證書保管使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司各類證書的規范管理，確保證書的妥善保管與合理使用，保障公司及員工的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及的各類證書，包括但不限于資質證書、職業資格證書、學歷證書、榮譽證書等。（三）管理原則1.集中管理原則：公司設立專門的證書管理部門或指定專人負責證書的統一保管與使用調配。2.規范操作原則：證書的保管、使用、借用、歸還等環節均應嚴格按照規定的流程和手續進行操作。3.安全保密原則：確保證書的安全存放，防止證書信息泄露及證書丟失、損壞等情況發生。4.合理使用原則：根據公司業務需要，合理安排證書的使用，提高證書的使用效率。二、證書的分類與登記（一）證書分類1.資質證書：如企業營業執照、行業資質認證、安全生產許可證等。2.職業資格證書：員工個人取得的與工作相關的職業資格證書，如注冊會計師證、注冊建造師證、人力資源管理師證等。3.學歷證書：員工的最高學歷畢業證書、學位證書等。4.榮譽證書：公司或員工獲得的各類榮譽獎項證書，如優秀企業獎、個人先進獎等。5.其他證書：公司認為需要納入管理的其他相關證書。（二）證書登記1.證書管理部門負責建立證書管理臺賬，對每本證書進行詳細登記。登記內容包括證書名稱、證書編號、頒發機構、頒發日期、有效期、持有人姓名、所在部門、證書用途等信息。2.對于新取得的證書，證書持有人應在取得證書后的[X]個工作日內將證書原件及相關證明材料提交至證書管理部門進行登記。3.證書管理部門應定期對證書管理臺賬進行更新和核對，確保登記信息的準確性和完整性。三、證書的保管（一）保管部門與人員1.公司設立專門的證書保管室或保險柜，由證書管理部門指定專人負責證書的日常保管工作。保管人員應具備責任心強、保密意識高的素質。2.保管人員應定期對保管的證書進行盤點和檢查，確保證書的數量、狀態與登記臺賬一致。（二）保管環境要求1.證書保管室應保持干燥、通風、防火、防盜，配備必要的安全防護設備，如監控攝像頭、防火保險柜等。2.證書應分類存放于專用的文件柜或保險柜中，按照證書類別、頒發時間等進行有序排列，便于查找和管理。（三）證書的安全保護措施1.非證書管理部門人員未經授權不得進入證書保管室。因工作需要進入保管室的，須經證書管理部門負責人批準，并由保管人員陪同。2.證書保管人員應妥善保管證書鑰匙，不得隨意轉借他人。如遇鑰匙丟失或損壞，應及時更換并報告證書管理部門負責人。3.對于重要的資質證書和涉及公司核心業務的證書，應采取加密存儲、異地備份等安全措施，防止證書信息泄露或遭受損壞。4.如發現證書有丟失、損壞或被盜等情況，保管人員應立即報告證書管理部門負責人，并采取相應的補救措施，如掛失、補辦等，同時查明原因，追究相關人員的責任。四、證書的使用（一）使用范圍1.公司內部業務開展需要，如投標、項目申報、資質年檢等。2.員工個人職業發展需要，如晉升、崗位競聘、參加培訓等。（二）使用流程1.內部業務使用業務部門根據工作需要填寫《證書使用申請表》，詳細說明使用證書的項目名稱、用途、使用期限等信息，并經部門負責人簽字確認。將《證書使用申請表》提交至證書管理部門。證書管理部門對申請進行審核，審核通過后，在申請表上簽字蓋章，并安排保管人員提供相應證書。業務部門使用完畢后，應及時將證書歸還至證書管理部門，并在《證書使用登記表》上簽字確認歸還情況。2.員工個人使用員工個人因職業發展需要使用證書時，應填寫《證書個人使用申請表》，說明使用證書的目的、使用期限等，并經所在部門負責人簽字同意。將申請表提交至證書管理部門。證書管理部門審核通過后，按照規定辦理借用手續，員工領取證書使用。使用期限屆滿，員工應按時歸還證書，并在《證書個人使用登記表》上簽字確認。（三）使用期限1.證書用于公司內部業務的，使用期限根據具體項目要求確定，但最長不得超過[X]個工作日。如需延長使用期限，應提前向證書管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.員工個人借用證書的，使用期限一般不得超過[X]個月。如因特殊情況需要延長使用期限，應提前[X]個工作日向證書管理部門申請，經批準后可延長[X]個月。（四）使用監督1.證書管理部門應定期對證書的使用情況進行檢查和監督，確保證書按照規定的用途和期限使用。2.如發現證書使用部門或個人違反本制度規定使用證書，證書管理部門有權收回證書，并視情節輕重給予相應的處罰。五、證書的借用（一）借用范圍僅限因工作需要且符合借用條件的公司內部部門或員工個人借用證書。（二）借用流程1.借用部門或個人填寫《證書借用申請表》，詳細注明借用證書的名稱、用途、借用期限等信息。2.申請表經所在部門負責人審核簽字后，提交至證書管理部門。3.證書管理部門對借用申請進行審批，審批通過后，與借用方簽訂《證書借用協議》，明確雙方的權利和義務。4.借用方憑《證書借用申請表》和《證書借用協議》到證書管理部門領取證書。（三）借用期限與歸還1.借用期限按照本制度第四章“證書的使用”中規定的期限執行。2.借用期滿，借用方應及時將證書歸還至證書管理部門。歸還時，證書管理部門應對證書進行檢查，如發現證書有損壞、丟失等情況，借用方應承擔相應的賠償責任。（四）借用期間的責任1.借用方在借用證書期間應妥善保管證書，不得擅自涂改、轉借、抵押證書，不得將證書用于與借用申請用途無關的事項。2.如因借用方保管不善導致證書丟失、損壞或發生其他事故，借用方應負責及時補辦或采取其他補救措施，并承擔由此給公司造成的一切損失。六、證書的補辦與更換（一）補辦情形1.證書因保管不善丟失、損壞的。2.證書有效期屆滿需要續期的。3.證書信息發生變更需要換發的。（二）補辦流程1.證書持有人發現證書丟失或損壞后，應立即向證書管理部門報告，并提交《證書補辦申請表》，詳細說明證書丟失或損壞的情況。2.證書管理部門核實情況后，出具相關證明材料，協助證書持有人向原頒發機構申請補辦證書。3.證書持有人按照原頒發機構的要求準備相關材料，辦理證書補辦手續。補辦完成后，應及時將新證書交至證書管理部門進行登記和保管。4.對于證書有效期屆滿需要續期的，證書管理部門應提前[X]個月通知證書持有人辦理續期手續。證書持有人應在規定時間內按照要求提交續期申請及相關材料，經審核通過后辦理續期手續。5.證書信息發生變更需要換發的，證書持有人應向證書管理部門提交《證書信息變更申請表》及相關證明材料，經審核批準后，由證書管理部門統一辦理換發手續。七、證書的注銷與銷毀（一）注銷情形1.證書有效期屆滿未辦理續期手續的。2.公司資質發生重大變化，原證書不再適用的。3.證書持有人離職或因其他原因不再需要保留證書的。（二）注銷流程1.證書管理部門根據證書注銷情形，確定需要注銷的證書清單。2.通知證書持有人或相關部門，說明證書注銷的原因和時間要求。3.證書持有人或相關部門在規定時間內將證書原件交回證書管理部門。4.證書管理部門對交回的證書進行核對和登記，確認無誤后辦理注銷手續，并在證書管理臺賬中注明注銷情況。（三）銷毀1.對于已注銷的證書，證書管理部門應定期進行清理和銷毀。銷毀前，應填寫《證書銷毀申請表》，經證書管理部門負責人批準后實施銷毀。2.證書銷毀應采用適當的方式進行，確保證書信息無法恢復。銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀證書清單等。3.證書銷毀記錄應保存[X]年，以備查閱。八、罰則（一）對證書保管人員的處罰1.因保管不善導致證書丟失、損壞或信息泄露的，給予警告處分，并責令其采取補救措施。如造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。2.違反證書保管規定，擅自允許他人進入保管室或轉借證書鑰匙的，給予記過處分；情節嚴重的，予以辭退。（二）對證書使用部門或個人的處罰1.未經批準擅自使用證書或超出規定用途使用證書的，給予警告處分，并責令立即停止違規行為；造成不良后果的，視情節輕重給予相應的經濟處罰。2.借用證書逾期未還或未按規定歸還證書的，給予警告處分；逾期超過[X]個工作日的，按每天[X]元標