質(zhì)量資料備案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量資料的管理，規(guī)范質(zhì)量資料的備案流程，確保質(zhì)量資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)在產(chǎn)品生產(chǎn)、服務(wù)提供過(guò)程中所產(chǎn)生的質(zhì)量資料的備案管理。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定質(zhì)量資料備案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行。對(duì)各部門(mén)提交的質(zhì)量資料進(jìn)行審核，確保資料符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。負(fù)責(zé)質(zhì)量資料的統(tǒng)一歸檔和保管，建立質(zhì)量資料檔案庫(kù)。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)質(zhì)量資料的收集、整理和初步審核。按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將質(zhì)量資料提交給質(zhì)量管理部門(mén)備案。配合質(zhì)量管理部門(mén)對(duì)質(zhì)量資料進(jìn)行查詢、借閱等工作。二、質(zhì)量資料的分類(lèi)與范圍（一）產(chǎn)品設(shè)計(jì)資料1.產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)文件、設(shè)計(jì)變更記錄等。2.產(chǎn)品設(shè)計(jì)評(píng)審、驗(yàn)證、確認(rèn)報(bào)告。（二）原材料及零部件資料1.原材料及零部件的采購(gòu)合同、質(zhì)量證明文件。2.原材料及零部件的檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)記錄。3.原材料及零部件的進(jìn)貨驗(yàn)收記錄。（三）生產(chǎn)過(guò)程資料1.生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、操作規(guī)程。2.生產(chǎn)過(guò)程中的質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、試驗(yàn)報(bào)告。3.生產(chǎn)設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)記錄、校準(zhǔn)記錄。4.生產(chǎn)過(guò)程中的不合格品處理記錄。（四）成品檢驗(yàn)資料1.成品檢驗(yàn)報(bào)告、試驗(yàn)記錄。2.成品的包裝、標(biāo)識(shí)記錄。3.成品的入庫(kù)驗(yàn)收記錄。（五）質(zhì)量體系運(yùn)行資料1.質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。2.內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審報(bào)告。3.質(zhì)量改進(jìn)活動(dòng)記錄，如質(zhì)量問(wèn)題分析報(bào)告、糾正預(yù)防措施記錄等。三、質(zhì)量資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)質(zhì)量資料的收集工作，確保質(zhì)量資料的及時(shí)、完整收集。2.質(zhì)量資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行填寫(xiě)，字跡清晰、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、簽字齊全。3.對(duì)于外來(lái)質(zhì)量資料，如供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件等，應(yīng)進(jìn)行有效識(shí)別和驗(yàn)證，確保其真實(shí)性和有效性。（二）整理要求1.質(zhì)量資料應(yīng)按照分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)整理，建立清晰的資料目錄。2.對(duì)于同一類(lèi)質(zhì)量資料，應(yīng)按照時(shí)間順序或項(xiàng)目順序進(jìn)行排列，便于查閱和管理。3.質(zhì)量資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和追溯。四、質(zhì)量資料的備案流程（一）提交備案1.各部門(mén)在完成質(zhì)量資料的收集和整理后，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量資料備案申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明資料的名稱(chēng)、類(lèi)別、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.將填寫(xiě)好的《質(zhì)量資料備案申請(qǐng)表》連同質(zhì)量資料一并提交給質(zhì)量管理部門(mén)。（二）審核備案1.質(zhì)量管理部門(mén)收到各部門(mén)提交的質(zhì)量資料后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行審核。2.審核內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及與相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求的符合性。3.對(duì)于審核通過(guò)的質(zhì)量資料，質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)在《質(zhì)量資料備案申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并進(jìn)行備案登記。4.對(duì)于審核不通過(guò)的質(zhì)量資料，質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)通知提交部門(mén)，說(shuō)明原因，并要求其在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行整改，重新提交備案。（三）歸檔保管1.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)將審核通過(guò)的質(zhì)量資料按照檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保管，建立質(zhì)量資料檔案庫(kù)。2.質(zhì)量資料檔案庫(kù)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全措施，確保質(zhì)量資料的安全和完整。3.質(zhì)量資料應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存，保存期限應(yīng)符合相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求。五、質(zhì)量資料的查詢與借閱（一）查詢1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢質(zhì)量資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量資料查詢申請(qǐng)表》，注明查詢的資料名稱(chēng)、查詢目的等信息。2.將填寫(xiě)好的《質(zhì)量資料查詢申請(qǐng)表》提交給質(zhì)量管理部門(mén)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。3.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)按照規(guī)定的程序?yàn)椴樵內(nèi)藛T提供質(zhì)量資料的查詢服務(wù)，并做好查詢記錄。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱質(zhì)量資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的資料名稱(chēng)、借閱期限、借閱目的等信息。2.將填寫(xiě)好的《質(zhì)量資料借閱申請(qǐng)表》提交給質(zhì)量管理部門(mén)，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行借閱。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還所借閱的質(zhì)量資料，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的質(zhì)量資料，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或丟失，如因保管不善造成質(zhì)量資料損壞或丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、質(zhì)量資料的保密管理（一）保密范圍質(zhì)量資料涉及公司的技術(shù)秘密、商業(yè)秘密等重要信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。（二）保密措施1.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)質(zhì)量資料的保密管理工作，對(duì)質(zhì)量資料的查閱、借閱等情況進(jìn)行嚴(yán)格登記。2.質(zhì)量資料的保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置必要的安全防護(hù)設(shè)施，防止質(zhì)量資料的泄露。3.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得擅自將質(zhì)量資料帶出公司或提供給外部單位和個(gè)人。4.對(duì)于涉及公司機(jī)密的質(zhì)量資料，應(yīng)按照公司的保密制度進(jìn)行管理，采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。七、質(zhì)量資料的銷(xiāo)毀管理（一）銷(xiāo)毀條件質(zhì)量資料在保存期限屆滿或因其他原因不再需要保存時(shí)，應(yīng)進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。（二）銷(xiāo)毀程序1.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)質(zhì)量資料進(jìn)行清理，確定需要銷(xiāo)毀的質(zhì)量資料清單。2.填寫(xiě)《質(zhì)量資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，注明銷(xiāo)毀的資料名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等信息。3.將填寫(xiě)好的《質(zhì)量資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》提交給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)質(zhì)量資料的銷(xiāo)毀工作，確保銷(xiāo)毀過(guò)程的安全和徹底。5.質(zhì)量資料的銷(xiāo)毀應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷(xiāo)毀的時(shí)間、地點(diǎn)、資料名稱(chēng)、數(shù)量、銷(xiāo)毀方式等信息。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)各部門(mén)質(zhì)量資料的備案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查的內(nèi)容包括質(zhì)量資料的收集、整理、備案、查詢、借閱、保密、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。（二）考核辦法1.對(duì)于在質(zhì)量資料備案管理工作中表現(xiàn)突出的部門(mén)和個(gè)人，公司將給予表