藥店商品采購(gòu)管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范藥店商品采購(gòu)流程，確保所采購(gòu)商品的質(zhì)量、供應(yīng)穩(wěn)定性以及成本合理性，滿足藥店日常經(jīng)營(yíng)和顧客需求，保障藥店的正常運(yùn)營(yíng)和持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于藥店所有商品的采購(gòu)活動(dòng)，包括藥品、醫(yī)療器械、保健品、化妝品、日用品等各類商品。3.采購(gòu)原則質(zhì)量第一原則：嚴(yán)格把控采購(gòu)商品的質(zhì)量，優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商，確保所采購(gòu)商品符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，依法簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。成本效益原則：在保證商品質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效益。供應(yīng)商管理原則：建立穩(wěn)定、優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商隊(duì)伍，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與溝通，定期評(píng)估供應(yīng)商績(jī)效，促進(jìn)供應(yīng)商持續(xù)改進(jìn)。信息透明原則：采購(gòu)過(guò)程中的各項(xiàng)信息應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、透明，便于內(nèi)部監(jiān)督和管理。二、采購(gòu)組織與職責(zé)1.采購(gòu)部門(mén)采購(gòu)部經(jīng)理全面負(fù)責(zé)采購(gòu)部門(mén)的日常管理工作，制定采購(gòu)工作計(jì)劃和預(yù)算，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開(kāi)發(fā)、評(píng)估、選擇和管理，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商合作關(guān)系。審核采購(gòu)訂單，確保采購(gòu)商品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等符合要求，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。定期分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，評(píng)估采購(gòu)績(jī)效，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)流程和成本控制。采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，負(fù)責(zé)具體商品的采購(gòu)工作，包括市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)等。起草采購(gòu)合同，跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量到貨。收集、整理采購(gòu)相關(guān)資料，如供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同等，建立采購(gòu)檔案。協(xié)助采購(gòu)部經(jīng)理進(jìn)行供應(yīng)商管理，及時(shí)反饋供應(yīng)商的相關(guān)信息。2.其他相關(guān)部門(mén)質(zhì)量管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)商品的質(zhì)量進(jìn)行審核和驗(yàn)收，確保所采購(gòu)商品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。參與供應(yīng)商的質(zhì)量評(píng)估，提供質(zhì)量方面的意見(jiàn)和建議。對(duì)不合格采購(gòu)商品進(jìn)行處理，跟蹤整改情況。銷售部門(mén)及時(shí)向采購(gòu)部門(mén)反饋市場(chǎng)需求信息和顧客反饋，為采購(gòu)決策提供參考。協(xié)助采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行商品銷售數(shù)據(jù)分析，預(yù)測(cè)商品銷售趨勢(shì)，合理安排采購(gòu)計(jì)劃。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，監(jiān)督采購(gòu)資金的使用情況，確保采購(gòu)費(fèi)用的合理性和合規(guī)性。參與采購(gòu)合同的審核，對(duì)合同中的付款條款進(jìn)行把關(guān)。負(fù)責(zé)采購(gòu)發(fā)票的審核和入賬，與供應(yīng)商進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)。三、采購(gòu)流程1.采購(gòu)計(jì)劃制定銷售數(shù)據(jù)分析：采購(gòu)專員每月定期收集銷售部門(mén)提供的銷售數(shù)據(jù)，分析各類商品的銷售趨勢(shì)、庫(kù)存水平和缺貨情況。庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)：倉(cāng)庫(kù)管理人員每月進(jìn)行庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)，統(tǒng)計(jì)各類商品的實(shí)際庫(kù)存數(shù)量，與系統(tǒng)庫(kù)存數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，確保庫(kù)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。采購(gòu)計(jì)劃編制：采購(gòu)專員根據(jù)銷售數(shù)據(jù)分析和庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，結(jié)合市場(chǎng)需求預(yù)測(cè)，編制月度采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確商品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。采購(gòu)計(jì)劃審批：采購(gòu)計(jì)劃編制完成后，提交采購(gòu)部經(jīng)理審核。采購(gòu)部經(jīng)理審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營(yíng)策略和財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行審批，審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃方可執(zhí)行。2.供應(yīng)商選擇與評(píng)估供應(yīng)商開(kāi)發(fā)：采購(gòu)專員通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立潛在供應(yīng)商名錄。供應(yīng)商篩選：根據(jù)采購(gòu)商品的要求和供應(yīng)商的基本信息，對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，確定符合基本條件的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商實(shí)地考察：對(duì)于重要的采購(gòu)項(xiàng)目或新開(kāi)發(fā)的供應(yīng)商，采購(gòu)部經(jīng)理組織相關(guān)人員對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察。實(shí)地考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、質(zhì)量管理體系、物流配送能力、售后服務(wù)水平等方面。供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)專員根據(jù)實(shí)地考察結(jié)果和供應(yīng)商提供的相關(guān)資料，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估。評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)度等方面。采用百分制評(píng)分法，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行打分，得分在80分及以上的供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，可納入合格供應(yīng)商名錄。合格供應(yīng)商名錄管理：采購(gòu)部建立合格供應(yīng)商名錄，并定期進(jìn)行更新。對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商，及時(shí)從合格供應(yīng)商名錄中刪除。3.采購(gòu)訂單下達(dá)采購(gòu)詢價(jià)：采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，向合格供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求供應(yīng)商提供商品的報(bào)價(jià)、規(guī)格、交貨期、付款方式等信息。比價(jià)與議價(jià)：采購(gòu)專員收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)信息，進(jìn)行比價(jià)和議價(jià)。在保證商品質(zhì)量的前提下，選擇價(jià)格合理、交貨期合適的供應(yīng)商作為采購(gòu)對(duì)象。采購(gòu)合同簽訂：采購(gòu)專員與選定的供應(yīng)商起草采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后，由采購(gòu)專員與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。采購(gòu)訂單下達(dá)：采購(gòu)專員根據(jù)采購(gòu)合同，在公司的采購(gòu)管理系統(tǒng)中下達(dá)采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)商品的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等內(nèi)容，并發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。4.采購(gòu)訂單跟蹤與到貨驗(yàn)收采購(gòu)訂單跟蹤：采購(gòu)專員負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，了解商品的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商未能按時(shí)發(fā)貨或出現(xiàn)其他問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并向采購(gòu)部經(jīng)理匯報(bào)。到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨后，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)專員預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。采購(gòu)專員收到到貨通知后，提前與倉(cāng)庫(kù)管理人員溝通，做好收貨準(zhǔn)備工作。到貨驗(yàn)收：商品到貨后，倉(cāng)庫(kù)管理人員按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括商品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等方面。對(duì)于藥品和醫(yī)療器械，還應(yīng)檢查其相關(guān)資質(zhì)證明文件是否齊全。驗(yàn)收合格的商品，辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的商品，填寫(xiě)不合格商品報(bào)告單，報(bào)質(zhì)量管理部門(mén)處理。5.采購(gòu)付款發(fā)票審核：采購(gòu)專員收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括發(fā)票的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，發(fā)票上的商品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息是否與采購(gòu)合同和采購(gòu)訂單一致。付款申請(qǐng)：采購(gòu)專員審核發(fā)票無(wú)誤后，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、發(fā)票等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部門(mén)審核。付款審批：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和付款政策，對(duì)付款申請(qǐng)進(jìn)行審批。付款執(zhí)行：審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理1.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)建立嚴(yán)格的供應(yīng)商質(zhì)量評(píng)估和管理體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量審核和評(píng)估，確保所采購(gòu)商品的質(zhì)量符合要求。加強(qiáng)采購(gòu)商品的驗(yàn)收管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收，對(duì)不合格商品及時(shí)進(jìn)行處理，防止不合格商品流入市場(chǎng)。與供應(yīng)商簽訂質(zhì)量保證協(xié)議，明確雙方在質(zhì)量方面的權(quán)利和義務(wù)，要求供應(yīng)商對(duì)所提供商品的質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)建立供應(yīng)商備份機(jī)制，對(duì)于重要的采購(gòu)商品，選擇多家合格供應(yīng)商作為備份，以降低因單一供應(yīng)商出現(xiàn)問(wèn)題而導(dǎo)致的供應(yīng)中斷風(fēng)險(xiǎn)。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通與合作，定期了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況和供應(yīng)能力，及時(shí)掌握可能影響供應(yīng)的因素，提前采取應(yīng)對(duì)措施。建立供應(yīng)預(yù)警機(jī)制，對(duì)庫(kù)存水平、采購(gòu)周期、供應(yīng)商交貨期等關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)風(fēng)險(xiǎn)跡象時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，以便及時(shí)采取措施解決。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和價(jià)格分析，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，掌握同類商品的價(jià)格走勢(shì)，為采購(gòu)決策提供參考。建立采購(gòu)價(jià)格談判機(jī)制，與供應(yīng)商進(jìn)行充分的談判，爭(zhēng)取合理的采購(gòu)價(jià)格。同時(shí)，通過(guò)批量采購(gòu)、集中采購(gòu)等方式，降低采購(gòu)成本。定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行評(píng)估和分析，與市場(chǎng)價(jià)格進(jìn)行對(duì)比，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格異常情況，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行調(diào)整。4.合同風(fēng)險(xiǎn)加強(qiáng)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款明確、合法、合理，避免合同糾紛的發(fā)生。在簽訂采購(gòu)合同前，對(duì)合同條款進(jìn)行仔細(xì)審查，特別是關(guān)于商品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、違約責(zé)任等重要條款，確保合同雙方的權(quán)利和義務(wù)得到明確約定。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)了解合同的執(zhí)行情況，對(duì)合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)解決，確保合同的順利履行。五、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入管理供應(yīng)商應(yīng)具備合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)，能夠提供有效的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證等相關(guān)證件。對(duì)于藥品和醫(yī)療器械供應(yīng)商，還應(yīng)具備相應(yīng)的生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品注冊(cè)證等資質(zhì)證明文件。供應(yīng)商應(yīng)具有良好的信譽(yù)和商業(yè)道德，無(wú)不良經(jīng)營(yíng)記錄和違法行為。采購(gòu)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)準(zhǔn)入的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，符合條件的供應(yīng)商填寫(xiě)供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)表，提交相關(guān)資料。采購(gòu)部門(mén)對(duì)供應(yīng)商提交的資料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，報(bào)采購(gòu)部經(jīng)理審批。審批通過(guò)的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商的績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期為每季度一次。評(píng)估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格水平、售后服務(wù)、合作配合度等方面。采購(gòu)專員根據(jù)日常采購(gòu)業(yè)務(wù)中與供應(yīng)商的合作情況，收集相關(guān)數(shù)據(jù)和信息，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分。評(píng)分結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)。對(duì)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果為優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)于績(jī)效評(píng)估結(jié)果為不合格的供應(yīng)商，發(fā)出書(shū)面警告，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商淘汰管理對(duì)于出現(xiàn)以下情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將其從合格供應(yīng)商名錄中淘汰：提供的商品質(zhì)量連續(xù)出現(xiàn)問(wèn)題，經(jīng)多次整改仍不符合要求。交貨期經(jīng)常延誤，嚴(yán)重影響藥店正常經(jīng)營(yíng)。價(jià)格水平過(guò)高，且無(wú)合理理由拒絕協(xié)商降價(jià)。出現(xiàn)重大違法行為或不良經(jīng)營(yíng)記錄。采購(gòu)部門(mén)在決定淘汰供應(yīng)商后，應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并停止與其的采購(gòu)業(yè)務(wù)往來(lái)。同時(shí)，對(duì)已采購(gòu)的商品進(jìn)行跟蹤管理，確保質(zhì)量安全。4.供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)采購(gòu)部門(mén)定期與供應(yīng)商進(jìn)行溝通與交流，了解供應(yīng)商的經(jīng)營(yíng)狀況和需求，及時(shí)解決合作過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。每年組織一次供應(yīng)商座談會(huì)，加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作與溝通，聽(tīng)取供應(yīng)商的意見(jiàn)和建議，共同探討合作發(fā)展的方向。對(duì)于重要供應(yīng)商，采購(gòu)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期進(jìn)行拜訪，加強(qiáng)雙方的高層溝通與合作，鞏固良好的合作關(guān)系。六、采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)檔案內(nèi)容采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)訂單、采購(gòu)合同、供應(yīng)商報(bào)價(jià)單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)的所有文件和資料。采購(gòu)專員應(yīng)及時(shí)收集、整理采購(gòu)檔案資料，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.采購(gòu)檔案分類與編號(hào)采購(gòu)檔案按照采購(gòu)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如藥品采購(gòu)檔案、醫(yī)療器械采購(gòu)檔案、保健品采購(gòu)檔案等。對(duì)每類采購(gòu)檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。編號(hào)規(guī)則可采用年份+業(yè)務(wù)類型代碼+順序號(hào)的方式，如2023YP001表示2023年藥品采購(gòu)的第一份檔案。3.采購(gòu)檔案存儲(chǔ)與保管采購(gòu)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊(cè)，存放在專門(mén)的檔案柜中；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或其他存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的完好無(wú)損。對(duì)于超過(guò)保存期限的采購(gòu)檔案，應(yīng)按照公司檔案管理制度的規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。4.采購(gòu)檔案查閱與借閱因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)采購(gòu)部經(jīng)理批