藥業原料采購管理制度一、總則1.目的為加強公司藥業原料采購管理，規范采購工作流程，確保采購的原料符合質量要求，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有藥業原料的采購活動，包括但不限于中藥材、化學原料藥、藥用輔料等。3.基本原則按需采購原則：根據公司生產計劃和銷售需求，合理確定原料采購數量和時間，避免積壓和浪費。質量優先原則：嚴格把控原料質量，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購的原料符合國家藥品標準和公司質量要求。價格合理原則：在保證原料質量的前提下，通過市場調研、招標采購、談判等方式，尋求合理的采購價格，降低采購成本。誠實守信原則：在采購活動中，采購人員應誠實守信，遵守法律法規和公司規章制度，維護公司利益。二、采購部門及職責1.采購部門設置公司設立采購部，負責藥業原料的采購工作。采購部設采購經理一名，采購專員若干名，具體負責不同類別原料的采購任務。2.采購經理職責全面負責采購部的日常管理工作，制定采購部工作計劃和目標，并組織實施。組織制定和完善采購管理制度、流程和標準，并監督執行。負責供應商的開發、評估、管理和維護，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核評價。組織開展采購市場調研，掌握原料市場價格動態和供求信息，為采購決策提供依據。審核采購訂單，確保采購訂單的準確性、合理性和合規性，協調解決采購過程中的問題。負責與其他部門的溝通協調，及時了解生產、銷售等部門的需求變化，調整采購策略。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，提出改進建議和措施。3.采購專員職責在采購經理的指導下，負責具體原料的采購工作，按照采購計劃和流程進行采購操作。負責與供應商聯系、洽談采購業務，收集供應商報價、樣品等資料，進行比價、議價工作。根據采購訂單要求，跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。負責采購合同的起草、審核、簽訂和執行，及時處理合同執行過程中的變更、糾紛等問題。協助采購經理進行供應商管理工作，參與供應商的評估、考核等活動。整理和歸檔采購業務相關資料，建立采購臺賬，定期進行采購數據統計和分析。三、供應商管理1.供應商開發采購部應根據公司生產經營需求，通過多種渠道開發潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、質量體系認證、產品檢驗報告等相關資質文件，并進行審核。組織對符合基本條件的潛在供應商進行實地考察，了解其生產能力、質量管理水平、研發能力、信譽狀況等，填寫《供應商考察報告》。根據考察結果，對潛在供應商進行綜合評估，確定合格供應商名單，報采購經理審核后納入供應商檔案管理。2.供應商評估與考核采購部定期對供應商進行評估與考核，評估周期為每年一次。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、服務等方面。采購專員負責收集供應商的相關數據和信息，如產品檢驗報告、交貨記錄、發票等，并填寫《供應商評估表》。采購經理組織相關人員對《供應商評估表》進行審核和綜合評價，根據評估結果對供應商進行分類管理：A類供應商：評估得分在90分以上，產品質量優秀，交貨期準時，價格合理，服務良好，與公司合作關系緊密，為重點合作供應商。B類供應商：評估得分在7089分之間，產品質量較好，交貨期基本準時，價格較合理，服務較好，保持正常合作關系。C類供應商：評估得分在6069分之間，產品質量一般，交貨期有時延遲，價格或服務存在一定問題，需加強管理和監督。D類供應商：評估得分在60分以下，產品質量不穩定，交貨期經常延遲，價格或服務較差，應考慮淘汰或更換。對于評估結果為D類的供應商，采購部應及時與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，應終止合作，并從供應商檔案中刪除。3.供應商檔案管理采購部負責建立供應商檔案，對供應商的基本信息、資質文件、考察報告、評估記錄、合作記錄等進行詳細登記和管理。供應商檔案應定期更新，確保檔案信息的準確性和完整性。嚴格保密供應商檔案信息，未經授權不得泄露給第三方。四、采購計劃管理1.采購計劃制定采購專員應根據公司生產計劃、銷售預測、庫存狀況等信息，編制月度采購計劃。采購計劃應明確原料名稱、規格、數量、采購時間等內容。采購計劃編制完成后，需經采購專員所在部門負責人審核，確保計劃的合理性和可行性。審核通過后的采購計劃報采購經理審批。采購經理根據公司整體運營情況和資源配置要求，對采購計劃進行審批。如采購計劃存在重大問題或不合理之處，采購經理應及時與相關部門溝通協調，提出修改意見。2.采購計劃調整在采購計劃執行過程中，如因生產計劃變更、銷售訂單增加或減少、原料市場價格波動等原因，需要調整采購計劃時，采購專員應及時填寫《采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等。《采購計劃調整申請表》經所在部門負責人審核后，報采購經理審批。采購經理審批通過后，采購專員按照調整后的采購計劃執行采購任務。五、采購流程管理1.采購申請公司各部門根據生產、銷售等工作需要，如需采購藥業原料，應填寫《采購申請表》，詳細注明原料名稱、規格、數量、需求時間、用途等信息，并提交給采購部。《采購申請表》應經部門負責人審核簽字確認，確保申請內容真實、合理、必要。2.采購審批采購專員收到《采購申請表》后，對其進行初步審核，檢查申請內容是否完整、準確，是否符合采購計劃和公司相關規定。對于金額較小的采購申請（具體金額標準由公司根據實際情況另行規定），采購專員審核通過后可直接安排采購；對于金額較大的采購申請，需報采購經理審批。采購經理對采購申請進行審批，重點審核采購的必要性、預算合理性、供應商選擇等方面。審批通過后，采購專員方可開展采購工作。3.采購詢價與比價根據采購申請內容，采購專員通過電話、郵件、傳真等方式向多家供應商發出詢價函，要求供應商提供產品報價、交貨期、付款方式等信息。采購專員收集整理各供應商的報價資料，進行比價分析。在比價過程中，應綜合考慮原料質量、價格、交貨期、售后服務等因素，選擇性價比最優的供應商。對于重要原料或采購金額較大的項目，采購專員應組織相關人員進行商務談判，爭取更優惠的采購條件。商務談判應做好記錄，并形成《商務談判紀要》。4.采購合同簽訂確定供應商后，采購專員負責起草采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括原料名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。采購合同初稿完成后，提交給采購經理審核。采購經理對合同條款進行審核，確保合同內容合法、合規、合理，符合公司利益。采購合同經采購經理審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。簽訂后的采購合同應加蓋公司合同專用章，并及時交采購專員存檔。5.采購訂單下達采購專員根據簽訂的采購合同，在公司采購管理系統中下達采購訂單。采購訂單應與采購合同內容一致，明確訂單編號、原料信息、交貨時間、交貨地點、包裝要求等。采購訂單下達后，采購專員應及時通知供應商確認訂單內容，并跟蹤訂單執行情況。6.采購驗收原料到貨前，采購專員應通知質量控制部門安排驗收人員進行驗收準備。原料到貨時，采購專員應會同質量控制部門驗收人員共同對原料的數量、規格、外觀等進行檢查，并核對送貨清單、發票等相關憑證。質量控制部門驗收人員按照公司質量標準和檢驗規程對原料進行抽樣檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的原料辦理入庫手續，檢驗不合格的原料由采購專員負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。7.采購付款采購專員根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，注明付款金額、付款方式、收款單位等信息，并附上采購合同、發票、驗收報告等相關憑證。《付款申請單》經所在部門負責人審核后，報財務部門審核。財務部門重點審核付款金額是否準確、付款方式是否符合合同約定、相關憑證是否齊全等。財務部門審核通過后，報公司領導審批。公司領導審批同意后，財務部門按照審批意見辦理付款手續。六、采購風險管理1.市場風險采購部應密切關注藥業原料市場動態，及時了解市場價格波動、供求變化等信息，制定應對市場風險的策略。通過與多家供應商建立長期合作關系、簽訂框架協議、套期保值等方式，降低市場價格波動對采購成本的影響。加強市場調研和分析，提前預測市場趨勢，合理安排采購計劃，避免因市場供應短缺導致原料采購困難。2.質量風險嚴格按照質量優先原則選擇供應商，加強對供應商的質量管理和監督，確保所采購的原料符合質量要求。要求供應商提供產品質量保證文件和檢驗報告，在采購合同中明確質量標準和違約責任。加強原料驗收環節的管理，嚴格按照質量標準進行檢驗，確保不合格原料不入庫、不使用。建立質量追溯機制，對采購的原料質量問題進行跟蹤和處理，及時采取措施防止問題擴大。3.供應商風險加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行考核評價，及時淘汰不合格供應商。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約束供應商的行為。建立供應商應急管理機制，在供應商出現突發情況（如停產、倒閉、質量事故等）時，能夠迅速采取應對措施，確保原料供應不受影響。4.內部風險加強采購人員的培訓和教育，提高其業務水平和職業道德素養，防范采購人員因違規操作給公司帶來損失。建立健全采購內部控制制度，加強對采購流程各環節的監督和制約，防止采購過程中的舞弊行為。定期對采購工作進行內部審計，發現問題及時整改，不斷完善采購管理制度和流程。七、采購信息管理1.采購文件管理采購部負責采購文件的收集、整理、歸檔和保管工作，采購文件包括采購申請表、采購計劃、詢價函、報價單、商務談判紀要、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款申請單等。采購文件應按照類別和時間順序進行分類整理，建立電子和紙質檔案，確保檔案的完整性和可追溯性。采購文件的查閱和借閱應履行相應的審批手續，未經授權不得擅自查閱、復印或借閱采購文件。2.采購數據統計與分析采購專員定期對采購業務數據進行統計和分析，如采購金額、采購數量、供應商分布、采購價格變動等。通過采購數據統計與分析，及時發現采購工作中存在的問題，如采購成本過高、供應商交貨延遲、質量問題等，并提出改進措施和建議。采購數據統計與分析結果應定期向采購經理匯報，為采購決策提供依據。八、監督與檢查1.內部監督公司內部審計部門定期對采購部的采購業務進行審計監督，檢查采購流程是否合規、采購行為是否規范、采購成本是否合理等。采購部應定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改，并將整