移動辦公場地管理制度一、總則（一）目的為了規范公司移動辦公場地的使用與管理，確保員工在移動辦公期間能夠高效、安全地開展工作，保障公司業務的正常運轉，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于因工作需要在公司指定移動辦公場地進行辦公的所有員工。（三）基本原則1.安全第一原則：確保移動辦公場地的設施設備、網絡環境等符合安全標準，保障員工的人身安全和公司信息安全。2.規范有序原則：明確移動辦公場地的使用規范和流程，使員工的移動辦公行為有序進行。3.高效便捷原則：優化移動辦公場地的資源配置，提高員工的工作效率，為業務開展提供便利。二、移動辦公場地選擇與準備（一）場地選擇1.移動辦公場地應選擇交通便利、環境安全、具備基本辦公條件（如桌椅、電源、網絡等）的場所。2.優先考慮公司合作的共享辦公空間、酒店會議室等較為正規且有一定保障的場地。3.如因特殊情況需在員工自行提供的場地進行移動辦公，該場地須經公司相關部門評估通過，確保符合安全、辦公需求等各項標準。（二）場地準備1.提前與選定的移動辦公場地管理方溝通協調，確保場地使用時間、設施設備等滿足公司移動辦公需求。2.根據移動辦公人員數量和工作安排，合理規劃場地布局，配備足夠的辦公桌椅、電腦設備、網絡接入設備等。3.安裝必要的辦公軟件，確保電腦系統及辦公軟件的正常運行，滿足日常辦公需求。4.對移動辦公場地進行清潔、消毒，為員工提供一個整潔、衛生的工作環境。5.在移動辦公場地明顯位置張貼公司標識，展示公司形象。三、移動辦公期間工作管理（一）考勤管理1.員工在移動辦公期間需按照公司正常考勤制度進行打卡，打卡方式可根據實際情況選擇公司規定的線上打卡軟件或其他經公司認可的方式。2.如有特殊情況無法按時打卡，需提前向所在部門負責人請假，并說明原因。部門負責人應及時審核并批準請假申請，并將相關情況告知人力資源部門。3.各部門負責人應定期統計本部門員工的移動辦公考勤情況，確保考勤記錄準確無誤，并于每月[具體日期]前將考勤報表提交至人力資源部門。（二）工作任務與溝通1.移動辦公員工應保持與在公司本部辦公的同事及上級領導的密切溝通，及時匯報工作進展和遇到的問題。溝通方式包括但不限于電話、郵件、即時通訊工具等。2.員工應按照公司既定的工作計劃和任務安排，認真履行工作職責，確保各項工作按時、高質量完成。如有工作調整或任務變更，應及時向上級領導匯報，并與相關部門和人員進行協調溝通。3.鼓勵員工在移動辦公期間積極參與團隊協作，通過線上會議、項目管理工具等方式與團隊成員共同推進工作項目，提高工作效率和團隊凝聚力。（三）文件與資料管理1.涉及公司機密的文件和資料應妥善保管，嚴禁在移動辦公場地隨意放置或泄露。需使用機密文件時，應采取必要的加密措施，并確保在使用完畢后及時刪除或妥善保存。2.員工應定期對移動辦公期間產生的文件和資料進行整理、備份，確保重要信息的安全性和完整性。備份方式可選擇外部存儲設備（如移動硬盤）或云存儲服務，并按照公司規定的存儲期限進行保存。3.在移動辦公結束后，員工應將所有文件和資料妥善整理，歸還至公司或按照公司要求進行后續處理，不得私自留存或銷毀。（四）信息安全管理1.員工在移動辦公場地使用的電腦、網絡等設備和系統應遵守公司的信息安全規定，設置強密碼，并定期更換。2.嚴禁在移動辦公場地使用未經公司授權的軟件和設備，避免因軟件沖突或安全漏洞導致公司信息安全風險。3.對涉及公司業務數據的操作應謹慎小心，避免誤操作或數據丟失。如發現數據異常或安全問題，應立即向上級領導報告，并采取相應的應急措施。4.移動辦公結束后，員工應關閉電腦及相關設備電源，斷開網絡連接，確保設備處于安全狀態。四、移動辦公場地設施設備管理（一）設施設備配備1.根據移動辦公的實際需求，為員工配備必要的辦公設施設備，如筆記本電腦、顯示器、鍵盤、鼠標、打印機、網絡設備等。2.對于借出的設施設備，應做好詳細的登記記錄，包括設備型號、借出時間、歸還時間、使用人員等信息。（二）設施設備使用與維護1.員工在使用移動辦公場地的設施設備時，應嚴格按照操作規程進行操作，避免因操作不當導致設備損壞。2.如發現設施設備出現故障或異常情況，應及時向公司相關部門報告，并填寫設施設備維修申請表。公司相關部門應安排專業人員進行維修，確保設備盡快恢復正常使用。3.員工應定期對所使用的設施設備進行清潔和保養，保持設備的良好運行狀態。對于長時間不使用的設備，應按照公司規定進行妥善保管。（三）設施設備歸還1.在移動辦公結束后，員工應將所借用的設施設備及時歸還至公司指定地點，并確保設備完好無損、配件齊全。2.公司相關部門應對歸還的設施設備進行檢查驗收，如發現設備有損壞或丟失情況，應按照公司規定追究使用人員的責任。五、移動辦公場地費用管理（一）費用標準1.移動辦公場地的租賃費用、設施設備使用費用等按照公司與場地管理方或供應商簽訂的協議執行。2.對于員工因移動辦公產生的交通費用、餐飲費用等，按照公司相關的費用報銷制度進行報銷。（二）費用報銷1.員工在移動辦公期間發生的符合公司報銷規定的費用，應按照公司費用報銷流程及時提交報銷申請，并提供相關的發票、收據等報銷憑證。2.部門負責人應認真審核員工的報銷申請，確保費用支出合理、合規，并簽字確認。3.財務部門對報銷申請進行復審，審核通過后按照公司規定的時間和方式進行報銷支付。六、衛生與安全管理（一）環境衛生1.員工應保持移動辦公場地的環境衛生整潔，定期清理辦公區域內的垃圾和雜物，保持桌面、地面、設備等干凈衛生。2.不得在移動辦公場地內隨地吐痰、亂扔煙頭、果皮等廢棄物，維護良好的工作環境。（二）安全管理1.移動辦公場地應配備必要的消防器材，員工應熟悉消防器材的使用方法，了解場地的安全疏散通道和應急出口位置。2.嚴禁在移動辦公場地內使用明火、私拉亂接電線、違規使用大功率電器等，防止發生火災等安全事故。3.注意個人財物安全，妥善保管好個人貴重物品，離開辦公場地時應關好門窗，避免財物丟失。4.如遇突發事件（如火災、地震等），員工應保持冷靜，按照應急預案及時采取相應的措施進行應對，并迅速報告公司相關部門。七、監督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門會同行政部門定期對移動辦公場地進行檢查，檢查內容包括場地設施設備狀況、環境衛生、安全管理等方面。2.檢查人員應認真填寫檢查記錄，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤督促整改落實情況。（二）不定期抽查公司管理層有權對移動辦公場地進行不定期抽查，了解員工的移動辦公情況，確保移動辦公工作的規范有序進行。（三）違規處理1.對于違反本管理制度的員工，公司將視情節輕重給予相應的批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理措施。2