貨物采購合同管理制度一、總則1.目的為規范公司貨物采購合同的管理，加強對采購活動的內部控制，防范采購風險，保障公司合法權益，提高采購效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司的貨物采購合同管理。3.基本原則依法合規原則：采購合同的簽訂、履行、變更、解除等應嚴格遵守國家法律法規和公司相關規定。公平公正原則：在采購合同簽訂和履行過程中，應遵循公平、公正的原則，維護公司與供應商的合法權益。誠實守信原則：各方應誠實守信，全面履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。效益優先原則：采購合同管理應注重提高采購效益，降低采購成本，確保公司利益最大化。二、職責分工1.采購部門負責采購合同的起草、談判、簽訂、履行、變更、解除等工作。對供應商進行調查、評估和選擇，建立供應商檔案。跟蹤采購合同的執行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。定期向公司相關部門匯報采購合同的執行情況。2.法務部門參與采購合同的起草、審核和談判工作，提供法律意見和建議。對采購合同的合法性、合規性進行審查，防范法律風險。協助處理采購合同糾紛，提供法律支持。3.財務部門負責采購合同的付款審核和賬務處理。對采購合同的資金預算進行審核，確保資金的合理使用。定期與采購部門核對采購合同的執行情況和付款情況。4.審計部門對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監督。檢查采購合同的執行情況是否符合公司規定和相關法律法規要求。對采購合同管理中存在的問題提出審計意見和建議。5.其他部門根據各自職責，配合采購部門做好采購合同管理工作。對采購合同涉及的技術、質量、驗收等方面提出意見和建議。三、合同簽訂管理1.合同起草采購部門應根據采購需求和供應商情況，起草采購合同文本。合同文本應明確雙方的權利和義務，包括貨物的名稱、規格、數量、質量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同文本應使用公司統一制定的合同模板，特殊情況需使用非標準合同模板的，應經法務部門審核同意。2.合同審核采購合同起草完成后，應提交法務部門進行合法性、合規性審查。法務部門應在[X]個工作日內完成審查，并出具審查意見。采購合同還應提交財務部門進行付款審核和資金預算審核。財務部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。采購合同涉及技術、質量、驗收等方面的，還應提交相關部門進行審核。相關部門應在[X]個工作日內完成審核，并出具審核意見。3.合同談判采購部門應根據審核意見，與供應商進行合同談判。談判過程中，應明確雙方的權利和義務，確保合同條款符合公司利益和要求。談判達成一致后，采購部門應將談判結果及時反饋給相關部門，并根據反饋意見對合同文本進行修改完善。4.合同簽訂采購合同經審核通過后，由采購部門負責人簽字，并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，分別由采購部門、法務部門、財務部門、供應商等留存。簽訂采購合同的人員應具備相應的授權，不得超越授權范圍簽訂合同。四、合同履行管理1.供應商管理采購部門應建立供應商檔案，對供應商的基本情況、經營狀況、信譽等進行記錄和管理。定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商等級，對不合格供應商及時進行淘汰。與供應商保持密切溝通，及時了解供應商的生產經營情況和市場變化，確保供應商能夠按時、按質、按量履行合同義務。2.交貨管理采購部門應按照合同約定，及時向供應商下達交貨通知，明確交貨時間、地點、方式等要求。供應商應按照交貨通知要求，按時將貨物送達指定地點。采購部門應安排專人負責貨物的驗收工作，確保貨物的數量、質量、規格等符合合同要求。如發現貨物存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求供應商采取補救措施或承擔違約責任。3.付款管理財務部門應按照合同約定的付款方式和時間，對采購合同的付款進行審核和支付。付款前，應確保采購合同已經履行完畢，且驗收合格。采購部門應及時向財務部門提供采購合同的執行情況和相關憑證，協助財務部門做好付款審核工作。如因特殊情況需要提前付款或延遲付款的，應經公司相關領導批準，并辦理相應的手續。五、合同變更與解除管理1.合同變更在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要變更合同條款的，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面變更協議。合同變更協議應經法務部門審核同意，并按照合同簽訂的程序進行審批和簽訂。采購部門應及時將合同變更情況通知相關部門，并調整采購合同的執行計劃。2.合同解除在采購合同履行過程中，如因不可抗力、政策調整、市場變化等原因需要解除合同的，采購部門應及時與供應商協商，并簽訂書面解除協議。合同解除協議應經法務部門審核同意，并按照合同簽訂的程序進行審批和簽訂。采購部門應及時將合同解除情況通知相關部門，并辦理相關手續，如退還貨物、結算貨款等。六、合同糾紛處理1.糾紛預防采購部門應加強對采購合同履行過程的管理，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，避免糾紛的發生。法務部門應定期對采購合同進行審查和風險評估，提出防范糾紛的建議和措施。2.糾紛處理如發生采購合同糾紛，采購部門應及時向公司相關領導匯報，并會同法務部門進行調查和分析，制定糾紛處理方案。糾紛處理方案應根據糾紛的具體情況，采取協商、調解、仲裁、訴訟等方式解決。在糾紛處理過程中，應注意收集和保存相關證據，維護公司的合法權益。七、合同檔案管理1.檔案收集采購部門應負責采購合同檔案的收集工作，確保合同檔案的完整性和準確性。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同文本及相關附件、審批文件、履行記錄等資料整理歸檔。2.檔案整理采購合同檔案應按照年度、類別、編號等進行分類整理，建立檔案目錄，便于查閱和管理。檔案整理應遵循便于保管和利用的原則，確保檔案的整齊、規范。3.檔案保管采購合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。檔案保管期限應按照國家法律法規和公司相關規定執行，期滿后如需銷毀，應按照規定程序進行審批和銷毀。4.檔案查閱因工作需要查閱采購合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的陪同下進行，不得擅自復印、拍照、涂改、抽取檔案材料等。八、監督與考核1.監督檢查審計部門應定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監督，檢查采購合同管理是否符合公司規定和相關法律法規要求。公司相關部門應不定期對采購合同的執行情況進行檢查，發現問題及時督促采購部門整改。2.考核評價公司應建立采購合同管理考核評價制度，對采購部門及相關人員的合同管理工作進行考核評價。考核評價指標應包括合