財務采購報銷管理制度總則1.目的本制度旨在規范公司財務采購報銷流程，加強財務管理與監督，確保公司采購活動的合法性、合理性和規范性，保障公司資金的安全與有效使用，提高公司經濟效益。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門因生產、經營、管理等需要進行的采購活動及相關費用的報銷。包括但不限于辦公用品、辦公設備、原材料、固定資產、服務采購等。3.基本原則真實性原則：報銷憑證必須真實、合法、有效，反映實際發生的采購業務和費用支出。合法性原則：采購活動及報銷行為應符合國家法律法規及公司相關規定。合理性原則：費用支出應符合公司經營活動的需要，具有合理的必要性和適當性。審批流程原則：嚴格按照規定的審批流程進行采購申請、審批及報銷，確保各環節職責明確、手續完備。采購審批流程1.采購申請各部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、型號、數量、預計金額、需求時間等信息。對于固定資產采購，需同時提供資產購置必要性說明及資產使用部門意見。將《采購申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人應根據部門預算及工作實際情況進行審批，簽署意見后報相關分管領導審批。2.采購審批分管領導接到《采購申請表》后，應對采購事項的必要性、預算合理性、采購方式等進行審核。對于重大采購項目，需提交公司管理層會議討論決定。對于涉及金額較大、專業性較強或特殊的采購項目，應組織相關部門進行聯合評審，確保采購方案的科學性和經濟性。經分管領導或公司管理層審批通過后的《采購申請表》，交至采購部門作為采購依據。3.采購實施采購部門根據批準的采購申請，按照公司采購管理制度的相關規定，選擇合適的供應商進行采購。在采購過程中，應充分了解市場行情，進行有效的商務談判，爭取最優的采購價格和服務條款。采購合同簽訂前，需提交至法務部門審核，確保合同條款合法合規，明確雙方權利義務。合同簽訂后，應將合同副本交至財務部門備案。報銷要求1.報銷憑證采購報銷必須提供合法有效的報銷憑證，包括但不限于發票、收據、采購合同、驗收單、入庫單等。發票應具備以下要素：發票聯、發票專用章、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等。發票內容應與采購實際情況一致，不得虛假開具或涂改。對于無法取得發票的特殊情況，如購買農副產品等，可使用收款憑證，但應注明收款單位名稱、地址、聯系方式、收款日期、項目、數量、金額等，并加蓋收款單位印章。2.報銷期限采購報銷應在采購業務完成后的規定時間內進行，原則上應在一個月內提交報銷申請。如有特殊情況需延期報銷，應提前向財務部門說明原因并經批準。逾期未報銷的，財務部門有權拒絕受理，但因公司原因導致未能及時報銷的除外。3.報銷金額報銷金額應與采購申請及實際發生金額一致，如有差異，應詳細說明原因并經審批。對于采購金額較大的項目，如超過一定金額的固定資產采購，應分階段或一次性報銷，并提供相應的驗收報告和付款憑證。在報銷過程中，如發現報銷金額與實際情況不符或存在虛報、多報等問題，財務部門有權不予報銷，并追究相關人員責任。報銷流程1.整理報銷憑證采購人員完成采購任務并取得報銷憑證后，應按照財務部門要求對憑證進行分類整理、粘貼。粘貼時應使用膠水或膠棒，確保憑證粘貼牢固、整齊，便于查閱。在憑證粘貼單上，應注明報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、采購項目名稱、憑證張數、金額合計等信息。2.填寫報銷單采購人員根據整理好的報銷憑證，填寫《費用報銷單》。報銷單應包括以下內容：報銷日期、報銷部門、報銷人姓名、聯系電話、報銷事由、附件張數、金額（大寫及小寫）等。對于涉及多個采購項目的報銷，應分別填寫在不同的報銷單上，并在備注欄注明詳細情況。在報銷單上簽字確認，確保填寫內容真實、準確、完整。3.部門負責人審核將填寫好的報銷單及相關憑證提交至部門負責人審核。部門負責人應根據采購申請及實際情況，對報銷事項的真實性、合理性進行審核。審核通過后，在報銷單上簽署意見并簽字確認。如發現問題或不符合規定的情況，應及時與采購人員溝通并要求其補充或更正相關信息。4.財務審核報銷單經部門負責人審核通過后，交至財務部門進行財務審核。財務人員應重點審核報銷憑證的合法性、真實性、完整性，以及報銷金額的準確性、審批流程的合規性等。對于不符合財務制度或報銷規定的憑證，財務人員有權拒絕報銷，并向報銷人說明原因。對于存在疑問的報銷事項，財務人員應及時與相關人員核實情況。財務審核通過后，在報銷單上簽字確認。5.分管領導審批財務審核通過后的報銷單，提交至分管領導進行最終審批。分管領導應根據公司財務管理規定及采購事項的實際情況進行審批。審批通過后，在報銷單上簽署意見并簽字確認。對于重大采購報銷事項，可能需提交公司管理層會議討論決定。6.報銷支付經分管領導審批通過的報銷單，由財務部門按照公司資金支付流程進行報銷支付。對于符合報銷規定的費用，財務人員應及時安排資金支付，確?？铐棸磿r足額支付給供應商或報銷人。報銷支付方式可根據公司規定及實際情況選擇銀行轉賬、支票、現金等方式。采用銀行轉賬方式的，應確保收款賬戶信息準確無誤；采用支票支付的，應嚴格按照支票管理規定進行操作；采用現金支付的，應嚴格遵守現金管理規定，并履行相關簽字手續。采購付款管理1.付款申請根據采購合同約定及驗收情況，采購部門填寫《付款申請表》，詳細注明供應商名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式、付款日期等信息。將《付款申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人審核無誤后，報財務部門審核。2.財務審核財務部門收到《付款申請表》后，應對采購合同執行情況、發票及報銷憑證、付款金額及方式等進行審核。審核采購合同是否已履行完畢，驗收手續是否齊全；檢查發票及報銷憑證是否真實、合法、有效，是否與采購合同及實際業務相符；核對付款金額是否準確，付款方式是否符合合同約定及公司規定。對于不符合付款條件的，財務人員應及時通知采購部門補充或更正相關信息，待條件滿足后再進行付款申請。3.審批流程經財務審核通過的《付款申請表》，按照公司審批流程提交至相關領導審批。審批流程與采購報銷審批流程一致，根據付款金額大小及重要性，分別由部門負責人、分管領導或公司管理層審批。4.付款執行審批通過后的付款申請，由財務部門按照公司資金管理規定和審批意見進行付款操作。對于采用銀行轉賬方式付款的，財務人員應根據審批后的付款金額及收款賬戶信息，及時辦理轉賬手續，并打印轉賬憑證作為付款依據。對于采用支票付款的，應嚴格按照支票管理制度填寫支票，確保支票信息準確無誤。支票簽發后，應由專人負責跟蹤支票的交付及款項到賬情況，并將相關信息及時反饋給財務部門。付款完成后，財務人員應及時登記付款臺賬，記錄付款日期、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，以便進行財務核算和后續跟蹤管理。采購監督與審計1.內部監督公司設立內部審計部門，定期對采購活動及報銷情況進行監督檢查。審計部門應重點關注采購流程的合規性、采購價格的合理性、報銷憑證的真實性等方面。內部審計部門有權調閱采購合同、報銷憑證、驗收記錄等相關資料，對采購人員及相關部門進行詢問和調查。發現問題應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。各部門應積極配合內部審計部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。2.供應商管理建立供應商評估與管理機制，定期對供應商的供貨質量、價格、服務等方面進行評估。評估結果作為供應商選擇、合作及淘汰的重要依據。對于存在違規行為或提供劣質產品及服務的供應商，應及時采取措施，如暫停合作、扣除貨款、追究違約責任等，并向公司相關部門通報。加強與供應商的溝通與合作，定期收集供應商反饋信息，不斷優化采購渠道和供應商結構，提高采購質量和效率。3.財務審計財務部門應加強對采購報銷業務的日常核算和管理，定期對采購費用進行統計分析，發現異常情況及時進行調查核實。配合內部審計部門及外部審計機構，做好采購業務的審計工作，如實提供財務資料和數據，協助審計人員完成審計任務。根據審計結果，及時調整財務管理策略和內部控制措施，完善財務管理制度，加