媒介部合同管理制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司媒介部合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司媒介部與外部合作伙伴簽訂的各類合同，包括但不限于廣告投放合同、媒體合作合同、活動策劃執(zhí)行合同等。3.基本原則依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上協(xié)商一致簽訂合同。誠實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。風(fēng)險(xiǎn)防范原則：注重合同風(fēng)險(xiǎn)的識別、評估和控制，確保公司利益不受損失。二、合同簽訂流程1.合同立項(xiàng)媒介部根據(jù)業(yè)務(wù)需求提出合同立項(xiàng)申請，詳細(xì)說明合同的背景、目的、主要內(nèi)容、預(yù)計(jì)金額等。立項(xiàng)申請經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.合同起草立項(xiàng)申請獲批后，由媒介部指定專人負(fù)責(zé)合同起草工作。起草人員應(yīng)根據(jù)合同立項(xiàng)內(nèi)容，結(jié)合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)，擬定合同條款。合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或產(chǎn)生歧義。對于重要條款，應(yīng)進(jìn)行充分的協(xié)商和論證。3.合同審核合同初稿完成后，提交至公司法務(wù)部門進(jìn)行法律審核。法務(wù)部門應(yīng)從法律角度對合同條款進(jìn)行審查，確保合同合法合規(guī)。同時(shí)，合同初稿還需提交至公司財(cái)務(wù)部門進(jìn)行財(cái)務(wù)審核。財(cái)務(wù)部門應(yīng)從財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、資金安排等方面對合同進(jìn)行審查，提出審核意見。媒介部根據(jù)法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門的審核意見，對合同初稿進(jìn)行修改完善。修改后的合同再次提交至相關(guān)部門審核，直至審核通過。4.合同簽訂合同審核通過后，由媒介部負(fù)責(zé)人與對方當(dāng)事人就合同條款進(jìn)行最終協(xié)商。協(xié)商一致后，雙方簽訂正式合同。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同文本，并加蓋公司合同專用章。合同一式多份，分別由公司相關(guān)部門留存。三、合同履行管理1.合同執(zhí)行跟蹤合同簽訂后，媒介部應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)合同的執(zhí)行跟蹤工作。跟蹤人員應(yīng)及時(shí)了解合同履行情況，確保雙方按照合同約定履行各自的義務(wù)。定期對合同履行情況進(jìn)行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與對方溝通協(xié)調(diào)，并向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)。2.溝通協(xié)調(diào)機(jī)制建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)與合同對方當(dāng)事人的溝通與聯(lián)系。對于合同履行過程中出現(xiàn)的爭議或問題，應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解決。協(xié)商解決不成的，應(yīng)按照合同約定的爭議解決方式進(jìn)行處理，如仲裁或訴訟等。3.資料歸檔在合同履行過程中，媒介部應(yīng)及時(shí)收集、整理與合同相關(guān)的資料，如合同文本、往來函件、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。合同履行完畢后，將相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。四、合同變更與解除1.變更條件在合同履行過程中，如因不可抗力、政策調(diào)整、市場變化等原因需要變更合同內(nèi)容的，合同雙方應(yīng)協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等，并作為原合同的補(bǔ)充文件。2.解除條件符合下列條件之一的，合同雙方可以解除合同：經(jīng)雙方協(xié)商一致同意解除合同的；因不可抗力致使合同無法履行的；一方嚴(yán)重違反合同約定，致使合同目的無法實(shí)現(xiàn)的；法律規(guī)定的其他可以解除合同的情形。3.解除程序合同解除應(yīng)經(jīng)雙方協(xié)商一致，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等。媒介部應(yīng)及時(shí)將合同解除情況通知公司相關(guān)部門，并按照公司規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。五、合同風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估定期對合同進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別與評估，分析合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如法律風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、市場風(fēng)險(xiǎn)等。根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施，降低合同風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施對于法律風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)合同審核，確保合同條款合法合規(guī)；對于財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，嚴(yán)格財(cái)務(wù)審核，合理控制資金支出；對于市場風(fēng)險(xiǎn)，密切關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)調(diào)整合同策略。建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理潛在的合同風(fēng)險(xiǎn)。六、合同檔案管理1.檔案建立媒介部應(yīng)建立合同檔案管理制度，對合同相關(guān)資料進(jìn)行分類整理、編號歸檔。合同檔案應(yīng)包括合同文本、合同審批表、往來函件、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等。2.檔案保管合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的場所。定期對合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的完整性和安全性。3.檔案查閱因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自復(fù)制、涂改、銷毀合同檔案。七、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對媒介部合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括合同簽訂、履行、變更、解除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求媒介部限期整改。2.考核評價(jià)將媒介部合同管理工作納入部門績效考核體系，對合同管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和