質(zhì)量資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司質(zhì)量資料的規(guī)范化管理，確保質(zhì)量資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，為公司的質(zhì)量管理、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、技術(shù)研發(fā)以及外部審核等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)在產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程中所產(chǎn)生的各類(lèi)質(zhì)量資料的歸檔管理，包括但不限于原材料檢驗(yàn)報(bào)告、生產(chǎn)過(guò)程記錄、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄、質(zhì)量管理體系文件等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：歸檔的質(zhì)量資料應(yīng)如實(shí)反映產(chǎn)品質(zhì)量形成過(guò)程中的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：確保涵蓋產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，資料應(yīng)齊全、配套。3.準(zhǔn)確性原則：資料內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，邏輯清晰。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理、歸檔，便于查閱和管理。5.及時(shí)性原則：質(zhì)量資料應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)歸檔，避免積壓和丟失。二、質(zhì)量資料的分類(lèi)與編號(hào)（一）分類(lèi)1.原材料質(zhì)量資料：包括原材料采購(gòu)合同、供應(yīng)商資質(zhì)證明、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、進(jìn)貨驗(yàn)收記錄等。2.生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量資料：涵蓋生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、操作規(guī)程、生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、人員操作記錄等。3.成品質(zhì)量資料：有成品檢驗(yàn)報(bào)告、成品入庫(kù)單、產(chǎn)品質(zhì)量合格證、出貨檢驗(yàn)記錄等。4.質(zhì)量體系文件：如質(zhì)量管理手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、質(zhì)量記錄表格等。5.質(zhì)量改進(jìn)資料：包含質(zhì)量問(wèn)題分析報(bào)告、糾正措施和預(yù)防措施記錄、質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目總結(jié)等。6.質(zhì)量認(rèn)證與審核資料：如質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄、外部審核報(bào)告等。（二）編號(hào)1.質(zhì)量資料編號(hào)采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)格式為：[年份][部門(mén)代碼][資料類(lèi)別代碼][順序號(hào)]。年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”代表2023年。部門(mén)代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)，為每個(gè)部門(mén)設(shè)定兩位代碼，如“01”代表生產(chǎn)部，“02”代表質(zhì)量部等。資料類(lèi)別代碼：按照上述分類(lèi)，為各類(lèi)質(zhì)量資料設(shè)定兩位代碼，如“01”代表原材料質(zhì)量資料，“02”代表生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量資料等。順序號(hào)：為同一類(lèi)資料中的每份文件依次編號(hào)，從“001”開(kāi)始。3.例如，生產(chǎn)部2023年第5份生產(chǎn)過(guò)程檢驗(yàn)記錄的編號(hào)為：230102005。三、質(zhì)量資料的收集（一）職責(zé)分工1.各部門(mén)：負(fù)責(zé)本部門(mén)在質(zhì)量活動(dòng)中產(chǎn)生的各類(lèi)質(zhì)量資料的收集、整理，并按規(guī)定時(shí)間提交給質(zhì)量資料管理部門(mén)。2.質(zhì)量資料管理部門(mén)：通常為質(zhì)量部，負(fù)責(zé)對(duì)全公司質(zhì)量資料的收集工作進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、指導(dǎo)和監(jiān)督，確保資料收集的全面性和及時(shí)性。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)質(zhì)量資料的收集工作，確保資料的及時(shí)產(chǎn)生和傳遞。2.質(zhì)量資料應(yīng)隨工作進(jìn)程同步收集，不得事后補(bǔ)記或編造。3.對(duì)于外來(lái)的質(zhì)量資料，如供應(yīng)商提供的檢驗(yàn)報(bào)告、認(rèn)證文件等，接收部門(mén)應(yīng)及時(shí)登記并妥善保管。（三）收集流程1.各崗位人員在完成相關(guān)質(zhì)量活動(dòng)后，應(yīng)立即將產(chǎn)生的質(zhì)量資料交至本部門(mén)資料收集責(zé)任人。2.部門(mén)資料收集責(zé)任人對(duì)收到的資料進(jìn)行初步審核，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，然后定期匯總提交給質(zhì)量資料管理部門(mén)。3.質(zhì)量資料管理部門(mén)在收到各部門(mén)提交的資料后，再次進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)返回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、質(zhì)量資料的整理（一）整理原則1.按照質(zhì)量資料的分類(lèi)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行分類(lèi)整理，確保資料的系統(tǒng)性和條理性。2.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，對(duì)同一事項(xiàng)的不同記錄進(jìn)行合并和整合。3.對(duì)資料進(jìn)行排序，如按時(shí)間順序、重要程度等進(jìn)行排列，便于查閱。（二）整理內(nèi)容1.原材料質(zhì)量資料：核對(duì)采購(gòu)合同與供應(yīng)商資質(zhì)證明的一致性，整理檢驗(yàn)報(bào)告和進(jìn)貨驗(yàn)收記錄，確保資料齊全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確。2.生產(chǎn)過(guò)程質(zhì)量資料：檢查生產(chǎn)計(jì)劃、工藝文件、操作規(guī)程等是否完整，對(duì)生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄和人員操作記錄進(jìn)行分類(lèi)整理，標(biāo)注清晰的日期和班次。3.成品質(zhì)量資料：將成品檢驗(yàn)報(bào)告、入庫(kù)單、合格證和出貨檢驗(yàn)記錄等進(jìn)行核對(duì)和整理，確保成品質(zhì)量信息的準(zhǔn)確傳遞。4.質(zhì)量體系文件：按照質(zhì)量管理體系的架構(gòu)，對(duì)各類(lèi)文件進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)和裝訂，確保文件的完整性和規(guī)范性。5.質(zhì)量改進(jìn)資料：梳理質(zhì)量問(wèn)題分析報(bào)告、糾正措施和預(yù)防措施記錄以及質(zhì)量改進(jìn)項(xiàng)目總結(jié)等資料，形成完整的質(zhì)量改進(jìn)檔案。6.質(zhì)量認(rèn)證與審核資料：整理質(zhì)量管理體系認(rèn)證文件、內(nèi)部審核報(bào)告、管理評(píng)審記錄和外部審核報(bào)告等，反映公司質(zhì)量體系的運(yùn)行情況和改進(jìn)方向。（三）整理方法1.采用文件夾、檔案盒等載體對(duì)質(zhì)量資料進(jìn)行分類(lèi)存放，并在文件夾或檔案盒上標(biāo)明資料類(lèi)別、年份和編號(hào)范圍。2.對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙規(guī)格進(jìn)行折疊或裁剪，確保整齊統(tǒng)一。3.電子資料應(yīng)按照分類(lèi)建立文件夾，采用規(guī)范的文件名進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于快速查找。五、質(zhì)量資料的歸檔（一）歸檔期限1.各類(lèi)質(zhì)量資料應(yīng)在相關(guān)質(zhì)量活動(dòng)結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。2.對(duì)于重大質(zhì)量事件或項(xiàng)目，應(yīng)在事件處理完畢或項(xiàng)目結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)及時(shí)歸檔相關(guān)資料。（二）歸檔程序1.質(zhì)量資料管理部門(mén)在收到整理好的質(zhì)量資料后，對(duì)資料進(jìn)行最終審核，確保資料符合歸檔要求。2.將審核通過(guò)的質(zhì)量資料按照編號(hào)順序依次裝入檔案盒或存儲(chǔ)到電子檔案系統(tǒng)中，并填寫(xiě)檔案目錄。3.在檔案盒封面或電子檔案系統(tǒng)中注明資料類(lèi)別、年份、起止編號(hào)等信息，建立清晰的檔案標(biāo)識(shí)。4.將歸檔后的質(zhì)量資料存放在專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房或電子存儲(chǔ)設(shè)備中，確保檔案的安全和完整。（三）歸檔要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)使用耐久性好的書(shū)寫(xiě)材料和裝訂材料，確保檔案的長(zhǎng)期保存。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度和通風(fēng)條件，配備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。六、質(zhì)量資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱質(zhì)量資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、資料類(lèi)別和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到質(zhì)量資料管理部門(mén)查閱。2.質(zhì)量資料管理部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)提供查閱服務(wù)，查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將資料帶出。3.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)質(zhì)量資料，不得在資料上涂改、標(biāo)記或損壞。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱質(zhì)量資料的，應(yīng)填寫(xiě)《質(zhì)量資料借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限和歸還時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和質(zhì)量資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的質(zhì)量資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上進(jìn)行任何形式的復(fù)制或傳播。4.借閱人員歸還質(zhì)量資料時(shí)，質(zhì)量資料管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查資料是否完好無(wú)損，如有損壞或丟失，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。七、質(zhì)量資料的保管與維護(hù)（一）保管職責(zé)1.質(zhì)量資料管理部門(mén)負(fù)責(zé)質(zhì)量資料的日常保管工作，確保檔案的安全和完整。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)質(zhì)量資料進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）保管環(huán)境1.紙質(zhì)檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。2.電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，防止病毒感染和數(shù)據(jù)丟失。（三）維護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行定期的除塵、消毒和修復(fù)，對(duì)破損或褪色的檔案進(jìn)行及時(shí)處理。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立質(zhì)量資料保管期限制度，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定和銷(xiāo)毀，確保檔案信息的時(shí)效性和安全性。八、質(zhì)量資料的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.質(zhì)量資料已超過(guò)規(guī)定的保管期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值。2.質(zhì)量資料因自然災(zāi)害、事故等原因造成損壞，無(wú)法修復(fù)且無(wú)參考價(jià)值。3.質(zhì)量資料涉及的項(xiàng)目已結(jié)束，且相關(guān)信息已不再需要保密。（二）銷(xiāo)毀程序1.由質(zhì)量資料管理部門(mén)提出質(zhì)量資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《質(zhì)量資料銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀資料的類(lèi)別、編號(hào)、數(shù)量和銷(xiāo)毀原因等。2.申請(qǐng)經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、質(zhì)量部負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.銷(xiāo)毀工作應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行銷(xiāo)毀，如粉碎、焚燒等，確保資料信息無(wú)法恢復(fù)。4.銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷(xiāo)毀記錄應(yīng)與銷(xiāo)毀申請(qǐng)一并歸檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部定期對(duì)各部門(mén)質(zhì)量資料的收集、整理、歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.檢查內(nèi)容包括資料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性以及歸檔保管情況等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。（二）考核機(jī)制