評估機構檔案管理制度總則目的為加強評估機構檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于本評估機構全體員工及與評估業務相關的各類檔案管理。檔案定義本制度所稱檔案是指評估機構在業務活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于評估報告、工作底稿、客戶資料、業務合同、內部文件等。檔案管理職責檔案管理部門及職責設立專門的檔案管理部門，負責檔案的集中統一管理。其主要職責包括：1.制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.建立檔案檢索系統，方便檔案的查詢和利用。4.對檔案的保管、利用情況進行統計和分析。5.定期對檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。6.負責檔案庫房的安全管理，確保檔案的實體安全。各業務部門職責1.負責本部門業務檔案的收集、整理，并在規定時間內移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。3.對本部門形成的檔案質量負責，確保檔案內容真實、完整、準確。員工個人職責1.員工應及時將工作中形成的各類檔案材料移交所在部門，不得私自留存。2.在檔案利用過程中，應遵守檔案管理制度，愛護檔案，不得擅自涂改、損毀檔案。檔案的收集與整理收集范圍1.評估業務相關的各類文件資料，包括評估委托書、評估對象資料、評估依據文件、評估過程記錄、評估報告等。2.業務洽談過程中的會議紀要、往來信函、電子郵件等。3.內部管理文件，如規章制度、工作計劃、工作總結、人事檔案等。4.與客戶溝通的記錄，包括電話記錄、面談記錄等。5.其他具有保存價值的文件資料。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.對于重要文件和緊急文件，應優先收集，并及時移交檔案管理部門。3.收集的檔案應保持原始狀態，不得隨意涂改、偽造。整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類。一般可分為評估業務檔案、行政管理檔案、人事檔案等大類，每大類下再細分若干小類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號可采用數字編碼或字母與數字組合的方式。3.編目：對每份檔案進行詳細編目，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。編目應準確、清晰，便于計算機錄入和檢索。4.裝訂：對紙張較多的檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得損壞文件內容。檔案的保管保管期限根據檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：具有重要歷史價值和法律意義的檔案，如評估機構的設立文件、重大評估項目的檔案等。2.長期保管的檔案：保管期限為15年至50年的檔案，如一般評估項目的檔案、重要業務往來文件等。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案，如一般性的業務文件、臨時性的工作記錄等。保管方式1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全保管。2.檔案應按照類別和保管期限分別存放，排列整齊，便于查找。3.對于電子檔案，應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，定期進行檢查和維護。庫房管理1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.嚴格控制庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經批準不得進入庫房。3.定期對檔案庫房進行檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。4.做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。檔案的利用利用原則1.遵循保密原則，確保檔案信息不被泄露。2.按照規定的程序和權限進行利用，不得擅自擴大利用范圍。3.以服務評估業務和內部管理為宗旨，提高檔案利用效率。利用方式1.查閱：員工因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱時應填寫查閱申請表，經部門負責人批準后，由檔案管理人員提供檔案。查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將檔案帶出庫房。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，注明借閱期限、用途等信息，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自涂改、損毀檔案。3.復制：根據工作需要，可對檔案進行復制。復制檔案應填寫復制申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門的印章，并注明用途。利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、檔案名稱、利用目的、歸還時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。檔案的鑒定與銷毀鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人、財務部門負責人等組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。鑒定標準1.檔案是否已失去保存價值，如已完成歷史使命、已被新的文件替代等。2.檔案是否重復，如存在多份內容相同的檔案。3.檔案的完整性和準確性，如檔案內容是否完整、有無涂改、偽造等情況。銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經檔案管理部門負責人、評估機構負責人審批后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應采用安全、環保的方式進行，如粉碎、焚燒等。銷毀過程應有專人監督，并做好記錄。4.銷毀記錄應包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、檔案名稱、數量等信息，銷毀記錄應妥善保存，以備查詢。檔案的信息化管理信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。信息化系統功能1.檔案錄入：實現檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、責任者、保管期限等信息。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、責任者等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：對檔案的借閱情況進行管理，包括借閱申請、審批、歸還等流程。4.統計分析：對檔案的數量、種類、保管期限等進行統計分析，為檔案管理決策提供依據。5.安全管理：設置不同的用戶權限，確保檔案信息的安全。數據備份與維護1.定期對檔案信息化系統中的數據進行備份，備份數據應存儲在安全的存儲介質上，并異地存放。2.定期對信息化系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。3.建立數據恢復機制，在數據出現故障時能夠及時恢復，保證檔案信息的完整性。監督與檢查監督機制1.檔案管理部門應定期對檔案管理工作進行自查，發現問題及時整改。2.評估機構內部審計部門應定期對檔案管理工作進行審計，檢查檔案管理制度的執行情況和檔案管理的規范性。3.接受上級主管部門和相關監管部門的監督檢查，對提出的問題及時整改。檢查內容1.檔案管理制度的執行情況，如檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環節是否符合制度要求。2.檔案的完整性和準確性，如檔案內容是否齊全、真實，編目是否準確等。3.檔案庫房的安全管理情況，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等措施是否落實。4.檔案信息化管理系統的運行情況，如數據備份、維護、安全等方面是否正常。問題