藥品電子訂單管理制度一、總則（一）目的為加強公司藥品電子訂單管理，規范藥品采購、銷售流程，確保藥品交易信息準確、及時、安全，提高公司運營效率，保障藥品質量和供應，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及藥品電子訂單的生成、審核、發送、接收、處理、存檔等相關操作及人員。（三）基本原則1.合法性原則：藥品電子訂單管理應嚴格遵守國家法律法規及相關藥品監管政策要求。2.準確性原則：訂單信息應準確無誤，包括藥品名稱、規格、數量、價格、交貨地點、交貨時間等關鍵要素。3.及時性原則：訂單處理各環節應及時響應，確保藥品采購、銷售業務順利進行，避免延誤。4.安全性原則：保障藥品電子訂單數據的安全，防止信息泄露、篡改等情況發生。二、藥品電子訂單管理職責分工（一）銷售部門1.負責接收客戶的藥品采購需求，準確記錄相關信息，并根據公司庫存及銷售政策，生成藥品電子訂單。2.對生成的訂單進行初步審核，確保訂單信息完整、準確，符合客戶要求和公司銷售規定。3.將審核通過的訂單及時發送給客戶，并跟進訂單執行情況，與客戶保持溝通，處理訂單變更、取消等事宜。（二）采購部門1.依據銷售部門發送的藥品電子訂單，結合公司庫存情況和采購計劃，制定采購訂單。2.對采購訂單進行審核，重點審核供應商選擇、采購價格、交貨期等條款，確保采購訂單合理、合規。3.將采購訂單發送給供應商，并跟蹤供應商的訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題，如交貨延遲、質量問題等。（三）倉儲部門1.根據采購訂單和銷售訂單，負責藥品的出入庫管理。2.在藥品出入庫時，核對訂單信息與實物的一致性，確保準確發貨和收貨，并及時更新庫存系統。3.協助處理因庫存不足或其他原因導致的訂單執行異常情況，如協調補貨、調整發貨計劃等。（四）質量部門1.參與藥品電子訂單管理流程，對涉及藥品質量的關鍵環節進行監督。2.審核訂單中藥品質量標準、驗收要求等相關內容，確保符合公司質量管理規定。3.對采購藥品和銷售退回藥品進行質量檢驗，依據檢驗結果處理相關訂單問題，如不合格藥品的退貨、換貨等。（五）信息部門1.負責藥品電子訂單管理系統的維護和優化，確保系統穩定運行，數據安全可靠。2.為各部門提供系統操作培訓和技術支持，解答訂單管理過程中的技術問題。3.根據公司業務發展和管理需求，對訂單管理系統進行功能升級和改進。（六）財務部門1.依據藥品電子訂單進行財務核算，包括應收賬款、應付賬款的記錄與管理。2.審核訂單中的價格、付款方式等財務條款，確保財務數據準確無誤。3.根據訂單執行情況進行資金收付操作，與銷售、采購部門協同做好款項催收和支付工作。三、藥品電子訂單生成與錄入（一）客戶需求收集1.銷售部門通過多種渠道收集客戶的藥品采購需求，如電話、郵件、在線平臺等。2.詳細記錄客戶需求信息，包括藥品名稱、規格、數量、劑型、產地、交貨時間、交貨地點、特殊要求等。（二）訂單生成1.銷售部門根據客戶需求和公司庫存情況，在訂單管理系統中生成藥品電子訂單。2.訂單內容應清晰、完整，準確反映客戶需求和公司銷售政策。對于有特殊要求的訂單，應在訂單備注中詳細說明。（三）訂單錄入1.訂單錄入人員應認真核對訂單信息，確保錄入的準確性。錄入內容包括但不限于客戶信息、藥品信息、訂單金額、交貨時間等。2.在錄入過程中，如發現訂單信息有誤或不完整，應及時與銷售部門溝通核實，進行修改后再繼續錄入。四、藥品電子訂單審核（一）銷售訂單審核1.銷售部門完成訂單生成后，由訂單審核人員對訂單進行初步審核。2.審核內容包括訂單信息的完整性、準確性，客戶信用狀況，庫存可用性等。對于新客戶或信用狀況不佳的客戶，應重點審核信用額度和付款方式。3.審核人員應在規定時間內完成審核，并在訂單管理系統中記錄審核結果。如審核通過，訂單進入下一流程；如審核不通過，應注明原因并反饋給銷售部門進行修改。（二）采購訂單審核1.采購部門收到銷售訂單后，根據銷售訂單制定采購訂單，并進行審核。2.采購訂單審核內容包括供應商選擇的合理性、采購價格的合規性、交貨期的可行性、質量條款的明確性等。3.采購訂單審核人員應與供應商進行溝通確認，確保訂單條款雙方達成一致。審核通過后，將采購訂單發送給供應商，并在系統中記錄訂單發送情況。五、藥品電子訂單發送與接收（一）銷售訂單發送1.銷售部門審核通過的藥品電子訂單，應及時發送給客戶。發送方式可根據客戶要求選擇，如電子郵件、電子數據交換（EDI）等。2.在訂單發送前，應再次核對訂單信息，確保準確無誤。發送成功后，應記錄訂單發送時間、發送方式等信息。3.如客戶對訂單有疑問或需要變更訂單信息，銷售部門應及時與客戶溝通，根據溝通結果進行相應處理。（二）采購訂單發送1.采購部門審核通過的采購訂單，應按照與供應商約定的方式及時發送給供應商。2.發送采購訂單時，應確保訂單信息清晰、明確，避免因信息傳遞不暢導致的誤解或延誤。3.采購部門應跟蹤采購訂單的發送情況，如供應商未及時接收或反饋異常，應及時與供應商聯系，查明原因并協調解決。（三）訂單接收1.客戶和供應商應及時接收藥品電子訂單，并進行確認。2.客戶接收訂單后，應在規定時間內回復確認信息，如確認訂單內容、提出修改意見等。供應商接收采購訂單后，應按照訂單要求安排生產、發貨等事宜，并及時反饋訂單執行進度。3.對于未按時接收或未及時確認的訂單，相關部門應及時跟進，查明原因并采取相應措施，確保訂單順利執行。六、藥品電子訂單執行與跟蹤（一）采購訂單執行1.供應商收到采購訂單后，應按照訂單要求組織生產或備貨，并在規定的交貨期內發貨。2.采購部門應跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握供應商的發貨進度、運輸狀態等信息。如發現供應商可能無法按時交貨，應提前與供應商溝通協調，尋求解決方案。3.對于因供應商原因導致的交貨延遲、質量問題等，采購部門應及時與供應商協商解決，如要求供應商采取補救措施、承擔相應責任等。同時，應將相關情況反饋給銷售部門，以便及時與客戶溝通協調。（二）銷售訂單執行1.倉儲部門根據銷售訂單進行藥品備貨、發貨操作。在發貨前，應再次核對訂單信息與實物的一致性，確保準確發貨。2.發貨后，倉儲部門應及時更新庫存系統，并將發貨信息反饋給銷售部門。銷售部門應跟蹤銷售訂單的執行情況，及時掌握藥品的運輸狀態、客戶簽收情況等信息。3.如客戶反饋藥品質量問題、數量不符等情況，銷售部門應及時與倉儲部門、質量部門溝通協調，查明原因并采取相應措施，如換貨、補貨、退貨等。同時，應將處理結果及時反饋給客戶，確保客戶滿意度。（三）訂單跟蹤與反饋1.各部門應建立訂單跟蹤機制，定期對訂單執行情況進行跟蹤和檢查。2.訂單跟蹤人員應及時收集訂單執行過程中的各類信息，如發貨時間、運輸單號、預計到達時間、實際到達時間、客戶簽收時間等，并在訂單管理系統中進行記錄和更新。3.對于訂單執行過程中出現的異常情況，如交貨延遲、質量問題、客戶投訴等，應及時進行分析和處理，并將處理結果反饋給相關部門和人員。同時，應總結經驗教訓，采取措施避免類似問題再次發生。七、藥品電子訂單變更與取消（一）訂單變更1.在藥品電子訂單執行過程中，如因客戶需求變更、供應商原因等需要變更訂單信息，相關部門應及時提出變更申請。2.變更申請應詳細說明變更原因、變更內容等，并提交給訂單管理流程中的相關審核環節進行審核。3.審核通過后，相關部門應及時通知涉及的各方，如客戶、供應商、倉儲部門、財務部門等，并確保各方對變更內容達成一致。同時，應在訂單管理系統中更新訂單信息。（二）訂單取消1.在藥品電子訂單執行前，如因客戶取消訂單、公司內部原因等需要取消訂單，相關部門應及時提出取消申請。2.取消申請應說明取消原因，并提交給訂單管理流程中的相關審核環節進行審核。3.審核通過后，相關部門應及時通知涉及的各方，如客戶、供應商、倉儲部門、財務部門等。對于已發貨的訂單，應及時與客戶協商退貨事宜；對于已采購的藥品，應與供應商協商取消采購合同或退貨事宜。同時，應在訂單管理系統中關閉訂單，并做好相關記錄。八、藥品電子訂單存檔與查詢（一）訂單存檔1.藥品電子訂單處理完成后，相關部門應按照公司檔案管理規定，及時將訂單資料進行存檔。2.訂單存檔資料應包括訂單原始記錄、審核記錄、溝通記錄、執行情況記錄、變更記錄、取消記錄等相關文件和信息。3.訂單存檔應確保資料的完整性、準確性和安全性，便于日后查詢和追溯。（二）訂單查詢1.公司內部人員因工作需要可查詢藥品電子訂單相關信息。查詢時，應按照公司規定的流程進行申請和審批。2.訂單查詢人員應明確查詢目的和范圍，填寫查詢申請表，經部門負責人審核后提交給信息部門。3.信息部門根據查詢申請，在訂單管理系統中進行查詢，并提供相關訂單資料。查詢人員應妥善保管查詢到的訂單信息，不得泄露或用于其他非工作目的。九、藥品電子訂單安全管理（一）數據安全1.信息部門應采取有效的數據安全措施，保障藥品電子訂單數據的保密性、完整性和可用性。2.對訂單管理系統進行定期備份，備份數據應存儲在安全的位置，并定期進行數據恢復測試，確保數據可恢復。3.設置不同的用戶權限，對訂單數據的訪問進行嚴格控制，只有經過授權的人員才能訪問和操作相關數據。（二）網絡安全1.加強訂單管理系統的網絡安全防護，安裝防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止網絡攻擊和惡意軟件入侵。2.定期對網絡系統進行漏洞掃描和修復，確保系統安全運行。3.對涉及訂單數據傳輸的網絡連接進行加密處理，防止數據在傳輸過程中被竊取或篡改。（三）人員安全意識培訓1.對涉及藥品電子訂單管理的人員進行安全意識培訓，提