erp稽核管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司ERP系統(tǒng)的使用，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，加強(qiáng)對(duì)ERP系統(tǒng)運(yùn)行的監(jiān)督與管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及ERP系統(tǒng)操作、管理和維護(hù)的部門(mén)及人員。（三）基本原則1.合規(guī)性原則嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度，確保ERP系統(tǒng)的運(yùn)行符合規(guī)定要求。2.準(zhǔn)確性原則系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)必須真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司的業(yè)務(wù)狀況和財(cái)務(wù)信息。3.及時(shí)性原則各項(xiàng)業(yè)務(wù)操作應(yīng)及時(shí)在ERP系統(tǒng)中記錄，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性，以便為公司決策提供及時(shí)有效的支持。4.保密性原則涉及ERP系統(tǒng)的各類(lèi)數(shù)據(jù)和信息屬于公司機(jī)密，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、組織與職責(zé)（一）ERP管理委員會(huì)1.組成由公司高層管理人員、各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成。2.職責(zé)負(fù)責(zé)審議ERP系統(tǒng)的發(fā)展戰(zhàn)略、規(guī)劃和重大決策。協(xié)調(diào)各部門(mén)之間在ERP系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中的工作關(guān)系，解決系統(tǒng)實(shí)施和運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)的重大問(wèn)題。監(jiān)督ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況，對(duì)系統(tǒng)的改進(jìn)和優(yōu)化提出指導(dǎo)性意見(jiàn)。（二）信息部門(mén)1.職責(zé)負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的日常維護(hù)、技術(shù)支持和安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。制定和完善ERP系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范和操作流程，指導(dǎo)用戶正確使用系統(tǒng)。對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和恢復(fù)，保障數(shù)據(jù)的安全性和完整性。及時(shí)處理系統(tǒng)故障和問(wèn)題，對(duì)系統(tǒng)的優(yōu)化和升級(jí)提出建議。（三）各業(yè)務(wù)部門(mén)1.職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)業(yè)務(wù)在ERP系統(tǒng)中的操作和管理，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確錄入和及時(shí)更新。配合信息部門(mén)進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試、培訓(xùn)和優(yōu)化工作，提出業(yè)務(wù)需求和改進(jìn)建議。對(duì)本部門(mén)使用ERP系統(tǒng)的人員進(jìn)行管理和考核，確保其嚴(yán)格遵守系統(tǒng)操作規(guī)范。（四）稽核部門(mén)1.職責(zé)制定ERP稽核計(jì)劃，定期對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)質(zhì)量等進(jìn)行稽核檢查。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行深入調(diào)查，分析原因，提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。協(xié)助相關(guān)部門(mén)完善ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度，防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)ERP稽核工作情況，為公司決策提供依據(jù)。三、ERP系統(tǒng)操作規(guī)范（一）用戶賬號(hào)管理1.信息部門(mén)負(fù)責(zé)為ERP系統(tǒng)用戶創(chuàng)建、修改和刪除賬號(hào)，并分配相應(yīng)的權(quán)限。2.用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號(hào)和密碼，不得將賬號(hào)轉(zhuǎn)借他人使用。如發(fā)現(xiàn)賬號(hào)被盜用或異常情況，應(yīng)及時(shí)通知信息部門(mén)進(jìn)行處理。3.員工離職或崗位變動(dòng)時(shí)，所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知信息部門(mén)，信息部門(mén)應(yīng)及時(shí)調(diào)整其ERP系統(tǒng)賬號(hào)權(quán)限。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入和維護(hù)工作，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.數(shù)據(jù)錄入人員應(yīng)嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作流程進(jìn)行操作，錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意修改或刪除。3.對(duì)于業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變更，應(yīng)按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)，并及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行更新。4.定期對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和清理，確保數(shù)據(jù)的一致性和有效性。（三）業(yè)務(wù)流程操作1.員工應(yīng)熟悉并嚴(yán)格按照公司規(guī)定的ERP業(yè)務(wù)流程進(jìn)行操作，不得擅自簡(jiǎn)化或跳過(guò)流程環(huán)節(jié)。2.在業(yè)務(wù)操作過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)功能或流程存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向信息部門(mén)反饋，不得自行采取不規(guī)范的操作方式。3.對(duì)于跨部門(mén)的業(yè)務(wù)流程，相關(guān)部門(mén)應(yīng)密切配合，確保流程的順暢執(zhí)行，及時(shí)在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行信息傳遞和共享。四、ERP稽核內(nèi)容與方法（一）稽核內(nèi)容1.系統(tǒng)運(yùn)行情況檢查ERP系統(tǒng)是否正常運(yùn)行，有無(wú)出現(xiàn)死機(jī)、卡頓、報(bào)錯(cuò)等異常情況。查看系統(tǒng)的響應(yīng)時(shí)間是否符合規(guī)定要求，是否影響業(yè)務(wù)操作效率。2.數(shù)據(jù)質(zhì)量核對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與實(shí)際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)是否一致，包括但不限于財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、庫(kù)存數(shù)據(jù)、銷(xiāo)售數(shù)據(jù)等。檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，是否存在數(shù)據(jù)缺失、錯(cuò)誤錄入、重復(fù)記錄等問(wèn)題。審查數(shù)據(jù)的來(lái)源和錄入依據(jù)，確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。3.業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況檢查各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程是否按照規(guī)定的流程和權(quán)限進(jìn)行操作，有無(wú)違規(guī)操作或越權(quán)審批的情況。查看業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行是否連貫、順暢，有無(wú)出現(xiàn)流程中斷或延誤的現(xiàn)象。核實(shí)業(yè)務(wù)流程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是否得到有效控制，相關(guān)審批手續(xù)是否齊全。4.內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況檢查ERP系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度是否健全，是否涵蓋系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理、安全保密等各個(gè)方面。審查內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，是否存在制度執(zhí)行不到位或流于形式的問(wèn)題。評(píng)估內(nèi)部控制制度對(duì)防范系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)的有效性，是否能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正潛在的問(wèn)題。（二）稽核方法1.數(shù)據(jù)核對(duì)通過(guò)對(duì)比ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)與相關(guān)業(yè)務(wù)報(bào)表、原始憑證等，檢查數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。2.系統(tǒng)查詢利用ERP系統(tǒng)的查詢功能，查看系統(tǒng)操作記錄、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況等，獲取相關(guān)證據(jù)。3.實(shí)地走訪對(duì)涉及ERP系統(tǒng)操作的部門(mén)和崗位進(jìn)行實(shí)地走訪，了解實(shí)際業(yè)務(wù)操作情況，核實(shí)相關(guān)信息。4.人員訪談與ERP系統(tǒng)用戶、信息部門(mén)人員、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人等進(jìn)行訪談，了解系統(tǒng)運(yùn)行中存在的問(wèn)題和改進(jìn)建議。5.文檔審查審查與ERP系統(tǒng)相關(guān)的操作手冊(cè)、管理制度、審批文件等文檔，檢查其是否完整、合規(guī)。五、ERP稽核流程（一）稽核計(jì)劃制定1.稽核部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司的業(yè)務(wù)特點(diǎn)、ERP系統(tǒng)運(yùn)行情況以及內(nèi)部控制要求，制定年度ERP稽核計(jì)劃。2.稽核計(jì)劃應(yīng)明確稽核的范圍、內(nèi)容、方法、時(shí)間安排以及人員分工等事項(xiàng)。3.稽核計(jì)劃經(jīng)ERP管理委員會(huì)批準(zhǔn)后實(shí)施。（二）稽核準(zhǔn)備1.稽核人員根據(jù)稽核計(jì)劃，收集相關(guān)資料，包括ERP系統(tǒng)操作手冊(cè)、業(yè)務(wù)流程文件、歷史數(shù)據(jù)等。2.制定稽核工作底稿，明確稽核的具體內(nèi)容、方法和步驟，以及需要獲取的證據(jù)和記錄方式。3.與被稽核部門(mén)溝通，告知稽核的目的、范圍和時(shí)間安排，要求其做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。（三）現(xiàn)場(chǎng)稽核1.稽核人員按照稽核工作底稿的要求，對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)行情況、數(shù)據(jù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況等進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查。2.在稽核過(guò)程中，應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括問(wèn)題的表現(xiàn)形式、涉及的部門(mén)和人員、可能產(chǎn)生的影響等，并獲取相關(guān)證據(jù)。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與被稽核部門(mén)溝通，要求其做出解釋和說(shuō)明，并提出整改建議。（四）稽核報(bào)告撰寫(xiě)1.稽核工作結(jié)束后，稽核人員應(yīng)及時(shí)整理稽核工作底稿和相關(guān)證據(jù)，撰寫(xiě)稽核報(bào)告。2.稽核報(bào)告應(yīng)包括稽核的基本情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題、問(wèn)題產(chǎn)生的原因分析、整改建議以及稽核結(jié)論等內(nèi)容。3.稽核報(bào)告應(yīng)客觀、公正、準(zhǔn)確，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。（五）稽核結(jié)果反饋與整改跟蹤1.將稽核報(bào)告提交給ERP管理委員會(huì)和相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人，反饋稽核結(jié)果。2.被稽核部門(mén)應(yīng)針對(duì)稽核報(bào)告中提出的問(wèn)題，制定整改措施，明確整改責(zé)任人、整改期限和整改目標(biāo)。3.稽核部門(mén)負(fù)責(zé)跟蹤整改落實(shí)情況，定期對(duì)整改工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保問(wèn)題得到有效解決。4.整改完成后，被稽核部門(mén)應(yīng)向稽核部門(mén)提交整改報(bào)告，稽核部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確認(rèn)整改效果。六、ERP系統(tǒng)安全管理（一）網(wǎng)絡(luò)安全1.信息部門(mén)應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全措施，如防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)等，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對(duì)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行。3.限制ERP系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)權(quán)限，只允許授權(quán)人員訪問(wèn)系統(tǒng)，防止未經(jīng)授權(quán)的網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)。（二）數(shù)據(jù)安全1.對(duì)ERP系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的介質(zhì)上，并異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況下能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備的管理，防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。對(duì)存儲(chǔ)有ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)的設(shè)備，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并嚴(yán)格限制訪問(wèn)權(quán)限。4.嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的訪問(wèn)權(quán)限，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，授予相應(yīng)的數(shù)據(jù)訪問(wèn)權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法獲取或篡改。（三）用戶安全1.要求用戶設(shè)置強(qiáng)密碼，并定期更換密碼。密碼應(yīng)包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度符合規(guī)定要求。2.對(duì)用戶的操作行為進(jìn)行審計(jì)，記錄用戶登錄系統(tǒng)的時(shí)間、操作內(nèi)容等信息，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常操作。3.加強(qiáng)對(duì)用戶的安全培訓(xùn)，提高用戶的安全意識(shí)，防止因用戶誤操作或違規(guī)行為導(dǎo)致系統(tǒng)安全事故。七、ERP系統(tǒng)培訓(xùn)與支持（一）培訓(xùn)管理1.信息部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和ERP系統(tǒng)應(yīng)用情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間和培訓(xùn)方式等。3.定期組織ERP系統(tǒng)培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋系統(tǒng)操作、業(yè)務(wù)流程、數(shù)據(jù)管理等方面，確保用戶能夠熟練掌握ERP系統(tǒng)的使用方法。4.對(duì)新入職員工和崗位變動(dòng)員工，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行ERP系統(tǒng)相關(guān)培訓(xùn)，使其盡快熟悉系統(tǒng)操作和業(yè)務(wù)流程。（二）技術(shù)支持1.信息部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的技術(shù)支持熱線或郵箱，及時(shí)解答用戶在使用ERP系統(tǒng)過(guò)程中遇到的問(wèn)題。2.對(duì)于用戶反饋的系統(tǒng)故障和問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)響應(yīng)，盡快進(jìn)行處理，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。3.定期收集用戶的意見(jiàn)和建議，對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，以滿足用戶的業(yè)務(wù)需求。八、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.建立ERP系統(tǒng)使用考核制度，對(duì)各部門(mén)和員工在ERP系統(tǒng)應(yīng)用方面的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括系統(tǒng)操作的準(zhǔn)確性和及時(shí)性、數(shù)據(jù)質(zhì)量、業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況、系統(tǒng)安全管理等方面。3.考核方式采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，考核結(jié)果作為員工績(jī)效評(píng)價(jià)和部門(mén)業(yè)績(jī)考核的重要依據(jù)。（二）獎(jiǎng)勵(lì)1.對(duì)于在ERP系統(tǒng)應(yīng)用方面表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和員工