鄉鎮收發文管理制度一、總則（一）目的為加強鄉鎮收發文管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，結合鄉鎮實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉鎮各部門、各辦公室及全體工作人員在收文、發文過程中的管理。（三）基本原則1.準確規范原則：收發文處理應嚴格按照規定的程序和格式進行，確保文件內容準確無誤，格式規范統一。2.及時高效原則：收文要及時登記、傳閱、辦理，發文要迅速審核、簽發、印發，避免文件積壓延誤。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規，確保文件在傳遞、處理過程中的安全，防止文件丟失、泄密。二、收文管理（一）收文渠道1.上級機關文件：通過機要交換、專人送達、電子公文傳輸等方式接收。2.平行單位文件：通過郵寄、專人送達、電子郵件等方式接收。3.下級單位文件：通過專人報送、郵寄、電子郵件等方式接收。（二）收文登記1.設立專門的收文登記簿，對收到的文件進行詳細登記。登記內容包括：文件編號、來文機關、文件標題、文號、密級、份數、日期、附件、簽收人等。2.對電子文件，應記錄文件的名稱、文號、密級、發送時間、接收時間、存儲位置等信息，并進行備份。（三）收文傳閱1.辦公室收到文件后，應根據文件內容和性質，及時呈送鄉鎮領導或相關部門負責人傳閱。2.傳閱文件應遵循“先急后緩、先主要領導后其他領導、先承辦部門后其他部門”的原則，確保文件傳閱的高效性和準確性。3.傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間，不得擅自橫傳、積壓文件。（四）收文辦理1.承辦部門收到傳閱后的文件后，應按照文件要求及時辦理，并在規定時間內將辦理結果反饋給辦公室。2.需要回復的文件，承辦部門應在規定時間內擬好回復文稿，經分管領導審核后，報主要領導簽發。3.對于重要文件或緊急文件，承辦部門應優先辦理，并及時向領導匯報辦理進展情況。（五）收文歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應將文件原件、相關材料及辦理結果整理齊全，移交辦公室歸檔。2.辦公室應按照檔案管理的有關規定，對歸檔文件進行分類、編號、裝訂、存儲，確保文件檔案的完整性和規范性。三、發文管理（一）發文流程1.擬稿：由相關部門或人員根據工作需要起草文件初稿。擬稿應內容準確、條理清晰、語言規范，并注明文件的密級、緊急程度等。2.審核：擬稿完成后，交辦公室進行審核。審核內容包括文件的政策依據、內容準確性、格式規范性、語言表達等。審核通過后，在擬稿紙上簽署審核意見。3.會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真審核文件內容，提出意見和建議，并在會簽單上簽字。4.簽發：經審核、會簽后的文件，報鄉鎮領導簽發。重要文件或涉及全局性工作的文件，需經主要領導簽發；一般性文件可由分管領導簽發。5.編號：辦公室根據領導簽發意見，對文件進行編號。編號應遵循一定的規則，確保文件編號的唯一性和系統性。6.印發：文件編號后，由辦公室進行排版、校對，無誤后印發。印發份數根據文件發送范圍確定，并做好文件的分發登記工作。（二）發文格式1.發文應使用統一的格式，包括文件頭、文號、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、印章等。2.文件標題應準確概括文件的主要內容，一般由發文機關名稱、事由和文種組成。3.主送機關應明確、規范，按照隸屬關系和職權范圍確定。4.正文應條理清晰、邏輯嚴密、語言簡潔，使用規范的漢字和標點符號。5.附件應與正文一起裝訂，并在正文后注明附件名稱和序號。6.發文機關署名應使用全稱或規范化簡稱，并加蓋印章。7.成文日期應使用阿拉伯數字，并按照年、月、日的順序標注。（三）發文審核要點1.政策依據：文件內容是否符合國家法律法規、方針政策及上級有關規定。2.內容準確性：文件表述是否準確、完整，數據是否可靠，措施是否可行。3.格式規范性：文件格式是否符合要求，字體、字號、行距等是否統一。4.語言表達：語言是否簡潔明了、通俗易懂，有無歧義或語病。5.會簽意見：涉及會簽的文件，是否充分征求了各部門的意見，會簽意見是否合理。（四）發文歸檔1.文件印發后，辦公室應留存一份原件歸檔，并將文件的電子版本進行備份存儲。2.歸檔文件應按照發文時間順序進行整理，確保文件的連續性和完整性。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及國家秘密、商業秘密、個人隱私的文件。2.鄉鎮內部研究討論的重要事項、決策過程及尚未公開的工作信息。（二）保密措施1.對涉密文件應標明密級，嚴格按照保密規定進行管理。2.設立專門的涉密文件存放場所，配備必要的保密設施，如保險柜、密碼鎖等。3.涉密文件的傳遞應通過機要渠道或專人送達，不得通過普通郵寄、電子郵件等方式傳遞。4.閱讀和使用涉密文件應在規定的場所進行，不得擅自將涉密文件帶出辦公區域。5.涉密文件的復制、摘抄應嚴格履行審批手續，經批準后在指定場所進行，并按照原件的密級進行管理。6.涉密文件的銷毀應按照有關規定進行，確保文件信息徹底銷毀，防止泄露。（三）保密責任1.全體工作人員應嚴格遵守保密制度，保守文件秘密。2.對違反保密規定，造成文件泄密的，將依法依規追究相關人員的責任。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.建立電子文件管理系統，對電子文件進行集中存儲、分類管理、檢索查詢。2.電子文件應按照紙質文件的管理要求進行編號、登記、歸檔，確保電子文件與紙質文件的一致性。3.對重要電子文件應進行備份存儲，防止數據丟失。備份存儲介質應定期進行檢查和更新，確保數據的安全性和完整性。（二）文件傳輸與共享1.利用電子公文傳輸系統、電子郵件等方式進行文件的傳輸，提高文件傳遞的效率和準確性。2.建立文件共享平臺，實現鄉鎮內部文件的共享和交流，方便工作人員查閱和使用文件。3.在文件傳輸和共享過程中，應采取必要的安全措施，確保文件的保密性和完整性。六、文件監督與檢查（一）監督機制1.辦公室負責對收發文管理工作進行日常監督檢查，及時發現問題并督促整改。2.鄉鎮紀委對收發文管理中的違規違紀行為進行監督執紀問責。（二）檢查內容1.收發文登記是否準確、完整。2.文件傳閱是否及時、規范。3.文件辦理是否按時、有效。4.文件歸檔是否符合要求。5.文件保密措施是否落實到位。（三）檢查方式1.定期檢查：每月或每季度對收發文管理工作進行一次全面檢查。2.不定期抽查：根據工作需要，對部分部門或文件進行不定期抽查。（四）結果運用1.對檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。2.將收發文管理工作納入鄉鎮績效考核體系，對工作