禮品采購配送管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司禮品采購與配送管理工作，確保禮品采購流程的透明、高效，配送服務的及時、準確，特制定本制度。本制度旨在明確禮品采購與配送過程中的各項職責、流程和標準，保障公司禮品采購與配送工作的順利進行，提升公司形象，促進業(yè)務發(fā)展，同時合理控制采購成本，提高資金使用效益。（二）適用范圍本制度適用于公司因業(yè)務往來、員工福利、節(jié)日慶典等各類活動而進行的禮品采購及配送相關(guān)工作。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品采購與配送活動必須遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定，確保各項操作合法合規(guī)。2.預算控制原則：嚴格按照公司預算進行禮品采購，確保采購費用在預算范圍內(nèi)，避免超支。3.質(zhì)量保證原則：所采購禮品應具備良好的品質(zhì)，符合公司要求及相關(guān)標準，能夠滿足受贈方需求。4.效率優(yōu)先原則：優(yōu)化采購與配送流程，提高工作效率，確保禮品及時采購、配送到位，不影響公司活動的正常開展。5.廉潔自律原則：參與禮品采購與配送工作的人員應廉潔奉公，嚴禁收受供應商賄賂或謀取私利。二、職責分工（一）采購部門1.負責制定禮品采購計劃，根據(jù)公司活動需求及預算，確定禮品的種類、數(shù)量、規(guī)格等。2.尋找、篩選合格的禮品供應商，建立供應商檔案，對供應商進行評估和管理。3.組織實施禮品采購工作，與供應商進行商務談判，簽訂采購合同，確保采購過程的順利進行。4.負責采購禮品的質(zhì)量檢驗和驗收工作，對不符合要求的禮品及時與供應商溝通處理。5.跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題，確保禮品按時到貨。6.定期對采購成本進行分析和控制，提供采購成本報告，為公司決策提供依據(jù)。（二）行政部門1.根據(jù)公司活動安排，協(xié)助采購部門制定禮品采購計劃，提供相關(guān)禮品需求信息和建議。2.負責禮品的驗收工作，與采購部門共同對采購禮品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進行核對，確保禮品符合要求。3.負責禮品的保管和發(fā)放工作，建立禮品庫存臺賬，對禮品的出入庫進行登記管理，按照公司規(guī)定及時、準確地發(fā)放禮品。4.組織安排禮品的配送工作，選擇合適的配送方式，確保禮品安全、及時送達指定地點。5.負責與配送公司溝通協(xié)調(diào)，跟蹤配送進度，處理配送過程中出現(xiàn)的問題，如禮品損壞、丟失等。（三）財務部門1.負責審核禮品采購預算，確保預算合理、準確，并監(jiān)督預算的執(zhí)行情況。2.審核采購合同及相關(guān)費用報銷單據(jù)，確保費用支出合規(guī)、合法。3.按照公司財務制度，及時支付采購款項，對采購資金進行管理和核算。4.定期對禮品采購成本進行核算和分析，提供財務數(shù)據(jù)支持，協(xié)助公司控制采購成本。（四）需求部門1.根據(jù)公司業(yè)務需要或員工福利需求，提出禮品采購申請，明確禮品的種類、數(shù)量、用途等詳細信息。2.參與禮品的選型和評估工作，提供相關(guān)意見和建議，確保采購的禮品符合實際需求。3.協(xié)助采購部門和行政部門進行禮品的驗收和發(fā)放工作，對禮品的使用情況進行跟蹤和反饋。三、禮品采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)公司活動安排或員工福利計劃，填寫《禮品采購申請表》，詳細說明禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預計采購時間等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括申請的合理性、必要性、是否符合公司預算等。審核通過后，將申請表轉(zhuǎn)交給采購部門。（二）采購計劃制定1.采購部門接到采購申請后，結(jié)合公司預算和實際情況，制定禮品采購計劃。采購計劃應明確禮品的采購數(shù)量、規(guī)格、品牌、預計采購金額、采購時間等詳細信息。2.采購計劃經(jīng)采購部門負責人審核后，報公司領(lǐng)導審批。審批通過后的采購計劃作為禮品采購工作的依據(jù)。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購計劃，通過多種渠道尋找潛在的禮品供應商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行篩選和評估，評估內(nèi)容包括供應商的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務等方面。3.采購部門組織相關(guān)人員對篩選出的供應商進行實地考察或樣品評審，進一步了解供應商的實際情況。4.根據(jù)評估結(jié)果，確定合格的供應商名單，并建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商的基本信息、資質(zhì)證明、產(chǎn)品目錄、合作記錄等內(nèi)容。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行商務談判，明確雙方的權(quán)利和義務，包括禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款。2.根據(jù)談判結(jié)果，起草采購合同，并提交至財務部門和法務部門審核。3.財務部門重點審核合同中的價格條款、付款方式等是否符合公司財務制度和預算要求；法務部門重點審核合同的合法性、合規(guī)性等條款。4.采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負責人與供應商簽訂合同，并加蓋公司公章。（五）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，向供應商下達采購訂單，明確采購禮品的具體要求和交貨時間。2.供應商按照采購訂單要求組織生產(chǎn)或備貨，并在規(guī)定的交貨期內(nèi)將禮品送達指定地點。3.采購部門跟蹤采購進度，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，解決采購過程中出現(xiàn)的問題，如交貨延遲、產(chǎn)品質(zhì)量問題等。（六）驗收與入庫1.禮品到貨前，采購部門通知行政部門和需求部門做好驗收準備工作。2.禮品到貨后，由采購部門、行政部門和需求部門共同對禮品進行驗收。驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等是否符合采購合同要求。3.驗收合格的禮品，行政部門辦理入庫手續(xù)，填寫《禮品入庫單》，并將禮品妥善保管。驗收不合格的禮品，采購部門及時與供應商溝通協(xié)商，要求供應商更換或處理。（七）付款結(jié)算1.采購部門根據(jù)采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購發(fā)票、驗收報告、入庫單等相關(guān)憑證，提交至財務部門審核。2.財務部門按照公司財務制度對付款申請進行審核，審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。3.公司領(lǐng)導審批通過后，財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，及時支付采購款項。四、禮品配送管理（一）配送方式選擇1.根據(jù)禮品的性質(zhì)、數(shù)量、配送地點等因素，行政部門選擇合適的配送方式，如快遞、物流專線、專車配送等。2.對于貴重、易碎或有特殊要求的禮品，優(yōu)先選擇專車配送或?qū)I(yè)的快遞服務，確保禮品安全送達。3.在選擇配送公司時，應綜合考慮配送公司的信譽、服務質(zhì)量、價格等因素，選擇優(yōu)質(zhì)的配送合作伙伴。（二）配送計劃制定1.行政部門根據(jù)禮品發(fā)放時間和地點，制定禮品配送計劃。配送計劃應明確禮品的配送時間、配送路線、配送人員等信息。2.配送計劃經(jīng)行政部門負責人審核后，組織相關(guān)人員實施配送工作。（三）配送過程管理1.配送人員在配送過程中應注意保護禮品安全，避免禮品損壞、丟失。2.配送人員應按照配送計劃按時、準確地將禮品送達指定地點，并與收件人辦理交接手續(xù)，要求收件人在《禮品配送簽收單》上簽字確認。3.行政部門跟蹤配送進度，及時了解禮品配送情況。如出現(xiàn)配送延遲、禮品損壞等問題，應及時與配送公司溝通協(xié)調(diào)，采取相應的解決措施。（四）配送費用結(jié)算1.行政部門根據(jù)禮品配送情況，定期與配送公司核對配送費用，并填寫《配送費用結(jié)算單》。2.《配送費用結(jié)算單》經(jīng)行政部門負責人審核后，提交至財務部門審核。3.財務部門按照公司財務制度對配送費用進行審核，審核通過后，報公司領(lǐng)導審批。4.公司領(lǐng)導審批通過后，財務部門按照配送合同約定的付款方式和時間，及時支付配送費用。五、禮品庫存管理（一）庫存登記1.行政部門建立禮品庫存臺賬，對禮品的出入庫情況進行詳細登記。庫存臺賬應包括禮品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。2.禮品入庫時，倉庫管理人員根據(jù)《禮品入庫單》及時更新庫存臺賬；禮品出庫時，倉庫管理人員根據(jù)《禮品發(fā)放申請表》等相關(guān)單據(jù)，辦理出庫手續(xù)，并更新庫存臺賬。（二）庫存盤點1.行政部門定期組織禮品庫存盤點工作，確保庫存數(shù)量與庫存臺賬一致。盤點周期可根據(jù)實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次。2.庫存盤點工作由倉庫管理人員負責實施，行政部門相關(guān)人員進行監(jiān)督。盤點結(jié)束后，倉庫管理人員填寫《禮品庫存盤點表》，詳細記錄盤點結(jié)果。3.如發(fā)現(xiàn)庫存數(shù)量與庫存臺賬不一致，應及時查明原因，并進行調(diào)整。如屬于盤盈或盤虧情況，應填寫《禮品庫存盤盈/盤虧報告》，說明原因及處理意見，報行政部門負責人審批。（三）庫存安全管理1.倉庫應保持良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保禮品安全存放。2.倉庫管理人員應定期對庫存禮品進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。如禮品出現(xiàn)損壞、變質(zhì)等情況，應及時報告行政部門負責人，并按照相關(guān)規(guī)定進行處理。3.嚴格限制非倉庫管理人員進入倉庫，確因工作需要進入倉庫的，應辦理相關(guān)手續(xù)，并在倉庫管理人員的陪同下進入。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司建立禮品采購與配送監(jiān)督機制，由審計部門或相關(guān)職能部門對禮品采購與配送工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、供應商管理情況、禮品質(zhì)量驗收情況、配送服務質(zhì)量情況、庫存管理情況等方面。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.制定禮品采購與配送工作考核辦法，對采購部門、行政部門等相關(guān)責任部門及人員的工作績效進行考核評價。2.考核指標包括采購成本控制、采購質(zhì)量、配送及時性、庫存管理等方面。具體考核指標及評分標準可根據(jù)公司實際情況制定。3.考核結(jié)果與部門及個人的績效獎金