私募基金行政管理制度一、總則（一）目的為規范本私募基金公司行政管理工作，提高工作效率，確保公司各項業務順利開展，依據國家相關法律法規及公司實際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本私募基金公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作必須符合國家法律法規及政策要求。2.規范化原則：各項管理流程和操作規范應明確、統一，確保工作的標準化和規范化。3.高效性原則：以提高工作效率為核心，優化工作流程，減少不必要的環節和延誤。4.服務性原則：行政管理部門要樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優質、高效的服務。二、組織架構與職責（一）行政管理部門組織架構行政管理部門設部門經理一名，下轄行政專員、人事專員、后勤專員等崗位。（二）各崗位職責1.部門經理全面負責行政管理部門的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。協調行政管理部門與其他部門之間的工作關系，確保各項工作順利銜接。審核行政管理制度、流程及文件，提出改進意見和建議。負責公司行政費用的預算編制、控制和審核，合理安排行政資源。參與公司重要會議的組織和安排，負責會議記錄及決議的跟進落實。負責與外部相關機構（如政府部門、供應商等）的溝通與協調，維護公司良好的外部關系。2.行政專員負責公司文件的收發、登記、傳閱、歸檔和保管工作，確保文件流轉的及時性和準確性。協助部門經理安排公司各類會議、活動，包括會議場地預訂、會議資料準備、活動組織實施等。負責公司辦公用品、設備的采購、管理和發放，建立辦公用品臺賬，定期進行盤點。維護公司辦公區域的環境衛生，監督辦公秩序，確保辦公環境整潔、有序。負責公司車輛的調度、使用管理和維護保養安排，確保車輛安全、正常運行。協助辦理公司各類證照的申請、變更、年檢等手續。3.人事專員根據公司發展戰略和人力資源規劃，制定招聘計劃并組織實施，負責人員的招聘、面試、錄用等工作。建立和維護員工人事檔案，包括員工基本信息、勞動合同、培訓記錄、績效考核等資料的整理和歸檔。組織開展員工培訓與發展工作，根據員工需求和崗位要求制定培訓計劃，聯系培訓資源，組織培訓課程的實施和評估。負責員工薪酬核算、發放及福利管理工作，確保薪酬福利的準確發放和合規性。執行公司績效考核制度，組織績效考核工作的開展，統計考核數據，撰寫考核報告，為員工薪酬調整、晉升、獎勵等提供依據。處理員工關系相關事務，包括員工入職、離職手續辦理，勞動糾紛處理，員工關懷活動組織等，維護良好的員工關系。4.后勤專員負責公司食堂、宿舍等后勤保障設施的管理和維護，確保員工的生活需求得到滿足。制定食堂采購計劃，監督食堂食材采購、加工過程，保證食品安全和飯菜質量。管理公司宿舍資源，辦理員工宿舍入住、退房手續，定期檢查宿舍設施設備，維護宿舍區域的安全和衛生。負責公司水電費、物業費等費用的繳納和結算工作，建立費用臺賬，進行費用分析和控制。三、行政辦公管理（一）辦公環境管理1.員工應保持個人辦公區域的整潔衛生，物品擺放整齊有序。2.禁止在辦公區域內吸煙、大聲喧嘩、追逐打鬧等影響他人工作的行為。3.愛護辦公設施設備，如有損壞應及時報修，不得故意破壞。4.保持公共區域的環境衛生，各部門應輪流負責公共區域的清潔工作。（二）辦公用品管理1.辦公用品由行政專員統一采購、管理和發放。各部門根據實際需求填寫辦公用品申領表，經部門負責人審批后到行政專員處領取。2.行政專員應建立辦公用品臺賬，詳細記錄辦公用品的采購、發放、庫存等情況，定期進行盤點，確保賬物相符。3.員工應節約使用辦公用品，避免浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、筆記本等，應妥善保管，以便再次使用。（三）文件管理1.文件分為內部文件和外部文件。內部文件包括公司發布的各類規章制度、通知、報告等；外部文件包括政府部門文件、合作機構文件、客戶文件等。2.文件的收發由行政專員負責，行政專員應及時對文件進行登記、編號，并根據文件內容和性質進行傳閱、歸檔或呈送相關領導審批。3.員工應妥善保管所接收的文件，不得擅自復印、外傳。如需借閱文件，應填寫文件借閱申請表，經部門負責人和行政部門負責人審批后，在規定時間內歸還。4.文件的歸檔應按照分類標準進行整理，確保文件存放有序，便于查閱和檢索。行政專員應定期對文件進行清理和銷毀，對于過期、無用的文件，應填寫文件銷毀申請表，經審批后進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。（四）會議管理1.公司會議分為定期會議和不定期會議。定期會議包括周會、月會、季度會等，不定期會議根據工作需要臨時召開。2.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并通知相關人員。行政專員負責協助會議組織部門做好會議場地預訂、會議資料準備等工作。3.參會人員應按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議組織部門請假。4.會議期間，參會人員應認真聽取會議內容，積極發言，做好會議記錄。會議組織部門應指定專人負責會議記錄，會議記錄應準確、完整地記錄會議討論的主要內容、決議事項及責任人等信息。5.會議結束后，會議組織部門應及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給參會人員及相關部門，并負責跟進會議決議的落實情況。（五）印章管理1.公司印章分為公章、合同章、財務章等，由行政部門統一保管。2.印章的使用應嚴格按照審批流程進行，使用人需填寫印章使用申請表，注明使用事由、使用時間、使用范圍等信息，經相關領導審批后，到行政部門辦理蓋章手續。3.行政部門應建立印章使用臺賬，詳細記錄印章的使用情況，包括使用日期、使用人、使用事由、審批人等信息。4.印章保管人員應妥善保管印章，不得擅自將印章轉借他人或帶出公司。如因工作需要攜帶印章外出，需經公司領導批準，并安排專人陪同。5.印章如有遺失、被盜等情況，保管人員應立即向公司領導報告，并采取相應的補救措施，如登報聲明作廢、向公安機關報案等。四、人力資源管理（一）招聘與錄用1.根據公司發展需求，人事專員制定招聘計劃，明確招聘崗位、人數、任職要求、招聘渠道等信息。2.通過多種渠道發布招聘信息，如招聘網站、社交媒體、校園招聘、人才市場等，吸引符合條件的人員應聘。3.對應聘人員進行初步篩選，確定面試名單，并組織面試。面試分為初試和復試，由用人部門和行政部門共同參與。4.面試合格后，人事專員向擬錄用人員發送錄用通知，明確錄用崗位、薪資待遇、入職時間等信息。擬錄用人員應在規定時間內回復確認，并辦理入職手續。5.新員工入職時，人事專員應組織新員工培訓，介紹公司基本情況、組織架構、規章制度等內容，幫助新員工盡快熟悉公司環境和工作流程。（二）培訓與發展1.人事專員根據公司發展戰略和員工需求，制定年度培訓計劃，明確培訓目標、培訓內容、培訓方式、培訓時間等信息。2.培訓方式包括內部培訓、外部培訓、在線學習、實踐鍛煉等。人事專員應聯系培訓資源，組織培訓課程的實施，并對培訓效果進行評估。3.鼓勵員工自主學習和自我提升，對于參加與工作相關的培訓課程、考試并取得優異成績的員工，公司給予一定的獎勵。4.人事專員應建立員工培訓檔案，記錄員工參加培訓的情況，包括培訓課程名稱、培訓時間、培訓成績等信息，為員工的職業發展提供參考依據。（三）績效考核1.公司建立績效考核制度，明確考核周期、考核指標、考核方式、考核流程等內容。績效考核分為月度考核和年度考核。2.考核指標包括工作業績、工作能力、工作態度等方面。各部門應根據崗位說明書和工作目標，制定具體的考核指標和評分標準。3.考核方式包括上級評價、同事評價、自我評價等。人事專員負責組織績效考核工作的開展，統計考核數據，撰寫考核報告。4.根據績效考核結果，對員工進行薪酬調整、晉升、獎勵、培訓等方面的激勵和發展。對于績效考核不合格的員工，公司將視情況進行輔導、調崗或辭退處理。（四）薪酬福利管理1.人事專員根據公司薪酬制度，負責員工薪酬的核算、發放及調整工作。薪酬包括基本工資、績效工資、獎金等部分。2.每月定期核算員工薪酬，確保薪酬數據的準確無誤。薪酬發放前，人事專員應將薪酬明細提交給財務部門審核，經審核通過后進行發放。3.公司為員工提供法定福利，如五險一金、帶薪年假、病假、婚假、產假、陪產假、喪假等。人事專員應按照國家法律法規和公司規定，及時為員工辦理相關福利手續。4.根據公司實際情況，公司還可提供其他福利，如節日福利、生日福利、培訓福利、團建活動等，以增強員工的歸屬感和忠誠度。（五）員工關系管理1.人事專員負責處理員工關系相關事務，包括員工入職、離職手續辦理，勞動糾紛處理，員工關懷活動組織等。2.員工入職時，人事專員應按照公司規定為員工辦理入職手續，簽訂勞動合同，發放工作證件、辦公用品等。3.員工離職時，人事專員應提前與員工溝通離職事宜，辦理離職手續，包括工作交接、歸還公司財物、結算工資等。離職手續辦理完畢后，人事專員應及時辦理社保減員、公積金封存等手續。4.關注員工動態，及時了解員工的工作和生活情況，對于員工提出的問題和困難，積極協調解決。定期組織員工關懷活動，如員工生日會、戶外拓展、健康體檢等，增強員工之間的溝通與交流，營造良好的工作氛圍。5.妥善處理勞動糾紛，如員工與公司之間發生勞動爭議，人事專員應積極與員工溝通協商，了解員工訴求，按照法律法規和公司規定進行處理。如協商不成，可通過勞動仲裁或訴訟等法律途徑解決。五、后勤保障管理（一）食堂管理1.后勤專員負責公司食堂的日常管理工作，制定食堂管理制度和操作規范，確保食堂食品安全和飯菜質量。2.根據員工人數和飲食習慣，制定合理的食堂采購計劃，選擇優質的食材供應商，確保食材的新鮮、安全和衛生。3.監督食堂食材采購、加工過程，確保飯菜符合衛生標準和營養要求。定期對食堂工作人員進行健康檢查和食品安全培訓，提高工作人員的食品安全意識和操作技能。4.合理安排食堂就餐時間，保持食堂環境整潔衛生，定期對食堂設施設備進行維護保養，確保食堂正常運營。5.收集員工對食堂飯菜質量、服務水平等方面的意見和建議，及時進行改進和調整，提高員工滿意度。（二）宿舍管理1.后勤專員負責公司宿舍的管理工作，制定宿舍管理制度，明確宿舍入住、退房流程及相關規定。2.根據員工需求，合理分配宿舍資源，辦理員工宿舍入住、退房手續。對新入住員工進行宿舍設施設備使用培訓，告知員工宿舍管理規定和注意事項。3.定期檢查宿舍設施設備，如發現損壞及時報修，確保員工正常生活。維護宿舍區域的安全和衛生，制定宿舍衛生檢查標準，定期組織檢查，督促員工保持宿舍整潔。4.加強宿舍安全管理，禁止在宿舍內使用大功率電器、私拉亂接電線等違規行為，確保員工生命財產安全。5.建立良好的溝通機制，及時了解員工在宿舍生活中遇到的問題和困難，積極協調解決，為員工提供舒適的住宿環境。（三）車輛管理1.行政專員負責公司車輛的調度、使用管理和維護保養安排，確保車輛安全、正常運行。2.建立車輛使用臺賬，詳細記錄車輛的使用情況，包括使用日期、使用人、使用事由、行駛里程等信息。3.車輛使用應提前預約，填寫車