自主備案采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司自主備案采購行為，加強(qiáng)采購管理，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門自主備案采購活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、低值易耗品、服務(wù)類采購等。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.誠實(shí)守信原則：采購人員應(yīng)誠實(shí)守信，維護(hù)公司利益和形象。二、采購職責(zé)分工（一）采購需求部門1.負(fù)責(zé)提出采購需求，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.對(duì)采購物品或服務(wù)的質(zhì)量負(fù)責(zé)，參與采購過程中的驗(yàn)收工作。3.配合采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、談判等工作。（二）采購部門1.負(fù)責(zé)根據(jù)采購需求部門提交的《采購申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確保采購需求合理、合規(guī)。2.組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括供應(yīng)商選擇、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等。3.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。4.定期對(duì)采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化采購流程和方法。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算，確保采購資金的合理安排。2.參與采購合同的審核，對(duì)合同中的付款條款等進(jìn)行把關(guān)。3.負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付和賬務(wù)處理。（四）審計(jì)部門1.對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、合法性。2.對(duì)采購項(xiàng)目進(jìn)行績效審計(jì)，評(píng)估采購效益。三、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.采購需求部門根據(jù)工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至采購部門。2.《采購申請(qǐng)表》應(yīng)詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并附上相關(guān)的技術(shù)資料或說明。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請(qǐng)表》后，對(duì)采購需求進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、合規(guī)性、預(yù)算金額的準(zhǔn)確性等。2.對(duì)于金額較小的采購項(xiàng)目（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司根據(jù)實(shí)際情況確定），采購部門審核通過后可直接組織采購。3.對(duì)于金額較大的采購項(xiàng)目，采購部門審核通過后，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后方可組織采購。（三）供應(yīng)商選擇1.采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道選擇供應(yīng)商。可通過公司供應(yīng)商庫篩選、網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等方式獲取供應(yīng)商信息。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營許可證、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、信譽(yù)狀況等。3.建立供應(yīng)商評(píng)估機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估。評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。（四）采購實(shí)施1.采購部門向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函或采購邀請(qǐng)，要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)單或詳細(xì)的采購方案。2.采購人員對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。對(duì)于復(fù)雜的采購項(xiàng)目，可組織相關(guān)部門人員進(jìn)行談判，爭(zhēng)取更有利的采購條件。3.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（五）采購驗(yàn)收1.采購物品到貨前，采購部門應(yīng)通知采購需求部門和相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.采購需求部門和相關(guān)人員按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購物品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的采購物品，采購需求部門應(yīng)在驗(yàn)收?qǐng)?bào)告上簽字確認(rèn)。對(duì)于驗(yàn)收不合格的采購物品，采購需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（六）采購付款1.采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫《付款申請(qǐng)表》，提交至財(cái)務(wù)部門。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)《付款申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購合同的執(zhí)行情況、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的真實(shí)性、付款金額的準(zhǔn)確性等。3.審核通過后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定的付款方式進(jìn)行付款。四、采購備案管理（一）備案范圍公司內(nèi)部各部門自主備案采購的所有項(xiàng)目，無論金額大小，均應(yīng)進(jìn)行備案管理。（二）備案流程1.采購部門在采購活動(dòng)完成后，應(yīng)及時(shí)將采購相關(guān)信息進(jìn)行備案。備案信息包括采購申請(qǐng)表、采購合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等。2.采購部門將備案信息整理成冊(cè)，填寫《采購備案登記表》，注明采購項(xiàng)目名稱、采購時(shí)間、采購金額、供應(yīng)商名稱等信息，并提交至公司指定的備案管理部門。3.備案管理部門對(duì)采購備案信息進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)行存檔。（三）備案信息查詢與使用1.公司內(nèi)部各部門因工作需要，可查詢采購備案信息。查詢時(shí)應(yīng)填寫《采購備案信息查詢申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至備案管理部門。2.備案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，提供相應(yīng)的采購備案信息。采購備案信息僅供公司內(nèi)部使用，未經(jīng)公司同意，不得對(duì)外泄露。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)包括供應(yīng)商選擇不當(dāng)、采購價(jià)格不合理、采購質(zhì)量不合格、交貨期延誤、合同糾紛等。2.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.針對(duì)供應(yīng)商選擇不當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)供應(yīng)商資格審查和評(píng)估，建立供應(yīng)商庫，優(yōu)先選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。2.針對(duì)采購價(jià)格不合理的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)，選擇性價(jià)比最優(yōu)的供應(yīng)商。3.針對(duì)采購質(zhì)量不合格的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購合同管理，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，嚴(yán)格進(jìn)行驗(yàn)收。4.針對(duì)交貨期延誤的風(fēng)險(xiǎn)，在采購合同中明確交貨期和違約責(zé)任，加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通和跟蹤。5.針對(duì)合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核，確保合同條款合法、合規(guī)、明確，避免合同漏洞。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和評(píng)估。2.對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)采取應(yīng)對(duì)措施后，跟蹤措施的執(zhí)行效果，及時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督管理1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購過程的合規(guī)性、合法性。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對(duì)采購活動(dòng)中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人一定的獎(jiǎng)勵(lì)。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立采購部門和采購人員考核評(píng)價(jià)機(jī)制，考核內(nèi)容包括采購任務(wù)完成情況、采購質(zhì)量、采購成本控制、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行情況等方面。2.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的采購部門和采購人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)存