dms權限管理制度一、總則（一）目的為規范公司DMS（文檔管理系統）的使用，確保公司各類文檔信息的安全、有效管理，明確各人員對DMS系統的使用權限，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及與公司有業務往來的外部合作伙伴（如有）。（三）基本原則1.權限明確原則：根據員工的工作職責和崗位需求，明確其在DMS系統中的操作權限，確保職責與權限相符。2.最小化授權原則：授予員工完成工作所需的最小權限，避免權限過度導致信息泄露風險。3.動態管理原則：隨著員工崗位變動、工作職責調整等情況，及時對其DMS權限進行相應調整。4.安全保密原則：嚴格保護公司文檔信息安全，防止未經授權的訪問、修改、刪除等操作。二、職責分工（一）信息管理部門1.負責DMS系統的整體規劃、建設與維護，確保系統的穩定運行。2.制定和完善DMS權限管理的相關技術規范和操作流程。3.根據公司組織架構和業務需求，設置DMS系統的用戶角色和權限模板。4.定期對DMS系統的權限設置進行檢查和清理，確保權限的合理性和有效性。（二）各部門負責人1.負責本部門員工DMS權限申請的初審，確保申請權限與員工工作職責相符。2.根據部門業務發展和工作需要，及時提出本部門員工權限調整的建議。3.監督本部門員工對DMS系統的規范使用，對違規行為及時進行糾正和處理。（三）員工個人1.嚴格遵守本制度及公司關于DMS系統的其他規定，妥善保管個人賬號密碼，不得泄露給他人。2.根據工作需要，按照規定流程申請相應的DMS權限，并在權限范圍內進行操作。3.對涉及公司機密的文檔信息嚴格保密，不得擅自傳播、復制或用于非工作目的。三、權限分類與設置（一）系統管理權限1.超級管理員權限：擁有最高級別的系統管理權限，可進行系統整體設置、用戶管理、權限模板定義、數據備份與恢復等操作。超級管理員由公司指定的高級管理人員擔任，人數嚴格控制，確保系統管理的安全性和可控性。2.系統維護權限：負責DMS系統日常維護工作，包括服務器維護、軟件升級、故障排除等。具備部分系統配置修改權限，但不能進行涉及核心數據和關鍵權限的操作。（二）文檔管理權限1.文檔創建權限：允許用戶在指定的文件夾或目錄下創建新的文檔。權限范圍可根據部門和業務需求進行細分，例如某些部門只能在特定的項目文件夾下創建文檔。2.文檔讀取權限：決定用戶是否能夠查看DMS系統中的文檔。可以設置不同級別的讀取權限，如只讀、可下載等，以滿足不同文檔的保密要求。3.文檔編輯權限：賦予用戶對文檔進行修改、更新內容的權力。通常與文檔的創建權限相關聯，只有創建者或具有相應授權的人員才能進行編輯操作。4.文檔刪除權限：有權限的用戶可將文檔從DMS系統中刪除。此權限應謹慎授予，避免誤刪除或惡意刪除重要文檔，一般僅針對特定情況或具有高級別權限的人員。（三）文件夾管理權限1.文件夾創建權限：允許用戶在指定的父文件夾下創建新的子文件夾。可根據業務模塊或項目需求進行文件夾結構的定制，不同部門或人員可能具有不同的文件夾創建范圍。2.文件夾讀取權限：決定用戶是否能夠查看文件夾及其包含的文檔列表。與文檔讀取權限類似，可設置不同的查看級別，以控制信息的訪問范圍。3.文件夾編輯權限：有權限的用戶可對文件夾的名稱、描述等信息進行修改。一般與文件夾的創建者或相關負責人相關聯，確保文件夾結構的規范性和一致性。4.文件夾刪除權限：可將文件夾從DMS系統中刪除，同時刪除該文件夾下的所有文檔。此權限應嚴格控制，僅在必要時由特定人員執行，防止誤操作或惡意刪除導致數據丟失。四、權限申請與審批流程（一）權限申請1.員工因工作需要申請DMS權限時，應填寫《DMS權限申請表》，詳細說明申請權限的類型、涉及的文檔或文件夾范圍、申請原因等信息。2.申請表需經所在部門負責人審核簽字，確認申請權限與員工工作職責相符，并對申請內容的真實性和必要性負責。（二）權限審批1.信息管理部門收到《DMS權限申請表》后，對申請進行技術審核和合規性審查。2.對于普通權限申請，由信息管理部門指定專人在[X]個工作日內完成審批，并將審批結果反饋給申請人。3.對于涉及重要文檔、核心業務數據或高級別權限的申請，需提交公司管理層進行審批，審批時間根據具體情況確定，但最長不超過[X]個工作日。（三）權限開通1.經審批通過的權限申請，信息管理部門在[X]個工作日內為申請人開通相應的DMS權限。2.開通權限后，信息管理部門應及時通知申請人，并告知其權限使用的注意事項和相關規定。五、權限變更與撤銷（一）權限變更1.當員工崗位變動、工作職責調整或因其他原因需要變更DMS權限時，所在部門負責人應及時填寫《DMS權限變更申請表》，說明變更的原因和具體權限調整內容。2.變更申請表經部門負責人審核簽字后，按照權限申請與審批流程進行審批和權限開通操作。3.信息管理部門應在權限變更完成后，對相關文檔和文件夾的訪問權限進行同步更新，確保權限與員工新的工作職責一致。（二）權限撤銷1.員工離職、調崗或不再需要某項DMS權限時，所在部門負責人應及時提交《DMS權限撤銷申請表》，申請撤銷相應權限。2.申請表經部門負責人審核簽字后，信息管理部門在[X]個工作日內完成權限撤銷操作，并對該員工在DMS系統中的所有操作記錄進行備份（如有需要）。3.權限撤銷后，員工將無法再訪問被撤銷權限范圍內的文檔和文件夾，信息管理部門應及時通知相關人員。六、監督與檢查（一）定期檢查1.信息管理部門定期對DMS系統的權限設置進行檢查，確保權限分配的合理性和合規性。2.檢查內容包括權限與員工工作職責的匹配情況、權限是否存在過度授權或授權不足的問題、權限變更和撤銷操作是否及時準確等。3.定期檢查周期為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，提交給公司管理層。（二）不定期抽查1.公司管理層或相關監督部門不定期對DMS系統的使用情況進行抽查，重點檢查員工是否在權限范圍內操作、是否存在違規訪問或泄露公司文檔信息的行為。2.對于抽查中發現的問題，應及時責令相關責任人進行整改，并按照公司規定進行相應處理。（三）審計與追溯1.信息管理部門應建立完善的DMS系統操作審計機制，記錄所有用戶的操作行為，包括登錄時間、操作內容、權限變更等信息。2.審計記錄應至少保存[X]年，以便在需要時進行追溯和查詢，為調查違規行為、處理糾紛等提供依據。七、違規處理（一）違規行為界定1.未經授權訪問DMS系統或超出已授權的權限范圍進行操作。2.擅自傳播、復制、共享公司機密文檔信息。3.利用DMS系統從事與工作無關的活動，如惡意破壞系統、竊取數據等。4.泄露個人賬號密碼，導致他人冒用其身份進行操作。5.違反本制度及公司其他關于DMS系統使用規定的其他行為。（二）處理措施1.對于首次發現的輕微違規行為，由所在部門負責人對違規員工進行批評教育，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節較為嚴重的行為，公司將視情節輕重給予警告、罰款、降職、辭退等處理措施，并依法追究相關法律責任。3.因違規行為給公司造成經濟損失的，違規員工應承擔相應的賠償責任。八、培訓與宣傳（一）培訓1.信息管理部門定期組織DMS系統使用培訓，向員工介紹系統功能、操作方法、權限管理規定等內容。2.培訓方式包括集中授課、在線視頻教程、現場演示等，以滿足不同員工的學習需求。3.新員工入職時，應安排專門的DMS系統使用培訓課程，使其盡快熟悉系統操作和權限要求。（二）宣傳1.通過公司內部公告、郵件、宣傳欄等渠道，宣傳DMS權限管理制度的相關內容，提高