管理體系文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司管理體系文件的規(guī)范化管理，確保管理體系文件的有效性、完整性和可操作性，充分發(fā)揮管理體系文件在公司運(yùn)營(yíng)管理中的指導(dǎo)作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部管理體系文件的編制、審批、發(fā)布、使用、修訂、廢止以及保管等相關(guān)活動(dòng)。管理體系文件包括但不限于質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄表格等各類(lèi)文件。（三）職責(zé)分工1.總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公司管理體系文件的發(fā)布實(shí)施。確保管理體系文件的實(shí)施得到足夠的資源支持。2.管理者代表負(fù)責(zé)組織管理體系文件的編制、修訂工作，并監(jiān)督其實(shí)施情況。向總經(jīng)理報(bào)告管理體系運(yùn)行情況，提出改進(jìn)建議。3.各部門(mén)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門(mén)相關(guān)管理體系文件的編制、修訂和實(shí)施，并確保文件符合公司整體管理要求。對(duì)本部門(mén)員工進(jìn)行管理體系文件的培訓(xùn)和宣貫，確保員工理解并執(zhí)行相關(guān)文件規(guī)定。4.文件管理部門(mén)一般由行政部擔(dān)任文件管理部門(mén)，負(fù)責(zé)管理體系文件的統(tǒng)一歸口管理。制定文件管理制度并監(jiān)督執(zhí)行，負(fù)責(zé)文件的編號(hào)、發(fā)放、回收、歸檔和保管等工作。對(duì)文件的編制、修訂過(guò)程進(jìn)行協(xié)調(diào)和跟蹤，確保文件按時(shí)完成和發(fā)布。二、文件的分類(lèi)與編號(hào)（一）文件分類(lèi)1.質(zhì)量手冊(cè)：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架，是公司質(zhì)量管理體系的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：針對(duì)質(zhì)量管理體系中的各項(xiàng)過(guò)程，規(guī)定其目的、范圍、職責(zé)、工作程序和相關(guān)資源要求，確保過(guò)程的有效策劃、運(yùn)行和控制。3.作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：是對(duì)程序文件的細(xì)化和補(bǔ)充，描述具體的操作步驟、方法和要求，用于指導(dǎo)員工實(shí)際作業(yè)。4.記錄表格：用于記錄質(zhì)量管理體系運(yùn)行過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、信息和活動(dòng)，為體系運(yùn)行的有效性提供客觀證據(jù)。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)原則唯一性原則：每個(gè)文件都有唯一的編號(hào)，避免編號(hào)重復(fù)。系統(tǒng)性原則：編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)文件的類(lèi)別、層次和順序，便于識(shí)別和管理。穩(wěn)定性原則：文件編號(hào)一經(jīng)確定，在文件的生命周期內(nèi)保持不變。2.編號(hào)方法質(zhì)量手冊(cè)：QM[發(fā)布年份][序號(hào)]，例如：QM202301程序文件：QP[部門(mén)代碼][過(guò)程代碼][發(fā)布年份][序號(hào)]部門(mén)代碼：按照公司部門(mén)設(shè)置進(jìn)行編碼，如行政部為XZ，財(cái)務(wù)部為CW，質(zhì)量管理部為ZL等。過(guò)程代碼：根據(jù)質(zhì)量管理體系過(guò)程進(jìn)行編碼，如文件控制過(guò)程為WC，內(nèi)部審核過(guò)程為SH等。示例：QPXZWC202301作業(yè)指導(dǎo)書(shū)：WI[部門(mén)代碼][作業(yè)活動(dòng)代碼][發(fā)布年份][序號(hào)]作業(yè)活動(dòng)代碼：按照公司具體作業(yè)活動(dòng)進(jìn)行編碼，如設(shè)備操作作業(yè)為SBCZ，產(chǎn)品檢驗(yàn)作業(yè)為CPJY等。示例：WIZLCPJY202301記錄表格：RT[記錄表格所屬部門(mén)代碼][記錄表格名稱(chēng)代碼][發(fā)布年份][序號(hào)]記錄表格名稱(chēng)代碼：根據(jù)記錄表格的名稱(chēng)進(jìn)行簡(jiǎn)化編碼，如質(zhì)量檢驗(yàn)記錄為JYJL，設(shè)備維護(hù)記錄為SBWH等。示例：RTZLJYJL202301三、文件的編制與審批（一）編制要求1.依據(jù)充分：文件編制應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、公司實(shí)際情況以及客戶要求等進(jìn)行，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、符合實(shí)際需求。2.內(nèi)容完整：文件應(yīng)涵蓋所涉及活動(dòng)或過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括目的、范圍、職責(zé)、工作程序、相關(guān)文件和記錄等，確保文件具有可操作性。3.表述清晰：文件語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語(yǔ)句，確保員工能夠準(zhǔn)確理解文件要求。4.格式規(guī)范：文件格式應(yīng)統(tǒng)一，遵循公司規(guī)定的排版要求，包括字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等，確保文件的規(guī)范性和美觀性。（二）編制流程1.策劃由管理者代表根據(jù)公司管理體系運(yùn)行情況和發(fā)展需求，確定需要編制或修訂的文件清單，并明確文件編制的責(zé)任部門(mén)和時(shí)間要求。2.起草責(zé)任部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件的起草工作，起草人員應(yīng)深入了解相關(guān)業(yè)務(wù)流程，收集必要的資料和信息，按照文件編制要求進(jìn)行編寫(xiě)。在起草過(guò)程中，應(yīng)充分征求相關(guān)部門(mén)和人員的意見(jiàn)和建議，確保文件內(nèi)容的合理性和可行性。3.審核文件起草完成后，由責(zé)任部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核文件內(nèi)容是否完整、準(zhǔn)確，表述是否清晰，格式是否規(guī)范，與其他相關(guān)文件是否協(xié)調(diào)一致等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件提交至管理者代表進(jìn)行復(fù)審，管理者代表應(yīng)從管理體系整體角度對(duì)文件進(jìn)行審核，確保文件符合管理體系要求。4.批準(zhǔn)復(fù)審?fù)ㄟ^(guò)的文件報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。總經(jīng)理應(yīng)在充分審查文件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，做出批準(zhǔn)決定，確保文件能夠有效支持公司管理體系的運(yùn)行和目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。四、文件的發(fā)布與使用（一）發(fā)布1.文件經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由文件管理部門(mén)統(tǒng)一進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布方式包括紙質(zhì)文件發(fā)放和電子文件共享兩種形式。2.紙質(zhì)文件發(fā)放時(shí)，文件管理部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的發(fā)放范圍，填寫(xiě)《文件發(fā)放登記表》，明確文件名稱(chēng)、編號(hào)、發(fā)放部門(mén)、發(fā)放日期、簽收人等信息，及時(shí)將文件發(fā)放至各相關(guān)部門(mén)和人員。3.電子文件共享時(shí)，文件管理部門(mén)應(yīng)將文件上傳至公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)，并設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限，確保相關(guān)人員能夠方便快捷地獲取文件。（二）使用1.各部門(mén)和人員應(yīng)按照文件規(guī)定的要求和流程開(kāi)展工作，確保文件的有效執(zhí)行。在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問(wèn)題或不適用的情況，應(yīng)及時(shí)與文件管理部門(mén)溝通反饋。2.文件使用人員應(yīng)妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如需借閱文件，應(yīng)按照公司文件借閱規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。3.對(duì)于涉及公司機(jī)密的文件，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。五、文件的修訂與廢止（一）修訂1.修訂時(shí)機(jī)當(dāng)國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化，導(dǎo)致公司管理體系文件需要更新時(shí)。公司管理體系發(fā)生重大調(diào)整或優(yōu)化，原文件內(nèi)容不再適應(yīng)新的管理要求時(shí)。在文件執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或缺陷，需要對(duì)文件進(jìn)行修訂完善時(shí)。相關(guān)部門(mén)或人員提出合理的修訂建議，經(jīng)評(píng)估確有必要修訂文件時(shí)。2.修訂流程修訂申請(qǐng)：由相關(guān)部門(mén)或人員填寫(xiě)《文件修訂申請(qǐng)表》，說(shuō)明修訂的原因、內(nèi)容和建議，并提交至文件管理部門(mén)。審核：文件管理部門(mén)對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)修訂的必要性和可行性，并組織相關(guān)人員對(duì)修訂內(nèi)容進(jìn)行討論和審核。編寫(xiě)與審核：經(jīng)審核同意修訂的文件，由責(zé)任部門(mén)指定專(zhuān)人進(jìn)行修訂，修訂完成后按照文件編制與審批流程進(jìn)行審核和批準(zhǔn)。發(fā)布與實(shí)施：修訂后的文件經(jīng)批準(zhǔn)發(fā)布后，文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將修訂后的文件發(fā)放至各相關(guān)部門(mén)和人員，并對(duì)原文件進(jìn)行回收和替換，確保各部門(mén)和人員使用的是最新有效版本的文件。（二）廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新文件替代時(shí)，由文件管理部門(mén)提出文件廢止申請(qǐng)，填寫(xiě)《文件廢止申請(qǐng)表》，說(shuō)明廢止的原因和文件名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.文件廢止申請(qǐng)經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，文件管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)將廢止的文件進(jìn)行回收，并在公司內(nèi)部文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)識(shí)，防止誤用。3.對(duì)于已廢止的文件，如有必要保留作為歷史資料，應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善保管，并注明“廢止文件”字樣。六、文件的保管與銷(xiāo)毀（一）保管1.文件管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的文件檔案室，配備必要的文件保管設(shè)施，如文件柜、防潮防蟲(chóng)設(shè)備等，確保文件的安全存放。2.文件應(yīng)按照類(lèi)別、編號(hào)、年份等進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。對(duì)于電子文件，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。3.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）銷(xiāo)毀1.對(duì)于已廢止且無(wú)需保留的文件，由文件管理部門(mén)填寫(xiě)《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，經(jīng)管理者代表審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定的方式進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.文件銷(xiāo)毀方式包括粉碎、焚燒等，確保文件信息無(wú)法恢復(fù)。在銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行監(jiān)督，并在《文件銷(xiāo)毀記錄》上記錄銷(xiāo)毀文件的名稱(chēng)、編號(hào)、數(shù)量、銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀方式等信息。3.《文件銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》和《文件銷(xiāo)毀記錄》應(yīng)作為公司檔案進(jìn)行保存，以備查閱。七、文件的培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.文件管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司管理體系運(yùn)行情況和員工培訓(xùn)需求，制定年度文件培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)的內(nèi)容、對(duì)象、時(shí)間、方式等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)涵蓋公司所有管理體系文件，確保員工全面了解和掌握公司管理體系要求。（二）培訓(xùn)實(shí)施1.根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃，文件管理部門(mén)組織相關(guān)人員開(kāi)展文件培訓(xùn)工作。培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。2.在培訓(xùn)過(guò)程中，應(yīng)注重培訓(xùn)效果的評(píng)估，通過(guò)課堂提問(wèn)、課后作業(yè)、考試等方式，檢驗(yàn)員工對(duì)文件內(nèi)容的理解和掌握程度。對(duì)于培訓(xùn)效果不理想的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或重新培訓(xùn)，確保其能夠熟練掌握相關(guān)文件要求。（三）宣貫活動(dòng)1.除培訓(xùn)外，