明顯碎末、雜質。不同品種茶葉具有其獨特的外形特征，如綠茶應色澤綠潤、扁平挺直；紅茶應色澤烏潤、條索緊細；烏龍茶應條索卷曲、肥壯圓結等。2.色澤茶葉色澤應符合該品種茶葉的典型特征，鮮艷、均勻，無色澤暗淡、花雜等現象。例如，優質綠茶應呈現翠綠或嫩綠的色澤，紅茶應具有烏潤的色澤。3.香氣茶葉香氣應純正、濃郁，無異味、異香。根據茶葉品種不同，香氣類型也有所差異，如綠茶具有清香、栗香等；紅茶具有甜香、花香等；烏龍茶具有蘭花香、桂花香等。4.湯色茶湯應清澈明亮，無渾濁、沉淀現象。不同品種茶葉的湯色也各具特點，如綠茶湯色嫩綠明亮；紅茶湯色紅濃明亮；烏龍茶湯色金黃明亮等。5.滋味茶葉滋味應醇厚、回甘，無苦澀、異味等不良口感。滋味的濃淡、鮮爽度等應符合該品種茶葉的品質要求。（二）茶葉理化指標標準1.水分含量：各類茶葉的水分含量應符合國家標準規定，一般不超過一定比例，以保證茶葉的品質穩定和儲存期限。2.灰分含量：茶葉灰分含量應在合理范圍內，過高的灰分可能影響茶葉的品質和口感。3.農藥殘留量：嚴格控制茶葉中的農藥殘留量，確保符合國家食品安全標準，保障消費者健康。4.重金屬含量：如鉛、汞、鎘等重金屬含量應符合相關標準要求，防止對人體造成危害。（三）茶葉包裝標準1.茶葉包裝應完好無損，具有良好的密封性，防止茶葉受潮、變質。2.包裝材料應符合食品安全標準，無毒、無害、無污染。3.包裝上應標明茶葉的品種、規格、產地、生產日期、保質期、生產廠家等信息，標識應清晰、準確、完整。四、供應商管理（一）供應商準入1.新供應商申請加入公司合格供應商名錄，需提交以下資料：營業執照副本復印件、稅務登記證副本復印件、組織機構代碼證副本復印件（已辦理三證合一的提供營業執照副本復印件）。生產許可證、經營許可證等相關資質證書復印件。茶葉樣品及質量檢測報告。公司簡介、聯系方式、售后服務承諾等資料。2.采購部門對新供應商提交的資料進行初審，初審合格后安排實地考察。3.實地考察內容包括供應商的生產環境、生產設備、質量管理體系、人員配備等情況。考察結束后，采購部門撰寫考察報告，提出是否準入的建議。4.經公司相關領導審批同意后，將符合要求的供應商納入《合格供應商名錄》。（二）供應商評估1.定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務等方面。2.采購部門根據日常采購過程中的記錄以及相關部門的反饋意見，填寫《供應商評估表》。3.評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。對于評估結果為優秀的供應商，可給予一定的獎勵或增加采購份額；對于評估結果為不合格的供應商，應及時進行整改或淘汰。（三）供應商淘汰1.如供應商出現以下情況之一，應予以淘汰：連續兩次評估結果為不合格。提供的茶葉產品質量出現嚴重問題，給公司造成較大損失。違反合同約定，多次延遲交貨或拒絕履行合同義務。存在商業賄賂等不正當行為。2.采購部門填寫《供應商淘汰申請表》，經公司領導審批后，將淘汰供應商從《合格供應商名錄》中移除，并通知相關部門停止與該供應商的合作。（四）供應商培訓1.為確保供應商能夠持續提供符合公司要求的茶葉產品，定期組織供應商培訓。2.培訓內容包括公司的采購政策、品質標準、包裝要求、交貨期要求等方面的內容。3.通過培訓，加強與供應商的溝通與合作，提高供應商對公司需求的理解和認識，共同提升茶葉采購品質。五、品質檢驗與監督（一）檢驗流程1.采購的茶葉到貨后，首先由倉庫管理人員進行初步的外觀檢查，查看包裝是否完好、有無破損等情況。2.如外觀檢查無異常，倉庫管理人員及時通知行政部門安排專業人員進行品質檢驗。3.品質檢驗人員按照品質標準對茶葉進行感官品質和理化指標的檢驗。檢驗過程中應做好詳細記錄，包括檢驗項目、檢驗結果、檢驗日期、檢驗人員等信息。4.檢驗合格的茶葉出具《品質檢驗報告》，報告應明確茶葉的品質狀況是否符合標準要求。如檢驗不合格，應及時與供應商聯系，協商處理辦法。（二）檢驗方法1.感官檢驗方法：通過視覺觀察茶葉的外形、色澤，嗅覺聞其香氣，味覺嘗其滋味，視覺觀察茶湯的湯色等方式進行品質評估。2.理化檢驗方法：采用專業的檢測儀器和設備，對茶葉的水分含量、灰分含量、農藥殘留量、重金屬含量等理化指標進行檢測。理化檢驗應按照國家標準規定的方法進行操作，確保檢測結果的準確性和可靠性。（三）監督機制1.公司內部設立品質監督小組，成員包括行政部門、采購部門、財務部門等相關人員。品質監督小組負責對茶葉采購品質管理工作進行全程監督。2.定期對采購流程、品質檢驗過程、供應商管理等環節進行檢查，發現問題及時督促整改。3.接受公司員工對茶葉采購品質問題的舉報和投訴，對舉報和投訴內容進行調查核實，如情況屬實，依法依規處理相關責任人。六、不合格品處理（一）不合格品判定1.品質檢驗人員按照品質標準對茶葉進行檢驗，如發現茶葉的外形、色澤、香氣、湯色、滋味等感官品質指標不符合要求，或理化指標超出規定范圍，判定為不合格品。2.對于不合格品，應詳細記錄不合格的項目、程度、批次等信息，以便后續追溯和處理。（二）不合格品處理方式1.退貨處理：如不合格品是由于供應商原因導致的，采購部門應及時與供應商溝通，要求其辦理退貨手續，并承擔相應的運輸費用和損失。2.換貨處理：對于部分不合格但經過供應商整改后可以達到合格標準的茶葉，可協商進行換貨處理。換貨過程中應確保新換茶葉的品質符合要求，并重新進行檢驗。3.讓步接收：在特殊情況下，如不合格品對公司業務影響較小，且經過相關部門評估同意后，可對不合格品進行讓步接收。讓步接收的不合格品應采取相應的標識和隔離措施，防止與合格品混淆，并在后續使用過程中密切關注其質量狀況。4.銷毀處理：對于無法退貨、換貨且不能讓步接收的不合格品，應進行銷毀處理。銷毀過程應做好記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，確保不合格品得到妥善處理，防止流入市場。（三）