電子印章授權管理制度一、總則（一）目的為規范公司電子印章的使用與管理，確保電子印章使用的合法性、安全性和規范性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門、分支機構以及全體員工在處理各類業務時涉及電子印章的使用與管理。（三）基本原則1.合法性原則：電子印章的使用必須符合國家法律法規以及相關政策的要求。2.安全性原則：采取有效措施確保電子印章的存儲、傳輸和使用過程中的安全性，防止印章被盜用、冒用或篡改。3.規范性原則：明確電子印章的使用流程、審批權限和責任界定，確保使用過程規范有序。4.可追溯性原則：對電子印章的使用情況進行詳細記錄，以便于查詢和追溯。二、電子印章的定義與分類（一）定義電子印章是指公司以電子數據形式表現的，用于在電子文件上代表公司進行簽署的印章。它具有與傳統實體印章同等的法律效力。（二）分類1.公司公章電子印章：用于代表公司簽署各類重要文件、合同、協議等具有法律效力的文書。2.財務專用章電子印章：專門用于公司財務相關文件的簽署，如財務報表、稅務申報文件、資金支付憑證等。3.合同專用章電子印章：主要用于公司對外簽訂合同、協議等業務文件的簽署。4.部門專用章電子印章：各部門根據工作需要，經公司批準后設立的專用電子印章，用于本部門特定業務文件的簽署。三、電子印章的申請與審批（一）申請流程1.各部門或員工因工作需要使用電子印章時，應填寫《電子印章使用申請表》，詳細說明使用電子印章的事項、文件名稱、使用范圍、使用期限等信息。2.將填寫完整的申請表提交至所在部門負責人進行初審。部門負責人應根據工作實際情況，對申請事項的必要性和合理性進行審核，并簽署意見。3.初審通過后，申請表流轉至公司電子印章管理部門（一般為人事部門）。電子印章管理部門對申請表進行形式審查，確保申請信息完整、準確。（二）審批權限1.公司公章電子印章：需經公司總經理審批。總經理應綜合考慮公司整體利益和業務風險，對涉及重大事項、重要合同或協議等文件的簽署申請進行嚴格審批。2.財務專用章電子印章：由公司財務負責人審批。財務負責人應根據財務管理制度和相關規定，對涉及財務資金、稅務等重要文件的簽署申請進行把關。3.合同專用章電子印章：根據合同金額大小和性質不同，審批權限分為：合同金額在[X]萬元以下的，由業務部門分管領導審批。合同金額在[X]萬元以上至[X]萬元的，由公司分管業務副總經理審批。合同金額在[X]萬元以上的，由公司總經理審批。4.部門專用章電子印章：由各部門負責人審批。部門負責人應確保本部門專用電子印章的使用符合部門業務需求和公司規定。（三）審批結果反饋電子印章管理部門在收到審批意見后，應及時將審批結果反饋給申請部門或員工。如申請獲得批準，告知其辦理電子印章授權手續的具體流程；如申請未獲批準，說明原因。四、電子印章的制作與存儲（一）制作1.公司統一委托具有資質的電子印章制作機構制作電子印章。制作機構應具備完善的安全技術保障措施，確保電子印章的制作符合國家相關標準和公司要求。2.電子印章制作完成后，應進行嚴格的質量檢測和安全驗證。檢測內容包括印章外觀、加密算法、數字證書等方面，確保電子印章的準確性、完整性和安全性。（二）存儲1.電子印章存儲于公司指定的安全服務器中。服務器應具備完善的安全防護機制，如防火墻、入侵檢測系統、數據加密等，防止外部非法入侵和數據泄露。2.對電子印章存儲服務器進行定期備份，備份數據存儲于異地存儲設備中，以防止因自然災害、硬件故障等原因導致數據丟失。備份數據應定期進行恢復測試，確保其可用性。3.設立專門的電子印章存儲管理員崗位，負責電子印章的日常存儲管理工作。存儲管理員應嚴格遵守公司的安全管理制度，定期對電子印章存儲情況進行檢查和維護，確保印章存儲安全可靠。五、電子印章的授權與使用（一）授權方式1.數字證書授權：通過為使用人員頒發數字證書的方式進行電子印章授權。數字證書是由權威認證機構頒發的，用于證明用戶身份和電子印章使用權限的電子文件。2.權限設置授權：根據使用人員的工作職責和業務需求，在電子印章管理系統中設置相應的使用權限。權限設置應明確規定使用人員可以使用的電子印章類型、使用范圍、使用期限等。（二）授權流程1.申請部門或員工在獲得電子印章使用審批通過后，向電子印章管理部門提交《電子印章授權申請表》。申請表應注明申請授權的電子印章類型、授權期限、使用人員姓名及聯系方式等信息。2.電子印章管理部門根據審批意見，在電子印章管理系統中為使用人員進行授權操作。如采用數字證書授權方式，應按照數字證書頒發機構的要求，為使用人員頒發數字證書，并將證書信息錄入電子印章管理系統。3.授權完成后，電子印章管理部門應及時通知使用人員領取數字證書（如有）或獲取權限設置信息，并告知其電子印章的使用方法和注意事項。（三）使用流程1.使用人員在需要使用電子印章時，應登錄電子印章管理系統。系統應首先對使用人員的身份進行驗證，驗證通過后，顯示其有權使用的電子印章列表。2.使用人員選擇需要使用的電子印章，并按照系統提示進行操作。操作過程應包括輸入文件名稱、文件內容摘要、簽署位置等信息，確保電子印章與文件內容的一致性和完整性。3.電子印章管理系統對電子印章的使用情況進行實時記錄，記錄內容包括使用時間、使用人員、使用電子印章類型、文件名稱、文件編號等信息。記錄應保存一定期限，以便于查詢和追溯。4.使用人員完成電子印章簽署操作后，應將簽署后的電子文件按照公司文件管理規定進行保存和歸檔。（四）使用限制1.電子印章只能用于經公司審批同意的業務事項，嚴禁超出授權范圍使用。2.禁止使用電子印章簽署涉及違法違規、損害公司利益或未經公司授權的文件。3.電子印章的使用應遵循“誰使用、誰負責”的原則，使用人員應對電子印章的使用行為承擔相應的法律責任。六、電子印章的變更與注銷（一）變更1.電子印章的基本信息（如印章名稱、使用范圍、有效期等）發生變更時，使用部門或員工應填寫《電子印章變更申請表》，詳細說明變更事項及原因。2.《電子印章變更申請表》經所在部門負責人初審、電子印章管理部門形式審查后，按照原電子印章申請審批權限進行審批。3.審批通過后，電子印章管理部門在電子印章管理系統中對電子印章的相關信息進行變更，并及時通知使用人員。（二）注銷1.出現下列情形之一時，應及時注銷電子印章：電子印章使用期限屆滿。使用人員離職、調動或不再負責相關業務。電子印章所涉及的業務終止或不再需要使用。電子印章因損壞、被盜用等原因需要更換。2.申請注銷電子印章時，使用部門或員工應填寫《電子印章注銷申請表》，說明注銷原因。3.《電子印章注銷申請表》經所在部門負責人初審、電子印章管理部門形式審查后，按照原電子印章申請審批權限進行審批。4.審批通過后，電子印章管理部門在電子印章管理系統中對電子印章進行注銷操作，并將相關信息進行備份保存，以備后續查詢。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對電子印章的使用與管理情況進行審計檢查。審計內容包括電子印章的申請審批流程是否合規、授權使用是否符合規定、存儲與安全措施是否有效等。2.電子印章管理部門應定期對電子印章的使用記錄進行統計分析，檢查是否存在異常使用情況。如發現異常，應及時進行調查核實，并采取相應措施。（二）外部監督1.積極配合國家相關部門對公司電子印章使用情況的監督檢查，如實提供有關資料和信息。2.關注行業動態和法律法規變化，及時調整電子印章管理政策和措施，確保公司電子印章管理工作符合外部監管要求。（三）違規處理1.對于違反本制度規定使用電子印章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除授權、辭退等。2.如因違規使用電子印章給公司造成經濟損失或法律糾紛的，違規人員應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究其刑事責任。八、培訓與宣傳（一）培訓1.定期組織公司員工參加電子印章使用與管理培訓，培訓內容包括電子印章的法律法規知識、系統操作流程、安全注意事項等。2.培訓方式可采用集中授課、在線學習、實際操作演示等多種形式，確保員工能夠熟練掌握電子印章的使用方法和管理要求。3.對新入職員工和涉及電子印章使用的崗位變動人員，應及時進行專門的電子印章培訓，使其盡快熟悉相關業務流程。（二）宣傳1.通過公司內部公告、郵件、宣傳欄等多種渠道，廣泛宣傳電子印章授權管理制