試驗儀器采購管理制度一、總則1.目的為規范公司試驗儀器采購管理工作，確保采購的儀器設備符合公司科研、生產及質量控制等工作的需求，提高儀器設備的使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有試驗儀器的采購活動，包括但不限于新購、續購、租賃、維修及配件采購等。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際工作需要，合理確定儀器設備的采購數量、規格和型號，避免盲目采購。質量優先原則：優先選擇質量可靠、性能穩定、技術先進的儀器設備，確保其能夠滿足工作要求，并具有良好的售后服務。性價比最優原則：在保證質量的前提下，通過充分的市場調研和供應商比較，選擇性價比最高的儀器設備，降低采購成本。合規采購原則：嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定，確保采購活動合法合規。二、采購申請與審批1.需求部門提出申請各部門根據工作任務和業務發展需要，填寫《試驗儀器采購申請表》，詳細說明儀器設備的名稱、規格型號、數量、用途、技術參數、預算金額等信息，并提交部門負責人審核。2.部門負責人審核部門負責人對采購申請進行審核，重點審查申請的必要性、合理性以及預算的準確性。如申請合理，簽署審核意見后報分管領導審批；如申請存在問題，退回需求部門并說明理由，要求其重新修改或補充相關信息。3.分管領導審批分管領導根據公司整體發展戰略、業務需求及預算情況，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要的儀器設備采購申請，需提交公司管理層會議討論決定。審批通過后，申請表返回需求部門，進入采購流程。三、采購流程1.采購部門選擇根據公司組織架構和職責分工，確定負責試驗儀器采購的部門。一般情況下，由公司采購部門統一負責采購工作；對于專業性較強的儀器設備，可在采購部門的指導下，由需求部門協助進行采購。2.采購計劃制定采購部門根據已審批的采購申請，制定詳細的采購計劃，明確采購方式、采購時間節點、供應商選擇標準等內容。采購計劃應報部門負責人審核后實施。3.供應商選擇與管理供應商篩選采購人員通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商名錄。根據采購需求和供應商篩選標準，對潛在供應商進行初步篩選，確定入圍供應商名單。供應商評估采購部門組織相關人員（如需求部門代表、技術專家、質量管理人員等）對入圍供應商進行實地考察和綜合評估。評估內容包括供應商的資質信譽、生產能力、技術水平、產品質量、售后服務、價格水平等方面。根據評估結果，確定最終的供應商。供應商管理建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、合作歷史、評估結果等內容。定期對供應商進行跟蹤評價，對于表現優秀的供應商給予獎勵和更多的合作機會；對于出現問題的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施，并尋找新的替代供應商。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。合同內容應包括儀器設備的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務條款、付款方式等詳細條款。合同簽訂前，需提交公司法務部門進行審核，確保合同合法合規。5.采購執行與跟蹤采購執行采購部門按照采購合同要求，及時與供應商溝通協調，跟蹤采購進度，確保儀器設備按時、按質、按量交付。如遇特殊情況需要變更合同條款或交貨期，應及時與供應商協商，并報公司相關領導審批。到貨驗收儀器設備到貨前，采購部門通知需求部門、質量檢驗部門等相關人員做好驗收準備工作。到貨后，由質量檢驗部門按照合同要求和相關標準對儀器設備進行嚴格的驗收，包括外觀檢查、性能測試、功能驗證等。驗收合格后，填寫《試驗儀器驗收報告》，各方簽字確認。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商協商解決，要求其更換產品或進行整改，直至驗收合格為止。6.付款管理采購部門根據采購合同約定和到貨驗收情況，填寫付款申請單，附上采購合同、驗收報告、發票等相關憑證，按照公司財務審批流程進行付款審批。財務部門審核無誤后，辦理付款手續。對于分期付款的采購項目，應嚴格按照合同約定的付款節點進行付款。四、采購預算管理1.預算編制各部門在提出試驗儀器采購申請時，應同時編制采購預算，明確采購項目的預計費用。采購預算應根據儀器設備的市場價格、技術參數、配置要求等因素進行合理估算，并報公司財務部門審核。財務部門結合公司年度預算安排，對采購預算進行綜合平衡，確保預算的合理性和可行性。2.預算執行與控制采購部門應嚴格按照批準的采購預算進行采購活動，不得擅自突破預算。如因特殊原因需要調整預算，應按照公司預算調整程序進行申報和審批。在采購過程中，采購人員應密切關注市場價格變化，及時與供應商協商價格，爭取以合理的價格完成采購任務，確保采購費用控制在預算范圍內。3.預算分析與考核財務部門定期對試驗儀器采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購費用與預算的差異，找出原因并提出改進措施。公司將采購預算執行情況納入部門績效考核體系，對預算執行良好的部門給予獎勵，對預算執行不力的部門進行通報批評，并要求其做出說明和整改。五、采購風險管理1.風險識別在試驗儀器采購過程中，可能面臨多種風險，如市場風險（價格波動、供應短缺等）、質量風險（產品質量不符合要求、售后服務不到位等）、合同風險（合同條款不完善、合同執行糾紛等）、合規風險（違反法律法規、公司規定等）等。采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，及時發現潛在風險。2.風險應對措施針對識別出的風險，制定相應的風險應對措施。例如，對于市場風險，加強市場調研和價格監測，與供應商簽訂價格調整條款或套期保值協議；對于質量風險，嚴格供應商選擇和質量驗收標準，增加抽檢頻次和深度，要求供應商提供質量保證承諾和售后服務方案；對于合同風險，加強合同審核和管理，明確雙方責任和義務，及時處理合同執行過程中的糾紛；對于合規風險，加強法律法規和公司制度的學習培訓，確保采購活動合法合規。3.風險監控與預警建立采購風險監控機制，定期對采購風險進行跟蹤和評估，及時掌握風險變化情況。當風險指標達到預警值時，發出預警信號，提醒相關部門采取措施進行風險應對。同時，對風險應對措施的實施效果進行評估，總結經驗教訓，不斷完善風險管理體系。六、儀器設備驗收與入庫管理1.驗收組織儀器設備到貨后，由質量檢驗部門牽頭組織驗收工作，需求部門、采購部門等相關人員參與。對于大型、復雜或貴重的儀器設備，可邀請外部專家或專業檢測機構協助驗收。2.驗收內容文件資料驗收檢查供應商提供的儀器設備說明書、操作手冊、合格證、質量檢驗報告、保修卡等文件資料是否齊全、真實有效。外觀檢查對儀器設備的外觀進行檢查，查看是否有損壞、變形、銹蝕等缺陷，標識是否清晰、準確。數量核對核對儀器設備的型號、規格、數量是否與采購合同一致。性能測試與功能驗證按照儀器設備的技術參數和操作手冊要求，對其性能進行測試，驗證各項功能是否正常。測試過程中，應做好記錄，包括測試條件、測試數據、測試結果等。3.驗收報告驗收合格后，驗收人員填寫《試驗儀器驗收報告》，詳細記錄驗收情況，各方簽字確認。驗收報告作為儀器設備入庫、入賬及后續管理的重要依據。如驗收不合格，應在驗收報告中注明不合格原因，并及時與供應商溝通協商解決。4.入庫管理驗收合格的儀器設備由采購部門辦理入庫手續，填寫《試驗儀器入庫單》，注明儀器設備的名稱、規格型號、數量、入庫日期、存放地點等信息。倉庫管理人員根據入庫單對儀器設備進行妥善保管，并建立庫存臺賬，記錄儀器設備的出入庫情況。七、儀器設備使用與維護管理1.使用培訓儀器設備入庫后，采購部門或需求部門應及時組織相關人員進行使用培訓。培訓內容包括儀器設備的基本原理、操作方法、日常維護保養知識、安全注意事項等。培訓結束后，應對培訓人員進行考核，確保其能夠熟練操作儀器設備。2.使用登記使用部門應建立儀器設備使用登記制度，對儀器設備的使用情況進行詳細記錄，包括使用日期、使用人員、使用時長、使用目的、運行狀況等信息。使用登記記錄應定期整理歸檔，以便查詢和統計分析。3.日常維護保養使用人員負責儀器設備的日常維護保養工作，按照儀器設備的操作手冊和維護保養指南要求，定期對儀器設備進行清潔、潤滑、校準、檢查等維護保養操作，確保儀器設備處于良好的運行狀態。如發現儀器設備出現故障或異常情況，應及時報告部門負責人，并填寫《儀器設備故障報告表》。4.定期校準與檢定根據儀器設備的使用頻率、精度要求及相關法規標準，定期安排校準或檢定工作。校準或檢定應由具有資質的專業機構進行，校準或檢定合格后，出具校準證書或檢定報告，并在儀器設備上粘貼校準或檢定標識。校準或檢定記錄應妥善保存，作為儀器設備管理檔案的重要組成部分。5.維修管理當儀器設備出現故障無法正常使用時，使用部門應及時填寫《儀器設備維修申請表》，詳細說明故障現象、發生時間、維修歷史等情況，提交部門負責人審核后報采購部門。采購部門根據故障情況聯系供應商或專業維修機構進行維修。維修完成后，由質量檢驗部門對維修后的儀器設備進行驗收，驗收合格后方可繼續投入使用。維修記錄應詳細記錄維修情況，包括維修時間、維修內容、維修費用、維修人員等信息，并存檔保存。八、儀器設備報廢管理1.報廢鑒定儀器設備因使用年限已久、技術落后、損壞嚴重無法修復等原因不再使用時，由使用部門填寫《試驗儀器報廢申請表》，詳細說明儀器設備的名稱、規格型號、購置時間、報廢原因等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核后，組織相關技術人員、質量管理人員等進行報廢鑒定，確認儀器設備確實無法繼續使用且無維修價值后，簽署鑒定意見報公司分管領導審批。2.報廢審批公司分管領導根據報廢鑒定意見和公司相關規定，對儀器設備報廢申請進行審批。對于價值較高或批量報廢的儀器設備，需提交公司管理層會議討論決定。審批通過后，申請表返回使用部門，進入報廢處置流程。3.報廢處置經批準報廢的儀器設備，由使用部門負責清理和移交。對于有利用價值的零部件，可進行拆卸留存備用；對于無利用價值的儀器設備，由采購部門按照公司資產管理規定，通過報廢拍賣、廢舊物資回收等方式進行處置。報廢處置過程中，應做好記錄，包括報廢儀器設備的名稱、數量、處置方式、處置時間、處置收入等信息，并將相關資料存檔保存。4.賬務處理財務部門根據批準的報廢申請和相關處置記錄，及時進行賬務處理，核銷儀器設備的賬面價值，確保公司資產賬實相符。九、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對試驗儀器采購管理工作進行審計監督，檢查采購流程是否規范、采購預算執行是否嚴格、儀器設備驗收與使用維護管理是否到位、報廢處置是否合規等方面的情況。對于審計發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.績效考核監督人力資源部門將試驗儀器采購管理工作納入部門績效考核體系，對各部門在采購申請、采購執行、預算控制、儀器設備管理等方面的工作