購買設備項目管理制度一、總則（一）目的為規范公司購買設備項目的管理流程，確保設備采購活動的順利進行，提高設備采購的質量和效率，降低采購成本，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有購買設備項目，包括但不限于生產設備、辦公設備、研發設備等的采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：設備采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益性原則：在滿足公司業務需求的前提下，力求降低采購成本，提高設備使用效益。3.公平公正原則：采購過程應公開透明，公平對待所有供應商，確保采購結果公正合理。4.歸口管理原則：設備采購項目實行歸口管理，明確各部門職責，協同推進采購工作。二、管理職責（一）采購部門1.負責制定設備采購計劃，組織采購活動，選擇供應商，簽訂采購合同。2.負責與供應商溝通協調，跟蹤采購進度，確保設備按時、按質、按量到貨。3.負責收集、整理采購相關資料，建立采購檔案。（二）使用部門1.根據業務需求，提出設備采購申請，明確設備的規格、型號、數量、技術參數等要求。2.參與設備采購的技術評審和商務談判，提供技術支持和業務需求建議。3.負責設備的驗收工作，對設備的質量、性能等進行檢查和評估。（三）財務部門1.負責審核設備采購預算，提供資金支持。2.參與采購合同的審核，監督采購資金的支付。3.負責對采購成本進行核算和分析，控制采購費用。（四）技術部門1.參與設備采購的技術評審，提供技術標準和技術方案。2.協助使用部門對設備進行驗收，提供技術指導和技術支持。（五）質量管理部門1.參與設備采購的質量評審，對設備質量標準進行把關。2.負責對采購設備的質量進行監督和檢查，確保設備符合質量要求。三、設備采購計劃（一）計劃編制1.使用部門應根據業務發展規劃、生產經營需求等，提前制定設備采購計劃。采購計劃應明確設備的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。2.采購計劃應經部門負責人審核后，報分管領導審批。重大設備采購計劃還需報總經理辦公會審議通過。（二）計劃調整1.如因業務需求變化等原因需要調整采購計劃，使用部門應及時提出書面申請，說明調整原因和調整內容。2.采購計劃調整申請經原審批流程批準后，采購部門應及時調整采購工作安排。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商名錄。供應商應具備合法經營資質、良好的商業信譽、較強的生產能力和售后服務能力。2.對于新采購項目，采購部門應組織相關部門對供應商進行評估和篩選。評估內容包括供應商的資質、業績、產品質量、價格、售后服務等方面。3.根據評估結果，選擇合格的供應商作為采購對象。對于重要設備采購項目，應選擇至少三家供應商進行比較和談判。（二）供應商考核1.采購部門應定期對供應商進行考核，考核內容包括交貨期、產品質量、售后服務等方面。2.考核結果應記錄在供應商檔案中，作為供應商后續合作的重要依據。對于考核不合格的供應商，采購部門應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應暫停或終止與其合作。（三）供應商激勵1.對于表現優秀的供應商，采購部門應給予適當的激勵，如增加采購份額、優先合作等。2.通過建立供應商激勵機制，提高供應商的積極性和合作意愿，促進雙方長期穩定合作。五、采購流程（一）采購申請使用部門根據設備采購計劃，填寫《設備采購申請表》，詳細說明設備的名稱、規格、型號、數量、技術參數、采購原因等內容，并經部門負責人簽字后提交采購部門。（二）采購審批采購部門收到《設備采購申請表》后，對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購申請的必要性、合理性、預算情況等。審核通過后，報分管領導審批。重大設備采購申請還需報總經理辦公會審議通過。（三）采購實施1.采購部門根據審批通過的采購申請，制定采購方案，明確采購方式、采購時間、采購人員等內容。2.對于公開招標采購項目，采購部門應按照國家相關法律法規和公司招標管理規定，組織招標活動。招標過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。3.對于邀請招標、競爭性談判、詢價等采購項目，采購部門應選擇合適的供應商進行邀請或談判，并按照規定程序確定中標供應商或成交供應商。4.采購部門與中標供應商或成交供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括設備規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等內容。（四）采購驗收1.設備到貨前，采購部門應通知使用部門做好驗收準備工作。2.設備到貨后，使用部門應組織相關人員按照采購合同和驗收標準對設備進行驗收。驗收內容包括設備的數量、規格、型號、外觀、質量、性能等方面。3.對于驗收合格的設備，使用部門應填寫《設備驗收單》，經相關人員簽字確認后交采購部門存檔。對于驗收不合格的設備，采購部門應及時與供應商溝通，要求其限期更換或處理。如供應商未能按時解決問題，采購部門可按照合同約定扣除相應款項或追究其違約責任。（五）采購付款1.采購部門根據采購合同和設備驗收情況，填寫《付款申請單》，附上相關發票、驗收單等資料，報財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、驗收情況等。審核通過后，報分管領導審批。3.總經理根據審批意見簽署付款指令，財務部門按照公司資金管理制度辦理付款手續。六、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購項目進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、合同風險等。2.針對不同的風險因素，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.對于供應商違約風險，采購部門應在采購合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監督和管理，定期評估供應商的履約能力。2.對于質量風險，采購部門應要求供應商提供質量保證承諾，加強對設備質量的檢驗和驗收，建立質量反饋機制，及時處理質量問題。3.對于價格波動風險，采購部門應關注市場價格動態，合理選擇采購時機，與供應商協商簽訂價格調整條款或采用套期保值等方式降低價格風險。4.對于合同風險，采購部門應加強對采購合同的審核和管理，確保合同條款明確、合法、有效，避免合同糾紛。七、監督與審計（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對設備采購項目進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應及時發現和糾正采購過程中存在的問題，提出改進建議，促進采購管理水平的提高。（二）外部監督1.公司應積極接受政府相關部門的監督檢查，配合做好設備采購項目的備案、審批等工作。2.對于涉及公共利益、社會關注度高的重大設備采購項目，應主動接受社會監督，及時公開采購信息，保障公眾知情權。八、檔案管理（一）檔案收集采購部門應負責收集設備采購項目全過程的相關資料，包括采購申請、采購計劃、采購合同、驗收報告、付款憑證等。（二）檔案整理采購部門應按照檔案管理要求，對收集到的資料進行分類整理、編號裝訂，確保檔案資料的完整性和規范性。（三）檔案保管采購檔案應妥善保管，指定專人負責檔案管理工作。檔案保管期限應按照國家相關規定和公司檔案管理制度執行。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經部門負責人審批后，到檔案管