綠化工程采購管理制度總則目的為規范公司綠化工程采購管理工作，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，保證綠化工程質量，降低采購成本，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司所有綠化工程的采購活動，包括但不限于苗木、花卉、草坪、園藝工具、肥料、農藥等物資及服務的采購。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策要求。2.效益原則：在滿足綠化工程需求的前提下，實現采購成本最低化，提高采購資金使用效益。3.質量原則：嚴格把控采購物資和服務的質量，確保其符合綠化工程設計及相關標準要求。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，履行各自的權利和義務。職責分工采購部門1.負責綠化工程采購項目的策劃與實施，制定采購計劃和采購方案。2.組織供應商的選擇、招標、談判、詢價等采購活動。3.簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況，協調解決合同履行過程中的問題。4.建立和維護供應商檔案，評估供應商績效。工程部門1.提出綠化工程物資及服務的需求清單，明確規格、數量、質量等要求。2.參與采購合同的評審，對采購物資和服務的適用性、質量標準等提出意見。3.協助采購部門進行到貨驗收，對不符合要求的物資及時提出處理意見。財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理使用。2.參與采購合同的評審，審核合同付款條款。3.辦理采購款項的支付手續，對采購資金的使用進行監督和核算。質量控制部門1.制定綠化工程采購物資和服務的質量檢驗標準和驗收流程。2.參與到貨驗收工作，對采購物資和服務的質量進行檢驗和判定。3.對不合格物資和服務提出處理建議，跟蹤整改情況。法務部門1.對采購合同進行法律審核，確保合同的合法性和有效性。2.為采購活動提供法律咨詢和支持，處理采購過程中的法律糾紛。采購流程采購計劃編制1.工程部門根據綠化工程設計方案和施工進度計劃，提前制定采購需求清單，明確物資及服務的名稱、規格、型號、數量、質量要求、到貨時間等信息。2.采購部門結合工程部門的需求清單，綜合考慮庫存情況、市場供應情況等因素，編制年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃經工程部門、財務部門和分管領導審核后，報公司總經理審批。審批通過后的采購計劃作為采購活動的依據。供應商選擇與管理1.供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商資源庫。對潛在供應商進行初步篩選，評估其資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定入圍供應商名單。2.供應商考察：對于重要的采購項目，采購部門組織工程部門、質量控制部門等相關人員對入圍供應商進行實地考察。考察內容包括供應商的生產基地、生產設備、質量管理體系、工藝流程、人員配備等情況，了解其實際供應能力和產品質量控制水平。3.供應商評估與準入：根據供應商考察結果和日常合作情況，采購部門定期對供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、售后服務、合同履行情況等。對于評估合格的供應商，納入合格供應商名錄，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。對于評估不合格的供應商，及時進行淘汰，停止與其合作。4.供應商動態管理：采購部門建立供應商動態管理檔案，記錄供應商的基本信息、合作項目、評估結果、獎懲情況等。定期對供應商進行跟蹤和評價，對于表現優秀的供應商給予適當的獎勵和更多的合作機會，對于出現問題的供應商及時進行整改或終止合作。采購實施1.招標采購：對于金額較大、技術復雜、競爭充分的綠化工程采購項目，采用招標采購方式。采購部門編制招標文件，明確招標項目的要求、技術規格、評標標準、投標文件格式等內容。發布招標公告，邀請潛在供應商投標。組織開標、評標和定標工作，確定中標供應商。2.競爭性談判采購：對于技術復雜或性質特殊，不能確定詳細規格或具體要求的采購項目，或者招標后沒有供應商投標、沒有合格標的或者重新招標未能成立的項目，采用競爭性談判采購方式。采購部門確定談判小組，與符合資格條件的供應商就采購項目的技術、價格、服務等要求進行談判，通過多輪談判，確定成交供應商。3.詢價采購：對于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的采購項目，采用詢價采購方式。采購部門向多家供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇報價合理、滿足采購要求的供應商作為成交供應商。4.單一來源采購：符合下列情形之一的采購項目，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。采購部門與單一供應商進行協商，確定成交價格和成交條件。5.采購合同簽訂：采購項目確定成交供應商后，采購部門應及時與成交供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同經法務部門審核后，由公司授權代表簽字蓋章生效。到貨驗收1.采購物資到貨前，采購部門應提前通知工程部門和質量控制部門做好驗收準備工作。2.到貨時，采購部門、工程部門和質量控制部門共同對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、型號、數量、外觀質量、質量證明文件等。對于需要進行質量檢驗的物資，按照質量檢驗標準進行檢驗。3.驗收合格的物資，由驗收人員在驗收報告上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。對于因供應商原因導致的不合格物資，采購部門應按照合同約定追究供應商的違約責任。付款管理1.采購物資到貨驗收合格后，供應商按照采購合同約定提交付款申請。采購部門對付款申請進行審核，審核內容包括合同條款、驗收報告、發票等。2.財務部門對采購部門審核通過的付款申請進行復核，復核無誤后，按照公司資金審批流程辦理付款手續。3.對于預付款項，采購部門應嚴格按照合同約定進行支付，并跟蹤供應商的供貨情況，確保預付款項的安全。對于貨到付款的項目，應在物資驗收合格后及時支付貨款。對于質保金，應在質保期滿且無質量問題后按照合同約定支付。采購風險管理市場風險1.關注市場動態，及時掌握綠化工程物資和服務的價格波動、供應短缺等市場信息，提前制定應對措施。2.與供應商建立長期穩定的合作關系，簽訂價格調整條款或套期保值協議，降低價格波動風險。3.拓展供應商渠道，增加供應商選擇范圍，避免因單一供應商出現問題導致供應中斷。質量風險1.加強對供應商的質量管理，要求供應商提供質量保證文件，定期對供應商的產品質量進行抽檢。2.在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強到貨驗收環節的管理，確保采購物資和服務的質量符合要求。3.對于質量不合格的物資和服務，按照合同約定及時處理，要求供應商承擔相應的責任。合同風險1.采購合同應采用規范的文本格式，明確雙方的權利和義務，避免合同條款漏洞。2.合同簽訂前，由法務部門對合同進行嚴格的法律審核，確保合同的合法性和有效性。3.加強合同執行過程的跟蹤和管理，及時解決合同履行過程中的問題，避免合同糾紛。廉潔風險1.建立健全廉潔自律制度，加強對采購人員的廉潔教育和監督，防止采購人員收受供應商賄賂、謀取私利等行為。2.在采購活動中，嚴格遵守法律法規和公司的規章制度，堅持公平、公正、公開的原則，確保采購活動的廉潔性。3.對違反廉潔自律規定的行為，嚴肅追究相關人員的責任。監督與考核內部監督1.公司內部審計部門定期對綠化工程采購管理工作進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等，發現問題及時提出整改意見。2.采購部門應定期向公司管理層匯報采購工作進展情況，接受公司內部的監督和檢查。供應商監督1.采購部門建立供應商監督機制，對供應商的產品質量、交貨期、售后服務等方面進行監督和評價。2.鼓勵供應商對采購部門的工作進行監督，對于供應商提出的意見和建議，采購部門應認真對待，及時改進工作。考核評價1.建立采購人員績效考核制度，對采購人員的工作業績、工作能力、工作態度等方面進行考核評價。考核指標包括采購成本控制、采購質量保證、采購進度完成情況、供應商管理、廉潔自律等方面