設計公司樣品管理制度一、總則（一）目的為加強公司樣品管理，規范樣品的申請、制作、使用、存儲、保管及處理流程，確保樣品的有效利用，保護公司知識產權和商業機密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及樣品管理的部門和人員，包括但不限于設計團隊、市場部門、銷售部門、項目管理部門等。（三）基本原則1.規范管理原則：對樣品管理的各個環節進行明確規定，確保操作流程標準化、規范化。2.節約高效原則：在保證樣品質量和滿足業務需求的前提下，合理控制樣品成本，提高樣品使用效率。3.安全保密原則：加強樣品的安全保管，防止樣品丟失、損壞或泄露公司機密信息。二、樣品申請（一）申請流程1.需求部門填寫申請表：各部門因業務需要申請樣品時，應填寫《樣品申請表》，詳細說明樣品的名稱、規格、數量、用途、預計完成時間等信息。2.部門負責人審核：需求部門負責人對申請表進行審核，確認申請的必要性和合理性，并簽字批準。3.提交至樣品管理部門：審核通過后的申請表提交至公司樣品管理部門。（二）特殊情況處理對于緊急項目或特殊需求，需求部門可先口頭向樣品管理部門說明情況，經同意后先行安排制作樣品，但需在[X]個工作日內補齊書面申請表。三、樣品制作（一）制作任務分配樣品管理部門收到申請表后，根據樣品的類型和復雜程度，將制作任務分配給相應的設計團隊或制作供應商。（二）制作過程管理1.設計團隊或供應商制定制作計劃：接到制作任務后，設計團隊或供應商應制定詳細的制作計劃，明確各階段的工作內容、時間節點和責任人。2.定期溝通與匯報：在制作過程中，設計團隊或供應商應定期與樣品管理部門溝通進展情況，及時匯報遇到的問題和解決方案。3.質量控制：樣品管理部門應加強對制作過程的質量控制，定期檢查制作進度和質量，確保樣品符合要求。（三）驗收標準1.外觀檢查：樣品應外觀完好，無明顯瑕疵、劃痕、變形等缺陷。2.功能測試：按照設計要求對樣品的各項功能進行測試，確保功能正常。3.尺寸精度：樣品的尺寸應符合設計圖紙要求，誤差控制在規定范圍內。（四）驗收流程1.自檢：設計團隊或供應商完成樣品制作后，首先進行自檢，確保樣品符合驗收標準。2.申請驗收：自檢合格后，設計團隊或供應商向樣品管理部門提交《樣品驗收申請單》，并附上相關測試報告和資料。3.組織驗收：樣品管理部門組織相關部門和人員對樣品進行驗收，驗收合格后在《樣品驗收申請單》上簽字確認。四、樣品使用（一）使用范圍樣品主要用于公司內部的產品展示、客戶演示、市場推廣、項目投標等活動。（二）使用申請1.使用部門填寫申請表：各部門需要使用樣品時，應填寫《樣品使用申請表》，注明使用樣品的名稱、規格、數量、使用時間、使用地點、使用目的等信息。2.部門負責人審核：使用部門負責人對申請表進行審核，確認使用的必要性和安全性，并簽字批準。3.提交至樣品管理部門：審核通過后的申請表提交至公司樣品管理部門。（三）借用與歸還1.借用手續：樣品管理部門根據申請表，辦理樣品的借用手續，填寫《樣品借用登記表》，注明借用樣品的相關信息、借用時間、借用人等，并要求借用人簽字確認。2.歸還要求：借用人應按照約定的時間歸還樣品，歸還時需確保樣品完好無損。如發現樣品有損壞或丟失，借用人應承擔相應的賠償責任。3.歸還驗收：樣品管理部門對歸還的樣品進行驗收，確認無誤后在《樣品借用登記表》上注明歸還情況。（四）使用過程中的注意事項1.妥善保管：使用部門應妥善保管借用的樣品，防止樣品丟失、損壞或被盜。2.不得擅自更改：未經樣品管理部門同意，使用部門不得擅自對樣品進行修改、加工或拆卸。3.遵守保密規定：在使用樣品過程中，使用部門應嚴格遵守公司的保密規定，不得泄露樣品所涉及的公司機密信息。五、樣品存儲（一）存儲環境要求1.溫度與濕度：根據樣品的特性，設置適宜的存儲溫度和濕度范圍，確保樣品不受環境因素的影響。2.通風與防潮：存儲區域應保持通風良好，防止樣品受潮發霉。3.防火與防盜：配備必要的消防設備，加強安全防范措施，防止樣品發生火災或被盜。（二）存儲方式1.分類存放：按照樣品的類型、規格、用途等進行分類存放，便于查找和管理。2.標識清晰：在每個樣品存儲位置貼上標識牌，注明樣品的名稱、規格、數量、入庫時間等信息。3.建立庫存臺賬：樣品管理部門應建立詳細的庫存臺賬，記錄樣品的出入庫情況，定期進行盤點核對。六、樣品保管（一）保管責任人1.樣品管理部門指定專人負責樣品的保管工作：保管人員應熟悉樣品的特性和保管要求，嚴格按照制度進行操作。2.定期培訓：樣品管理部門應定期對保管人員進行培訓，提高其保管技能和安全意識。（二）保管措施1.日常巡查：保管人員應每天對樣品存儲區域進行巡查，檢查樣品的存儲狀態、環境條件等，發現問題及時報告并處理。2.定期盤點：樣品管理部門應定期對樣品進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為[X]月/季度/年度。3.異常情況處理：如發現樣品有損壞、丟失、變質等異常情況，保管人員應立即報告樣品管理部門，并采取相應的措施進行處理。七、樣品處理（一）處理方式1.報廢處理：對于已失去使用價值或損壞無法修復的樣品，經相關部門審批后進行報廢處理。2.捐贈處理：對于仍有一定使用價值但公司不再需要的樣品，可考慮捐贈給相關機構或單位。3.出售處理：對于具有市場價值的樣品，經公司領導批準后可進行出售處理。（二）處理流程1.提出申請：使用部門或樣品管理部門根據樣品的實際情況，填寫《樣品處理申請表》，說明處理原因、處理方式等信息。2.審批流程：《樣品處理申請表》經部門負責人審核后，提交至公司相關領導審批。3.處理實施：經審批同意后，按照申請的處理方式進行樣品處理，并做好相關記錄。（三）處理記錄樣品管理部門應建立樣品處理記錄檔案，記錄樣品的處理時間、處理方式、處理原因、處理結果等信息，以備查閱。八、知識產權保護（一）樣品涉及的知識產權歸屬1.公司所有：公司設計制作的樣品，其知識產權歸公司所有。2.明確約定：如與外部合作方共同設計制作樣品，應在合作協議中明確知識產權的歸屬。（二）保密措施1.簽訂保密協議：對于涉及公司機密信息的樣品，相關人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。2.限制訪問：嚴格限制對樣品存儲區域的訪問權限，只有經過授權的人員才能進入。3.數據備份與安全：對樣品相關的數據進行定期備份，并采取安全防護措施，防止數據泄露。（三）侵權防范1.監控市場動態：關注市場上同類產品的動態，及時發現侵權行為。2.法律維權：如發現侵權行為，公司應及時采取法律措施進行維權，維護公司的合法權益。九、監督與考核（一）監督機制1.內部審計：公司內部審計部門定期對樣品管理情況進行審計，檢查制度執行情況和樣品管理的規范性。2.日常監督：樣品管理部門負責對各部門樣品使用和管理情況進行日常監督，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.考核指標：制定樣品管理考核指標，包括樣品申請的及時性、制作質量、使用效率、保管情況、處理合規性等。2.考核周期：考核