訴訟律師文件管理制度一、總則（一）目的為了加強訴訟律師文件管理，規范文件的收集、整理、歸檔、保管和利用等工作，提高工作效率，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有從事訴訟業務的律師及相關工作人員。（三）基本原則1.集中統一管理原則所有訴訟律師文件由專門的管理部門或人員進行集中管理，確保文件的完整性和系統性。2.分類科學原則根據文件的性質、來源、時間等因素進行科學分類，便于查找和使用。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，防止文件泄露、丟失或損壞，確保公司商業秘密和客戶信息安全。4.方便利用原則在保證安全保密的前提下，充分考慮文件利用的便利性，提高工作效率。二、文件管理職責（一）管理部門及職責公司設立專門的文件管理部門（如法務文件管理中心），負責訴訟律師文件的統一管理工作。其主要職責包括：1.制定和完善文件管理制度，并組織實施。2.負責文件的收集、整理、歸檔、保管和統計工作。3.建立文件檢索系統，方便文件的查找和利用。4.對文件管理工作進行監督檢查，及時發現和解決問題。5.負責文件的安全保密工作，制定并執行安全保密措施。（二）訴訟律師職責1.在案件辦理過程中，及時收集、整理與案件相關的各類文件，并按照規定的時間和要求移交至文件管理部門。2.配合文件管理部門做好文件的整理、歸檔和保管工作，提供必要的協助和信息。3.嚴格遵守文件管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借或泄露文件內容。4.根據工作需要，按照規定的程序和要求查閱、借閱文件。三、文件的收集與整理（一）收集范圍1.與案件相關的法律文書，包括起訴書、答辯狀、證據清單、判決書、裁定書等。2.案件辦理過程中形成的各類文件，如調查筆錄、會見記錄、庭審記錄、代理詞、法律意見書等。3.與案件有關的往來信函、電子郵件、傳真等。4.其他與案件相關的重要文件和資料。（二）收集要求1.訴訟律師應在案件辦理過程中及時收集相關文件，確保文件的完整性和準確性。2.對于重要文件，應進行原件收集；如無法收集原件，應收集清晰、完整的復印件，并注明原件存放處。3.收集的文件應保持整潔、完好，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類按照案件類別、文件性質、時間順序等進行分類。例如，可分為民事案件文件、刑事案件文件、行政案件文件等；在每類案件文件中，再按照法律文書、工作文件等進一步細分。2.編號為每份文件賦予唯一的編號，以便于管理和查找。編號可采用年份+案件類別代碼+順序號的方式，如2023MS001，表示2023年民事案件的第1份文件。3.編目編制文件目錄，詳細記錄文件的編號、名稱、日期、來源、頁數等信息。文件目錄應一式兩份，一份隨文件裝訂成冊，一份單獨保存。四、文件的歸檔（一）歸檔時間訴訟律師應在案件辦結后的[X]個工作日內，將整理好的文件移交至文件管理部門進行歸檔。對于重大、復雜案件，應根據實際情況及時歸檔，確保文件的時效性。（二）歸檔程序1.訴訟律師填寫《文件歸檔清單》，詳細列出移交文件的編號、名稱、日期、頁數等信息，并簽字確認。2.文件管理部門對移交的文件進行核對，檢查文件的完整性、準確性和整理質量。如發現問題，及時與訴訟律師溝通并要求補充或更正。3.核對無誤后，文件管理部門將文件按照分類和編號順序進行裝訂，并在每份文件首頁加蓋“歸檔章”，注明歸檔日期、編號等信息。4.將裝訂好的文件放入檔案盒或檔案柜中，并在檔案盒或檔案柜上標明案件類別、年份、編號范圍等信息。同時，在檔案管理系統中錄入文件的相關信息，建立電子檔案。五、文件的保管（一）保管方式1.采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案應存放在專門的檔案庫房中，按照檔案類別和年份順序排列存放；電子檔案應存儲在服務器或其他安全的存儲設備上，并進行定期備份。2.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設施，確保檔案的安全保管。（二）保管期限根據國家法律法規和公司實際情況，確定各類訴訟律師文件的保管期限。一般情況下，民事案件文件保管期限為[X]年，刑事案件文件保管期限為[X]年，行政案件文件保管期限為[X]年。對于涉及公司重大利益、商業秘密或具有重要歷史價值的文件，應適當延長保管期限。（三）定期檢查文件管理部門應定期對檔案進行檢查，一般每年至少進行一次全面檢查。檢查內容包括檔案的保管狀況、完整性、準確性等。如發現檔案有損壞、丟失或其他問題，應及時采取措施進行修復、補充或處理。六、文件的利用（一）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱訴訟律師文件的，應填寫《文件查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍、查閱時間等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，提交至文件管理部門。2.文件管理部門對查閱申請進行審核，對于符合規定的申請，安排專人負責提供查閱服務，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱文件名稱及內容等信息。3.涉及公司商業秘密、客戶信息等敏感文件的查閱，應嚴格控制查閱范圍，并要求查閱人簽署保密承諾書。（二）借閱權限1.因工作需要借閱訴訟律師文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱目的、借閱范圍、借閱時間等信息，并經所在部門負責人和文件管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續。2.文件管理部門對借閱申請進行審核，對于符合規定的申請，向借閱人發放《文件借閱登記冊》，并將文件交借閱人簽收。借閱人應按照規定的時間歸還文件，如因特殊情況需要延長借閱時間，應提前辦理續借手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印、涂改或泄露文件內容。如發現文件有損壞或丟失，應及時向文件管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。（三）復制權限1.因工作需要復制訴訟律師文件的，應填寫《文件復制申請表》，注明復制目的、復制范圍、復制份數等信息，并經所在部門負責人和文件管理部門負責人簽字同意后，方可辦理復制手續。2.文件管理部門對復制申請進行審核，對于符合規定的申請，安排專人負責復制文件，并在復制件上加蓋“復制章”，注明復制日期、復制人等信息。復制件應與原件核對無誤后，方可提供給申請人。3.涉及公司商業秘密、客戶信息等敏感文件的復制，應嚴格控制復制范圍，并要求申請人簽署保密承諾書。七、文件的銷毀（一）銷毀條件對于保管期限已滿且不再具有保存價值的訴訟律師文件，經文件管理部門審核，并報公司分管領導批準后，方可進行銷毀。（二）銷毀程序1.文件管理部門編制《文件銷毀清單》，詳細列出擬銷毀文件的編號、名稱、日期、頁數等信息，并經審核人、批準人簽字確認。2.選擇具有資質的文件銷毀機構，按照環保、安全等要求對文件進行銷毀處理。銷毀過程應進行全程監督，并留存相關記錄，如銷毀現場照片、銷毀報告等。3.文件銷毀后，在《文件銷毀清單》上注明銷毀方式、銷毀日期、銷毀機構等信息，并由監督人、銷毀人簽字確認。同時，在檔案管理系統中對已銷毀文件進行標注，確保電子檔案與紙質檔案信息一致。八、保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司商業秘密、客戶信息等敏感內容的訴訟律師文件，應嚴格保密。文件管理部門和訴訟律師應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.在文件的收集、整理、歸檔、保管和利用過程中，采取必要的保密措施，如限制接觸人員、設置保密標識、加密存儲等。3.加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽或違規操作導致文件泄露。（二）安全措施1.檔案庫房應安裝防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施設備，并定期進行檢查和維護，確保設施設備正常運行。2.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房的日常管理，嚴格限制無關人員進入檔案庫房。3.對電子檔案應采取安全可靠的存儲和備份措施，防止數據丟失或損壞。同時，定期對電子檔案進行病毒查殺和數據維護，確保電子檔案的安全性和完整性。九、監督與考核（一）監督檢查1.文件管理部門應定期對訴訟律師文件管理工作進行監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。監督檢查內容包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等環節的工作情況。2.公司內部審計部門應定期對訴訟律師文件管理工作進行審計，檢查文件管理制度的執行情況、文件的真實性和完整性等。（二）考核機制1.建立訴訟律師文件管理工作考核機制，將文件管理工作納入個人績效考核體系。考核內容包括文件管理的準確性、及時性、完整性、保密性等方面。2.對于在文件管理工作中表現