設計外協單位管理制度一、總則（一）目的為加強公司對外協單位的管理，規范外協業務流程，確保外協工作的質量、進度和成本控制，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與公司簽訂外協合作協議的所有外部設計單位，包括但不限于承擔公司產品設計、工程設計、包裝設計等各類設計任務的外協單位。（三）基本原則1.合法合規原則：外協單位的選擇、合作及管理必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.質量優先原則：外協設計工作應滿足公司對設計質量的要求，確保設計成果符合行業標準和公司業務需求。3.公平公正原則：在選擇外協單位、分配任務及考核評價等方面，應秉持公平公正的態度，維護良好的合作關系。4.成本效益原則：合理控制外協成本，確保外協工作在預算范圍內完成，同時保證工作質量和效率，實現成本效益最大化。二、外協單位選擇與準入（一）選擇標準1.資質與信譽：外協單位應具備合法有效的營業執照、相關設計資質證書，具有良好的商業信譽，無不良記錄。2.專業能力：具備與公司外協設計任務相匹配的專業技術團隊和設計經驗，能夠提供高質量的設計方案。3.業績與口碑：有類似項目的成功案例，在行業內有較好的口碑和評價。4.管理水平：具備完善的內部管理制度，能夠有效組織和管理設計工作，確保項目順利進行。5.價格合理：在保證設計質量的前提下，報價合理，具有成本優勢。（二）選擇流程1.需求提出：公司各部門根據業務需要，提出外協設計需求，明確設計任務、要求、時間節點和預算等。2.信息收集：由采購部門或相關項目負責部門通過多種渠道收集潛在外協單位信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商庫等。3.初步篩選：根據選擇標準，對收集到的外協單位信息進行初步篩選，確定若干符合基本條件的候選單位。4.實地考察：組織相關人員對候選外協單位進行實地考察，了解其實際情況，包括辦公場所、人員配備、設備設施、管理狀況等。5.方案評審：要求候選外協單位提交針對公司設計需求的初步方案，組織內部專業人員進行評審，評估其設計能力和方案可行性。6.合同談判：與選定的外協單位進行合同談判，明確雙方權利義務、設計費用、付款方式、交付成果、保密條款等內容。7.合同簽訂：經公司法定代表人或授權代表審批后，簽訂正式的外協合作協議。（三）準入管理1.建立檔案：為每個外協單位建立檔案，記錄其基本信息、資質證書、業績情況、合作項目等內容。2.動態評估：定期對外協單位進行動態評估，根據其合作表現和業務變化情況，調整其準入資格。3.退出機制：對于出現嚴重違約、設計質量問題、違反法律法規等情況的外協單位，及時終止合作，取消其準入資格，并記錄在案。三、外協任務分配與溝通（一）任務分配1.任務下達：根據公司業務安排和外協單位的專業能力、資源狀況，將具體的設計任務下達給相應的外協單位。任務下達應明確任務內容、要求、時間節點、質量標準、交付成果等。2.任務交底：組織相關人員與外協單位進行任務交底，確保外協單位充分理解任務要求和公司期望，解答其疑問。（二）溝通協調1.定期溝通：建立定期溝通機制，項目負責人與外協單位定期召開會議，匯報項目進展情況，協調解決問題，溝通下一步工作計劃。2.即時溝通：在項目執行過程中，如遇緊急問題或重要事項，雙方應及時進行溝通，確保問題得到及時解決，不影響項目進度。3.溝通方式：溝通方式可采用電話、郵件、會議、即時通訊工具等多種形式，確保信息傳遞準確、及時、有效。4.信息共享：建立信息共享平臺或渠道，雙方及時共享與項目相關的資料、文件、數據等信息，保證信息的一致性和完整性。四、外協設計過程管理（一）進度管理1.制定計劃：外協單位應根據任務要求制定詳細的設計進度計劃，并提交給公司項目負責人審核。2.進度跟蹤：項目負責人定期對外協單位的設計進度進行跟蹤檢查，及時掌握項目進展情況，發現偏差及時督促其采取措施進行調整。3.延誤處理：如因外協單位原因導致設計進度延誤，應按照合同約定追究其責任，要求其采取有效措施加快進度，確保項目按時交付。（二）質量管理1.質量標準：明確外協設計工作的質量標準和驗收規范，要求外協單位嚴格按照標準進行設計。2.質量控制：項目負責人對外協設計過程進行質量控制，定期檢查設計成果，提出修改意見和建議，確保設計質量符合要求。3.審核評審：組織內部專業人員對外協單位提交的設計初稿、中間稿等進行審核評審，提出書面意見，外協單位應根據審核意見進行修改完善。4.驗收交付：設計任務完成后，按照合同約定和質量標準進行驗收。驗收合格后，外協單位應及時提交完整的設計成果，并辦理交付手續。（三）成本管理1.成本預算：在簽訂外協合同前，明確設計任務的成本預算，并在合同中約定價格調整機制。2.成本控制：項目負責人對外協設計成本進行監控，嚴格控制費用支出，如發現成本超支，應及時分析原因，采取措施進行控制。3.費用結算：按照合同約定的付款方式和結算周期，及時與外協單位進行費用結算。結算時應審核相關票據和資料，確保費用支付合理合規。（四）文檔管理1.文檔要求：明確外協設計過程中應提交的各類文檔清單，包括設計方案、圖紙、計算書、說明書、評審意見等，規定文檔的格式、內容要求和提交時間。2.文檔審核：項目負責人對提交的文檔進行審核，確保文檔的完整性、準確性和規范性。3.文檔歸檔：設計任務完成后，將相關文檔進行整理歸檔，建立完善的項目文檔庫，以便日后查閱和參考。五、外協單位考核與評價（一）考核內容1.設計質量：考核外協單位提交的設計成果是否符合質量標準和合同要求，包括設計方案的合理性、創新性、可行性，圖紙的準確性、完整性，說明書的清晰性等。2.進度執行：考核外協單位是否按照約定的進度計劃完成設計任務，有無延誤情況及延誤原因分析。3.成本控制：考核外協單位是否在預算范圍內完成設計任務，費用支出是否合理合規。4.服務態度：考核外協單位在合作過程中的溝通協作情況、響應速度、服務意識等。5.合同履行：考核外協單位是否嚴格履行合同約定的各項義務，有無違約行為。（二）考核方式1.定期考核：每季度或每完成一個重要項目后，對各外協單位進行一次定期考核，由項目負責人填寫考核評價表，提交考核意見。2.項目考核：針對每個外協設計項目，在項目結束后進行專項考核，重點評價項目執行過程中的表現。3.綜合評價：結合定期考核和項目考核結果，對外協單位進行綜合評價，確定其考核等級。（三）評價等級1.優秀：設計質量高，進度執行良好，成本控制有效，服務態度好，嚴格履行合同義務，無任何違約行為。2.良好：設計質量較好，進度基本按時完成，成本控制在合理范圍內，服務態度較好，合同履行情況良好，偶有輕微問題。3.合格：設計質量基本滿足要求，進度略有延誤但能采取措施補救，成本控制基本達標，服務態度一般，合同履行無重大問題。4.不合格：設計質量存在嚴重問題，進度嚴重延誤，成本超支較大，服務態度差，存在較多違約行為。（四）結果應用1.獎勵激勵：對于考核評價為優秀的外協單位，給予一定的獎勵，如增加合作機會、提高設計費用、頒發榮譽證書等，以激勵其繼續保持良好表現。2.改進提升：對于考核評價為良好或合格的外協單位，提出改進意見和建議，幫助其提升管理水平和服務質量。3.合作調整：對于考核評價為不合格的外協單位，暫停或終止合作，重新評估其準入資格。同時，對其違約行為按照合同約定追究責任。六、保密管理（一）保密范圍1.公司提供給外協單位的各類技術資料、商業秘密、業務信息等，包括但不限于設計圖紙、技術方案、產品規格、客戶信息、市場數據等。2.外協單位在合作過程中知悉的公司內部管理信息、運營模式、財務狀況等。（二）保密措施1.簽訂協議：在簽訂外協合作協議時，明確保密條款，要求外協單位承諾對公司保密信息予以保密，并承擔相應的保密責任。2.人員培訓：對外協單位參與項目的人員進行保密培訓，提高其保密意識，明確保密要求和違規責任。3.物理隔離：要求外協單位采取必要的物理隔離措施，確保公司保密信息存儲和使用的安全性，防止信息泄露。4.技術防護：采用加密、訪問控制等技術手段，對外協單位獲取和使用公司保密信息的過程進行防護，確保信息安全。（三）監督檢查1.定期對外協單位的保密工作進行監督檢查，查看其保密措施的執行